Содержание

Введение

1. Коммерческая информация и её защита 3

   1. Понятие коммерческой информации и её виды 3

   2. Виды закрытых документов и сведений 6

   3. Товарная информация 10

2. Коммерческая информация и её защита в ООО «Мустанг» 13

3. Рекомендации по улучшению деятельности предприятия 17

Литература 18

Введение

Переход к рыночной экономике, появление большого разнообразия организационно – правовых форм предприятий, широкое распространение частной инициативы и предпринимательства способствовали развитию оптовой и розничной торговли. За время рыночных преобразований, в торговле сложилась настоящая конкурентная среда.

Ежедневно в оптовые торговые предприятия, в магазины поступает огромное количество товаров, тары, денежных средств. Многообразие торговых предприятий, их высокая насыщенность товарной массой, способствовали появлению большого числа рабочих мест.

В современных условиях рыночных отношений успешно работать могут только те фирмы, руководство и специалисты которых располагают полной, достоверной и своевременной информацией, которая представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для предпринимателя зачастую наиболее ценной является информация, которую он использует для достижения целей фирмы и разглашение которой может лишить его возможностей реализовать эти цели, то есть создает угрозы безопасности предпринимательской деятельности. Конечно, не вся информация может, в случае ее разглашения, создавать эти угрозы, однако существует определенная ее часть, которая нуждается в защите.

1. Коммерческая информация и её защита

1.1. Понятие коммерческой информации и её виды

Коммерческая информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг.

Во всех фирмах и предприятиях создается информационная база, которая хранит и учитывает данные, содержащиеся в научных отчетах, научно – исследовательских организаций и вузов, в статистических материалах различных ведомств, в результатах маркетинговых исследований рынка и др. Под маркетинговым исследованием рынка понимается целенаправленное изучение отдельных элементов рынка: система планирования ассортимента и объема выпускаемых изделий; определение цен; распределение товаров между выбранными рынками и стимулирование их сбыта с целью удовлетворения потребностей. В процессе маркетингового исследования определяют рыночную проблему, разрабатывают план исследований. Потом организуют сбор информации, такими методами как: эксперимент, наблюдение, опрос, исследование. Анализируют собранные данные и обобщают результаты в общем отчете, которые используют в маркетинговой и коммерческой деятельности фирм.

Виды коммерческой информации

• информация о потенциальных возможностях торгового предприятия, его конкурентоспособности.

Она необходима для оценки сильных и слабых сторон деятельности предприятия, правильного определения направлений развития. Целью является обеспечение устойчивого экономического положения. Анализируются результаты хозяйственной деятельности предприятия и его экономический потенциал.

При оценке конкурентоспособности предприятия учитывают использование передовой технологии и новой техники, финансовую устойчивость, наличие конкурентоспособного товара на рынке. Всё это и многое другое определяют конкурентоспособности предприятия на рынке и спланировать укрепление его позиций.

• информация о конъюнктуре рынка.

Включает в себя сведения о спросе и предложениях на рынке, его сегментах, ёмкости, характере, уровне цен, рыночной конкуренции и т.д. Под конъюнктурой рынка понимается состояние рыночных отношений в определенный период, определенным состоянием спроса и предложения на товар, т.е. фактическими розничными ценами на них.

При изучении информации о спросе и предложении нужно учитывать их соответствие. При повышении спроса над предложением, возникает неудовлетворенный спрос. При нехватке спроса, накапливаются излишки товаров. Так же учитывают географическое положение и месторасположение рынка, его границы и региональные различия, ёмкость и степень открытости, степень насыщенности товарами и уровень цен.

• информация о покупателях и мотивах покупок.

Основа для принятия коммерческих решений. В неё входят: численность населения, состав, традиции и обычаи, уровень доходов, типы покупателей и т.д. Анализ снижает риск выпуска или закупки неходовых товаров, обеспечивает увеличение объёмов реализации товаров, укрепляет финансовую устойчивость торгового предприятия.

• информация о конкурентной среде.

Содержит данные о конкурентах – поставщиках товаров и о конкурентах – покупателях. Информация о конкурентной среде позволяет коммерческим структурам объективно оценивать их реальное положение на рынке. Изучая конкурентов – поставщиков, выявляют их позицию на рынке, характеристику предлагаемых ими товаров, финансовое положение, надежность и гарантии договорных обязательств и др. Изучая конкурентов – покупателей, выделяют их сильные и слабые стороны, оценивают позицию своего предприятия на рынке.

• информация о требованиях рынка к товару.

Необходима для правильного выбора товаров и услуг. Коммерческие службы должны хорошо знать потребительские свойства и особенности товаров, их состав, производство и применение. Рассматривать товары в динамике, учитывать спрос покупателей и объём продаж на протяжении всего периода, когда товар покупается на рынке.

Коммерсанты должны учитывать соответствие цены товара с его качеством, так же учитывают престижность товара – степень его признания на рынке, положительное общественное мнение о товаре, соответственно высокая цена. В зависимости от дохода покупателя, он приобретает товар соответствующий его общественному положению. Поэтому предприятие должно иметь представление о верхних и нижних пределах цен. Упаковка товара и рекламное оформление должны подчеркивать преимущества товара и способствовать ускорению его реализации.

На основе анализа коммерческой информации торговые предприятия принимают коммерческие решения, связанные с куплей – продажей товаров.

1.2. Виды закрытых документов и сведений

Выделяют следующие виды коммерческой информации:

1. Деловая информация:

• сведения о контрагентах;

• сведения о конкурентах;

• сведения о потребителях;

• сведения о деловых переговорах;

• коммерческая переписка;

• сведения о заключенных и планируемых контрактах.

2. Научно-техническая информация:

• содержание и планы научно-исследовательских работ;

• содержание “ноу-хау”, рационализаторских предложений;

• планы внедрения новых технологий и видов продукции;

3. Производственная информация:

• технология;

• планы выпуска продукции;

• объем незавершенного производства и запасов;

• планы инвестиционной деятельности.

4. Организационно-управленческая информация:

• сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе;

• оригинальные методы организации управления;

• система организации труда.

5. Маркетинговая информация:

• рыночная стратегия;

• планы рекламной деятельности;

• планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм;

• методы работы на рынках;

• планы сбыта продукции;

• анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции.

6. Финансовая информация:

• планирование прибыли, себестоимости;

• ценообразование – методы расчета, структура цен, скидки;

• возможные источники финансирования;

• финансовые прогнозы.

7. Информация о персонале фирмы:

• личные дела сотрудников;

• планы увеличения (сокращения) персонала;

• содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу.

8. Программное обеспечение:

• программы;

• пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях.

Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры.

Процесс обеспечения сохранности документов, содержащих коммерческую информацию, осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими стадиями являются:

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф (степень конфиденциальности информации), должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Сотрудники фирмы, работающие с секретными документами и отвечающие за их сохранность, использование и своевременное уничтожение, должны быть защищены от соблазна простым, но надежным способом – высокой заработной платой.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

1.3. товарная информация

Товарная информация – это сведения о товаре, предназначенные для пользователей – субъектов коммерческой деятельности.

Производители являются первичными источниками товарной информации, а производственную информацию может дополнять продавец.

По назначению товарную информацию подразделяю на виды:

• Основополагающая, располагает основными сведениями о товаре, которые имеют решающее значение для идентификации и предназначенные для всех субъектов рыночных отношений. К основополагающей товарной информации относят: вид и наименование товара, массу нетто, дату выпуска, сорт товара, наименование предприятия – изготовителя, срок хранения или годности.

• Коммерческая, располагает сведениями о товаре, дополняющими основную товарную информацию. Предназначена для изготовителей, поставщиков и продавцов. Она мало доступна потребителю. Коммерческая информация содержит данные о предприятиях – посредниках, нормативных документах, о качестве товаров, штриховом кодировании.

• Потребительская, располагает сведениями о товаре, предназначенными для создания потребительских предложений. Она предназначена непосредственно для потребителей, содержит сведения о привлекательных потребительских свойствах, пищевой ценности, составе, назначении, способах использования, гарантии и т.д.

Средства товарной информации: маркировка, технические документы, нормативные документы, справочная, учебная и научная литература, реклама и пропаганда.

Маркировка – текст, условные обозначения или рисунок, нанесенные на упаковку или товар, предназначенные для доведения покупателей сведений о качественных характеристиках товара. Маркировка должна соответствовать требований стандартов, других нормативных документов.

Маркировка делится на два вида: производственная и торговая.

Производственная маркировка – текст, условные обозначения, нанесенные производителем на товар и упаковку. Носители производственной маркировки: этикетки, вкладыши, ярлыки, бирки, контрольные ленты, штампы.

Торговая маркировка – текст, условные обозначения или рисунок, нанесенные изготовителем не на товар, а на носители.

Носители торговой марки – это ценники, товарные и кассовые чеки.

Структура маркировки

Маркировка может включать в себя три элемента:

• Текст 50-100% (удельный вес);

• Рисунок 0-50%;

• Условные обозначения – информационные знаки 0-30%.

Информационные знаки – условные обозначения, предназначенные для идентификации отдельных или совокупных характеристик товара. Информационным знакам свойственны краткость, выразительность, наглядность и быстрая узнаваемость.

Есть 4 формы товарной информации:

1. Словесная информация, размещается на упаковке или на самом товаре. Самая доступная информация для покупателя.

2. Цифровая информация – содержит количественные сведения о товаре, такие как объём, длина, масса нетто и масса брутто, дату изготовления и срок хранения. Дополняет словесную информацию.

3. Изобразительная информация – это художественные или графические изображения самого товара или репродукция с других изображений. Дополняет словесную и цифровую информацию.

4. Символическая информация, содержит сведения о товаре, передаваемые с помощью информационных знаков. Информационные знаки – условные обозначения, предназначенные для идентификации отдельных или совокупных характеристик товара, характерны для производственной маркировки.

Существует большое количество способов получения информации, в том числе и не совсем законных:

1. сбор информации, содержащейся в средствах массовой информации, включая официальные документы, например, судебные отчеты;

2. использование сведений, распространяемых служащими конкурирующих фирм;

3. биржевые документы и отчеты консультантов; финансовые отчеты и документы, находящиеся в распоряжении маклеров; выставочные экспонаты и проспекты, брошюры конкурирующих фирм; отчеты коммивояжеров своей фирмы;

4. изучение продукции конкурирующих фирм; использование данных, полученных во время бесед со служащими конкурирующих фирм (без нарушения законов);

5. замаскированные опросы и “выуживание” информации у служащих конкурирующих фирм на научно-технических конгрессах (конференциях, симпозиумах);

6. непосредственное наблюдение, осуществляемое скрытно;

7. беседы о найме на работу со служащими конкурирующих фирм (хотя опрашивающий вовсе не намерен принимать данного человека в свою фирму);

8. так называемые “ложные” переговоры с фирмой-конкурентом относительно приобретения лицензии;

9. наем на работу служащего конкурирующей фирмы для получения требуемой информации;

10. подкуп служащего конкурирующей фирмы или лица, занимающегося ее снабжением;

11. использование агента для получения информации на основе платежной ведомости фирмы-конкурента;

12. подслушивание переговоров, ведущихся в фирмах-конкурентах;

13. перехват телеграфных сообщений;

14. подслушивание телефонных разговоров;

15. кража чертежей, образцов, документации;

16. шантаж и вымогательство.

2. Коммерческая информация и её защита в ООО «Мустанг - Джинс»

ООО «Мустанг - Джинс» находится в городе Новосибирске, в торговом центре «Сибирский Молл», по адресу ул. Фрунзе 238.

ООО «Мустанг - Джинс» является розничной торговой сетью, занимающейся реализацией джинсовой одежды. По мимо отдела в «Сибирском Молле» так же есть отдел в торговом центре «Мега», в г. Кемерово и в др. городах России. «Мустанг» является концептуальным магазином, предназначенным для продажи джинсовой одежды, а так же трикотажа и сопутствующим аксессуарам. В торговом зале работают продавцы – консультанты и кассир, которые помогают покупателям с выбором товара, размером, расчетом и др.

Здание торгового центра «Сибирский Молл», в котором расположен данный магазин, отвечает всем требованиям, предъявляемым к торговым зданиям:

• технологические: обеспечение рациональной организации торгово – технологического процесса;

• архитектурно – строительные: у здания торгового центра эстетический внешний вид, удобная конструкция, имеется большая автопарковка;

• санитарно – технические: соблюдена система пожарной безопасности, водоснабжения, освещения и др.

Приёмку товаров в ООО «Мустанг - Джинс» осуществляет материально ответственное лицо, которое проверяет качество товаров, их количество, заполняет документы и принимает товар для последующей реализации.

Транспортным документом в ООО «Мустанг - Джинс» является товарно – транспортная накладная. Сопроводительными документами являются: товарная накладная (оформляется в 2х экземплярах, служит для приходывания товара); счет – фактура (для расчета за товары).

В ООО «Мустанг - Джинс» соблюдаются правила и техники пожарной безопасности.

Порядок работы ООО «Мустанг - Джинс» соответствует графику работы торгового центра. Кассу снимают в конце рабочего дня. ООО «Мустанг - Джинс» несет ответственность за качество реализуемых товаров, в соответствии с гражданским кодексом РФ «О защите прав потребителей». В соответствии с законодательством РФ денежные расчеты с покупателями производятся через ККМ «Миника».

В ООО «Мустанг - Джинс» следующие виды коммерческой информации:

1. информация о покупателях и мотивах покупок – основа для принятия коммерческих решений, сюда входит численность обслуживающего населения, его состав, уровень доходов и др. Такая информация используется для более целенаправленной работы с покупателями, для увеличения объёмов продаж и получения высокой прибыли.

2. информация о требованиях рынка к товару необходима для правильного выбора товаров, которые будут предложены покупателям. При исследовании этапов жизненного цикла каждого вида товаров учитываются изменения в спросе покупателей, сезонности и моде на протяжении всего периода.

3. информация о конъюнктуре рынка – это сведения о спросе и предложении на рынке. Этим определяют товарное предложение с помощью информации об объёмах, структуре, динамике производства и товарных запасах.

4. информация о конкурентной среде – это данные о данные о конкурентах – поставщиках товаров. Такая информация позволяет объективно оценивать сложившуюся ситуацию на рынке.

5. информация о потенциальных возможностях торгового предприятия и его конкурентоспособности. Она необходима для оценки сильных и слабых сторон его деятельности, правильного определения направлений в развитии.

При оценке конкурентоспособности ООО «Мустанг - Джинс» учитывает использование передовых технологий, новой техники, наличие конкурентоспособного товара, финансовую устойчивость и свой имидж. Это позволяет определить потенциальные возможности ООО «Мустанг - Джинс» и спланировать мероприятия по укреплению его конкурентных позиций на рынке.

Виды закрытых документов и сведений.

Деловая информация ООО «Мустанг - Джинс»:

1. сводные отчеты по финансовой деятельности (бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, налоговые отчисления);

2. крупные договоры с банками (на обслуживание расчетного счета);

3. договоры купли – продажи, контракты на поставку товаров;

4. данные о цене (стоимости) товаров;

5. деловые планы и планы производства новых товаров (бизнес план, стратегический план);

6. списки персонала, информация о сотрудниках.

Товарная информация

В ООО «Мустанг - Джинс» следующие виды товарной информации:

• основополагающая товарная информация, содержит основные сведения о товаре, предназначенные для всех субъектов рыночных отношений:

- наименование товара;

- размер;

- состав;

- наименование предприятия – изготовителя;

- дата выпуска, срок гарантии;

- розничная цена.

• Коммерческая товарная информация, содержит сведения о товаре, дополняющие основную информацию и предназначены для изготовителей и продавцов.

• Потребительская товарная информация, содержит сведения о товаре, предназначенные для создания потребительских предложений. Они показывают выгоды вследствие покупки конкретного товара.

Формы товарной информации в ООО «Мустанг - Джинс»

1. словесная – размещается на ценнике или на этикетке товара. Она наиболее доступна для населения.

2. цифровая – количественная характеристика сведений о товаре (размеры, даты и сроки).

3. символическая – содержит сведения о товаре, передаваемые с помощью информационных знаков (сведения по уходу за товаром).

В ООО «Мустанг - Джинс» используют как производственную маркировку (ярлыки на джинсах и трикотаже, лейблы, этикетки), так и торговую (товарные ценники содержат информацию о товаре). Так же маркировка содержит информационные знаки.

3. Рекомендации по улучшению деятельности ООО «Мустанг - Джинс»:

Проходя коммерческую практику в ООО «Мустанг - Джинс» я пришла к выводу, что для более эффективной работы предприятия нужно сделать следующее:

- расширить площадь торгового зала;

- поставить аппарат по безналичному расчету;

- расширить ассортимент товаров в соответствии со спросом покупателей;

- проводить рекламные акции для большего потока покупателей.

Список литературы

• Каплина С.А.: Организация коммерческой деятельности. Учебное пособие. – Ростов – на – Дону: Феникс, 2002 – 416с.

• Памбухчиянц О.В. Организация и технология коммерческой деятельности: Учебник, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006 – 648с.

• Казакевич О.Ю., Конев Н.В., Максименко В.Г. и др. Способы защиты коммерческой информации. Практическое руководство. - М.: Издательство ПРИОР, 1992 - 146.