Введение

Тема курсовой работы – «Использование системы управления базами данных Acceess при ведении бухгалтерского учета затрат на производство». Система управления базами данных Ассеss ориентируется на обработку данных. Данные представляют собой набор фактов: они превращаются в полезную информацию лишь после того, как будут упорядочены каким-то разумным способом. Ассеss представляет собой инструмент для подобной организации данных. Основное назначение системы – создание, обработка и использование реляционных баз данных на персональных компьютерах. По своим возможностям система не уступает всем современным СУБД, а по отдельным показателям и превосходит их. Курсовая работа состоит из трех глав:

В первой главе рассматривается бухгалтерский учет затрат на производство. Учет затрат на производство слагается из наблюдения, измерения, регистрации, систематизации фактов и процессов общественного воспроизводства, а так же рассматриваются виды затрат на производство и их подробная классификация.

Во второй главе рассматриваются основные понятия базы данных Access. В этой главе указаны возможные типы данных с которыми можно работать в Microsoft Access, отражены важные элементы и отличительные черты данной базы данных.

В третьей главе я описал использование СУБД для создания базы данных при ведении бухгалтерского учета затрат на производство. Здесь отражен порядок создания новой базы данных, указан порядок создания таблиц, рассматриваются основные учета затрат на производство, а также показан процесс подведения итогов с помощью отчетов на конкретном примере

Актуальность выбранной темы заключается в том, что система управления базами данных нашла свое применение во всех сферах деятельности человека.

1. Бухгалтерский учет затрат на производство

1.1 Задачи учета затрат на производство

Себестоимость продукции – выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию. В условиях рыночной экономики себестоимость продукции является важнейшим показателем производственно-хозяйственной деятельности предприятий. Исчисление этого показателя необходимо для определения рентабельности производства и отдельных видов продукции, осуществления внутрипроизводственного хозрасчета, выявления резервов снижения себестоимости продукции, определения цен на продукцию, расчета экономической эффективности внедрения новой техники, технологии, организационно-технических мероприятий, обоснования решения о производстве новых видов продукции и снятия с производства устаревших.

Основные задачи бухгалтерского учета затрат на производство – учет объема, ассортимента и качества произведенной продукции, выполненных работ и оказанных услуг, учет фактических затрат на производство продукции и контроль за использованием сырья, материальных, трудовых и других ресурсов, за соблюдением установленных смет расходов по обслуживанию производства и управлению, калькулирование себестоимости продукции, выявление результатов деятельности структурных подразделений, выявление резервов снижения себестоимости продукции.

Процесс производства – основополагающий в хозяйственной деятельности организации. По его характеру обычно определяются виды основной деятельности, содержание товарного знака и знаков обслуживания, название организации. Кроме того, уставный капитал формируется под условия, дающие возможность осуществлять процесс производства. Под влиянием этого процесса постоянно находится финансовый результат от хозяйственной деятельности организации – прибыль или убытки.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, который сплошь, непрерывно, взаимосвязано отражает любые хозяйственные операции, подтвержденные документами, обеспечивая достоверность, своевременность и суммарную точность информации.

Величина затрат значительно влияет на величину финансового результата организации и на уровень цен, поэтому в бухгалтерском учете строго регламентированы правила признания и учета затрат. Критерием признания определены: ПБУ 10/99 «Учет расходов», методика учета Планом счетов.

Себестоимость проданной продукции, работ, услуг формируется на базе расходов по обычным видам деятельности, признанных как в отчетном году, так и в предыдущие отчетные периоды, и переходящих расходов, имеющих отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды.

Определение расходов от обычных видов деятельности и порядок их признания изложен в положении по бухгалтерскому учету ПБУ 10/99 «Учет расходов».

Состав расходов, принимаемых в целях налогообложения организации, до 2002 г. определен в постановлении Правительства РФ от 5 августа 1992 г. №552 (с изменениями и дополнениями), с 2002 г. – в гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций».

В себестоимость продукции, работ, услуг организации включают расходы, связанные с использованием в процессе производства природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, трудовых и финансовых ресурсов и прочих затрат на ее производство и реализацию.

В себестоимость включают полную сумму таких расходов, но при расчете налогооблагаемой прибыли к ее фактически полученной величине прибавляют расходы, произведенные сверх нормы.

Кроме того, в себестоимость продукции включаются потери от брака, потери от простоев по внутрипроизводственным причинам.

Формированию бухгалтерской информации о затратах, их классификации, составу и видам производств, выпускаемой продукции, выполняемых работ и оказываемых услуг должен предшествовать процесс разработки организацией бизнес-плана. В нем должны быть указаны показатели, включая состав себестоимости продукции, расчет продажных цен, прибыли и т.д., которые расшифровываются в разрезе, необходимом для бухгалтерского синтетического и аналитического учета (управленческого) и финансового – для отчетности. Исходя из показателей бизнес-плана, бухгалтерия формирует и разрабатывает учетную политику организации, обязательную к применению при учете процесса производства.

Организация учета затрат на производство продукции основана на следующих принципах:

– неизменность принятой методологии учета затрат на производство и калькулирования себестоимости произведенной продукции в течение года;

– полнота отражения в учете всех хозяйственных операций;

– правильное отнесение расходов и доходов и расходов к отчетным периодам;

– регламентация состава себестоимости продукции.

Одно из основных условий получения достоверной информации о себестоимости продукции четкое определение состава производственных затрат.

В нашей стране состав себестоимости продукции регламентируется государством. Основные принципы формирования этого состава определены в Законе РФ «О налоге на прибыль предприятий и организаций» и конкретизированы в Положении о составе затрат с изменениями и дополнениями, внесенными в это Положение, четко определившими издержки, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг) и затраты, производимые за счет соответствующих источников финансирования (прибыли организации, фондов специального назначения, целевого финансирования и целевых поступлений и др.).

1.2 Виды затрат на производство

Затраты на производство и реализацию продукции состоят из стоимости используемых в производстве природных ресурсов, сырья, основных и вспомогательных материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов и прочих расходов по эксплуатации, а также внепроизводственных затрат.

Состав и структура затрат на производство зависят от характера и условий производства при той или иной форме собственности, от соотношения материальных и трудовых затрат и других факторов. Состав затрат по производству и реализации продукции регламентируется Налоговым кодексом РФ. В соответствии с этим затраты на производство и реализацию продукции, исходя из их экономического содержания.

Затраты на производство объединяются в пять групп:

материальные затраты (за вычетом стоимости возвратных отходов);

затраты на оплату труда;

отчисления на социальные нужды;

амортизация основных фондов;

прочие затраты.

Материальные затраты включают в себя покупные сырье и материалы, входящие в состав производимой продукции. Это основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и полуфабрикаты, топливо всех видов, тара, запасные части для ремонта, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, покупная энергия всех видов, затраты, связанные с использованием природного сырья (включая плату за природные ресурсы), затраты на работы и услуги производственного характера, выполняемые сторонними организациями.

Стоимость материальных ресурсов, учитываемых в данной группе, складывается из цен их приобретения, наценок и комиссионных вознаграждений, уплачиваемых снабженческим и внешнеторговым организациям, стоимости услуг товарных бирж, брокеров, таможенных пошлин и платы за перевозку, хранение и доставку сторонними организациями. Из стоимости материальных ресурсов, учитываемых в данной группе, исключается стоимость возвратных отходов, то есть таких, которые ввиду полной или частичной утраты потребительских свойств используются с дополнительными расходами или не используются вообще в качестве материальных ресурсов.

Рассмотрим виды затрат на производство более подробно:

МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАТРАТЫ

– элемент себестоимости продукции (работ, услуг), в котором отражается стоимость: приобретаемых со стороны сырья и материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции или являющихся необходимым компонентом при изготовлении продукции (проведении работ, оказании услуг); покупных материалов, используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) для обеспечения нормального технологического процесса и для упаковки продукции или расходуемых на другие производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроль, содержание, ремонт и эксплуатацию оборудования, зданий, сооружений, других основных фондов и пр.), а тж. запасных частей для ремонта оборудования, износа инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования и других средств труда, не относимых к основным фондам, износа спецодежды и других малоценных предметов; покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов, подвергающихся в дальнейшем монтажу или дополнительной обработке на данном предприятии; работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними предприятиями или производствами и хозяйствами предприятия, не относящимися к основному виду деятельности. Стоимость материальных ресурсов, отражаемая по элементу «Материальные затраты», формируется исходя из цен их приобретения (без учета налога на добавленную стоимость), наценок (надбавок), комиссионных вознаграждений, уплачиваемых снабженческим и внешнеэкономическим организациям, стоимости услуг товарных бирж, включая брокерские услуги, таможенных пошлин, платы за транспортировку, хранение и достатку, осуществленные сторонними организациями. Затраты, связанные с доставкой (включая погрузочно-разгрузочные работы) материальных ресурсов транспортом и персоналом предприятия, подлежат включению в соответствующие элементы затрат на производство (затраты на оплату труда, амортизация основных фондов, материальные затраты и др.).

Затраты на оплату труда – это затраты на оплату труда основного производственного персонала предприятия, включая премии хза производственные результаты, стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе в связи с повышением цен и индексаций доходов в пределах норм, предусмотренных законодательством, а также затраты на оплату труда не состоящих в штате предприятия работников, занятых в основной деятельности.

В затраты на оплату труда включаются:

– выплаты заработной платы за фактически выполненную работу в соответствии с тарифными ставками, должностными окладами и др.;

– стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты работникам;

– премии, надбавки к окладам за производственные результаты;

– стоимость бесплатно предоставляемых работникам отдельных отраслей в соответствии с законодательством коммунальных услуг, питания, форменной одежды, жилья и др.;

– оплата ежегодных и учебных отпусков;

– Выплаты работникам, высвобождаемым с предприятий, в связи с реоганизацией, сокращением штатов и др.

Отчисления на социальные нужды – элемент себестоимости продукции (работ, услуг), в котором отражаются обязательные отчисления по установленным законодательством нормам государственного социального страхования в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости населения Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования от затрат на оплату труда работников, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) по элементу «Затраты на оплату труда» (кроме тех видов оплаты, на которые страховые взносы не начисляются).

Амортизация основных фондов

Основные фонды в процессе производства изнашиваются. Принято различать два вида износа: физичемкий и моральный.

Физический износ – это материальное снашивание как действующих, так и бездействующих основных фондов. Вызывается по двум причинам: интенсивностью использования их в процессе производства и влиянием естественных сил природы.

Моральный износ – процесс постепенного переноса стоимости основных фондов на производимую продукцию по мере утраты ими потребительской стоимости. Моральный износ средств труда означает, что физически они пригодны, а экономически себя не оправдывают.

1.3 Техника учета затрат на производство

Для учета затрат на производство продукции (работ, услуг) используются следующие активные счета: 20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 97 «Расходы будущих периодов» и пассивный счет 96 «Резервы предстоящих расходов».

Счета 20 и 23 – калькуляционные, на них исчисляется фактическая себестоимость продукции (работ, услуг) основного и вспомогательного производств.

В течение месяца прямые, элементные затраты учитываются на основании первичных документов в себестоимости конкретных видов продукции (работ, услуг).

Косвенные, комплексные расходы включаются в себестоимость продукции по-разному, в зависимости от характера и периода времени, к которому они относятся.

В частности, расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущему времени (например, арендная плата, оплаченная вперед), учитываются на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списываются с него ежемесячно в доле, относящейся к отчетному периоду (месяцу).

Предприятие может создавать различные резервы, относящиеся на себестоимость продукции (работ, услуг). Например, резерв на оплату отпусков работникам, на ремонт основных средств и т.п. Ежемесячные отчисления в эти фонды учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов».

Часть косвенных расходов, возникающих ежемесячно, учитываются на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы».

На счете 25 учитываются расходы по обслуживанию основного (вспомогательного) производства. К ним относятся:

• расходы по эксплуатации машин и оборудования (заработная плата вспомогательного персонала, отчисления на социальное страхование с их заработной платы, стоимость электроэнергии, смазочных материалов и т.п.);

• износ основных средств производственного назначения;

• затраты на ремонт основных средств;

• расходы по управлению (заработная плата персонала, обслуживающего производство с отчислениями на социальное страхование);

• хозяйственные расходы (отопление, освещение, содержание помещений, арендная плата за производственные основные средства) и др.

На счете 26 учитываются расходы по обслуживанию и управлению предприятием. К ним относятся:

• административно-управленческие расходы (оплата труда с отчислениями работников управления, командировочные, канцелярские, почтовые расходы и т.п.),

• общехозяйственные расходы (износ и ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения, оплата труда общехозяйственного персонала с отчислениями и т.д.),

• сборы и отчисления (налоги),

• непроизводительные расходы (потери от простоев по внешним причинам, недостачи и порчи материальных ценностей на складах) и другие.

По окончании месяца общепроизводственные и общехозяйственные расходы распределяются между отдельными видами продукции и незавершенным производством пропорционально сметным (нормативным) ставкам. При отсутствии ставок расходы распределяются между видами продукции одним из перечисленных способов: пропорционально основной заработной плате, нормативным или плановым затратам, сметным (нормативным) ставкам на содержание и эксплуатацию оборудования, массе и объему продукции, количеству отработанных рабочими человеко-часов, количеству машино-часов оборудования и др.

При выборе способа распределения косвенных расходов необходимо учитывать специфику работы предприятия, в том числе уровень механизации и автоматизации отдельных участков, уровень квалификации счетных работников и другие факторы.

Для распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов составляются специальные ведомости распределения этих расходов. Списание общехозяйственных и общепроизводственных расходов может производиться и иным способом: непосредственно на счет 90 «Продажи». Данный метод списания не требует распределения расходов между объектами калькулирования.

Выбор того или иного способа списания общехозяйственных и общепроизводственных расходов осуществляется предприятием самостоятельно и должен быть закреплен в учетной политике предприятия.

2. Теорететические основы базы данных Access

2.1 Основные понятия базы данных

В файле базы данных Access могут храниться объекты шести основных типов. Вместе эти объекты выполняют все основные функции СУБД и составляют законченное приложение.

Таблицы содержат элементы данных в табличном формате (строка-столбец), подобном тому, который используется в электронных таблицах. База данных Access может включать до 32768 объектов (общее количество таблиц, форм, отчетов, запросов и т.д.), при этом одновременно можно открыть до 1024 таблиц, при наличии, конечно, достаточных ресурсов. Таблицы можно импортировать из баз данных других приложений (таких как xBase и Paradox), баз данных архитектуры клиент-сервер (таких как Microsoft SQL Server) или из электронных таблиц (например, Microsoft Excel или Lotus 1–2–3). Базы данных Access можно связывать с таблицами баз данных других типов (dBase, FoxPro, Paradox) форматированными файлами (такими, как текстовые файлы в формате ASCII и рабочие листы Excel) и с другими базами данных Access.

Запросы связывают между собой данные нескольких таблиц (до 16 таблиц) и отображают их в виде некоторой виртуальной таблицы. Кроме того, с помощью запросов можно указать, какие именно поля выбранных таблиц нужно отобрать (всего до 255 полей) и как на их основании сформировать поля виртуальной таблицы. Критерии отбора определяют не только поля, но и строки отбираемых данных.

Формы отображают данные, содержащиеся в таблицах и запросах, и позволяют добавлять, удалять или редактировать информацию. В формы можно вставлять рисунки и диаграммы, а при наличии звуковой карты еще и комментарии и музыку. Далее в работе описано создание форм и добавление в них графических объектов. В Access 2007 в формы можно включать собственные процедуры на языке УВА (хранящиеся в модуле класса), с помощью которых можно управлять интерактивным режимом ввода, просмотра и корректировки данных.

Отчеты дают возможность печатать данные таблиц и запросов практически в любом формате. Access позволяет включать в отчет графические объекты, благодаря чему можно, например, распечатать полный иллюстрированный каталог продукции фирмы. Отчеты Access предоставляют пользователям более гибкие возможности, чем аналогичные функции большинства других систем управления реляционными базами данных, включая системы, разработанные для мини-компьютеров. В отчеты Access можно включать такие же управляющие VBA-процедуры, как и в формы.

Свойства таблиц и их полей

Прежде чем добавить в новую базу данных первую таблицу, следует познакомиться с основными понятиями и соглашениями, которые в Access применяются для описания структуры таблиц и их полей. Основным из этих понятий является понятие свойств таблиц и полей.

Свойства таблицы описывают таблицу в целом. Задавать их не обязательно. Если же вы хотите определить какие-либо из свойств, это можно сделать, введя их значения в текстовые поля диалогового окна свойств таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора таблицы щелкнуть на кнопке панели инструментов Свойства. Свойств у таблиц пять.

•Свойство Описание позволяет ввести дополнительное пояснение о назначении таблицы. Если в окне базы данных выбрать Вид, потом Таблица, рядом с названием каждой таблицы появится ее описание. Это свойство удобно использовать также при создании с помощью архивариуса описаний объектов базы данных.

•Свойство Условие на значение позволяет в случае необходимости указать условие для проверки правильности вводимых в таблицу данных. Вводимое в это поле выражение может включать несколько полей таблицы. Это условие относится не конкретному полю, а к таблице целиком и проверяется каждый раз при вводе или изменении данных.

•Свойство Сообщение об ошибке предназначено для задания сообщения, которое будет выводиться каждый раз, когда пользователь попытается ввести в таблицу данные, не соответствующие условию свойства Условие на значение.

• Свойство Фильтр может содержать определение фильтра, накладываемого на таблицу сразу после ее открытия.

• Свойство Порядок сортировки позволяет задать порядок сортировки записей таблицы после ее открытия.

Еще одно важное диалоговое окно Access 2007, доступное в режиме конструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы и набор индексов для сортировки данных.

Каждое поле таблицы тоже обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора – в таблице с перечнем полей.

Ниже перечислены четыре основных свойства полей таблицы.

– Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались.

– Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 2007.)

– Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.

– Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

– Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

– Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

– Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

– Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

– Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

– Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

– Значение по умолчанию-то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

– Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

– Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

– Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

– Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

– Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Типы данных. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

2.2 Объекты базы данных Acceess

Таблицы.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Страницы

Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

3. Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор»

3.1 Создание новой базы данных

Новая база данных совершенно пуста – в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов или каких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Access является таблица – хранилище всей информации об объектах предметной области. БД считается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица.

Создание БД включает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Для создания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия:

Кнопка office – Создать – задаем имя файла «Курсовая работа» – ок.

В результате на диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которой резервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД. В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файла будет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапа является появление на экране окна базы данных.

Второй этап создания базы данных состоит в разработке структуры – описании таблицы. Если окно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базы данных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм:

Кнопка office – Открыть – Курсовая работа – ОК.

Вместо кнопки office можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использовать сочетание клавишь ctrl+o.

3.2 Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных

Если в какое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можно предварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобы в процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка.

Например, если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструктора при выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок». В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее», ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши со стрелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово».

Открыл таблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появился указатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение из развернувшегося списка и нажал Enter.

Сформировал таблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем «Код ЗП».

При заполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат», скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемые поля, Главная – Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместе с именами, Главная – Вставить).

Связал эту таблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»:

1) Выбрав кнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» – «Схема данных»;

2) в диалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте;

3) выбрал команду «Добавить таблицу»;

4) из списка выбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»;

5) связал эту таблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП».

3.3 Создание отчета в БД «Учет затрат на производство»

Расчетная затрат на производство по дням, для этого выполним последовательно:

Создание – Мастер отчетов – Выбрал запрос «Наименование ЗП» – Выбрал поля: «Код ЗП», «дата произведения затрат», «сумма затрат» – Далее – Далее – Задал сортировку по полю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 – Далее – выбрать макет «табличный» и ориентацию «книжная» – далее – Выбрал стиль «выделенный». Далее – задал имя отчета «Затраты на производство» – Готово.

Перед тем как вывести на печать я сделал предварительный просмотр для этого я сделал следующее: кнопка office – печать – предварительный просмотр. Убедившись что меня все устраивает я вывел отчет на печать следующим образом: кнопка office – печать выбрал нужный принтер и отправил на печать. Если принтер то один можно воспользоваться функцией быстрая печать для этого в разделе «печать» выбрать пункт «быстрая печать.

Заключение

Современное человеческое общество живет в период характеризующийся небывалом ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к общественной сфере. Наибольший рост объема информации находится в промышленной торговле.

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно технический прогресс чрезвычайно ускорил темпы внедрения во все сферы социально экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации.

В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД) и других программ выполняющих сходные функции. Среди них программа Access заслуживает особого внимания. К достижениям Access можно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Access, возможность работы и корпоративных сетях.

Области применения Access ясны. Во-первых пользователями этой системы являются непрограммирующие профессионалы. Таких пользователей привлекает легкость изучения программы, возможность решить большинство проблем без программирования, а так же средства быстрого создания приложений.

Примером может служить создание базы данных для расчета с персоналом по прочим операциям. Данная база данных состоит из:

– набор таблиц в которых отражены основные данные, необходимые для расчета с персоналом по прочим операциям, справочник сотрудников, прочие операции за месяц;

– запросов, в которых отражен порядок расчета с персоналом по прочим операциям, исходя из оклада;

– порядок расчета по прочим операциям исходя из данных таблиц.

Другая сфера применения этой СУБД – предприятия, имеющие локальную сеть. Access хорошо зарекомендовал себя при использовании в сети.

Таким образом, из выше сказанного следует, что выбранная тема курсовой работы очень актуальна.

Список литературы

1. Адриан Кинг Microsoft office изнутри: Пер. с англ. – СПБ.: Питер, 2007. – 512 с.

2. Бусленко Н.П., Калашников В.В., Коваленко И.Н. Лекции по теории больших систем. – М.: 2006. – 312 с.

3. Вейкас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2007: Пер. с анг. – СПб.: Питер, 2008 – 864 с.

4. Управление базами данных / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов и др.: Под ред. О.П. Глудкина. – М.: Прикладные программы 2007 600 с.

5. Горев А., Ахаян Р., Макашаринов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб.: Питер, 2008 – 704 с.

6. Гост 6. 38 – 90. Унифицированные системы документации. Система ОРД.

7. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2005 – 144 с.

9. Зельднер Г.А. Пешков А.А., Юдаков В.В. Компьютер на связи! М. 2007.

10. Карпов Т.С. Базы данных: Модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер. 2007. – 304.с

11. Нольден Маттиас Знакомьтесь: Microsoft Access: Пер. с нем. – К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2007. – 336 с.

12. Романычева Э.Т., Соколова Т.Ю., Шандурина Г.Ф. Компьютерная графика. – М.: ДМК Пресс 2007 – 592 с.

13. Руководство программиста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. с англ. – М.: ДМК Пресс, 2008 – 544 с.

14. Смилянский Г.Л. Какая АСУ эффективна? (Руководителю об автоматизированных системах управления). – М.: Экономика, 2006 – 304 с.

15. Толковый словарь по вычислительным системам / Под ред. В. Иллингуорта и др./ Пер. с англ. – М.: Машиностроение, 2007 – 560 с.

16. Фаронов В.В. Программирование на персональных ЭВМ в среде Турбо – Паскаль. – М.: Изд – во МГТУ, 2004 – 580 с.

17. Харвей Г. Access для «чайников». – К.: Диалектика, 2008 – 288 с.

18. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2007. – СПб.: БХВ – Петербург, 2008–1088

19. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 158 с.

20. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие / Рук. авт. колл. А.С. Бакаев. – М.: Инвест-Фонд, 2007.

21. Алексей Ерохин. Access 2007. – М.: 2008

22. План счетов. – М.: ИНФРА – М. 2008

23. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352 с.

24. Пояснение к плану счетов. ИНФРА-М, 2007.