Белорусский государственный университет культуры и искусств

Кафедра информационно-документных коммуникаций

Курсовая работа на тему:

«Автоматизированная информационная система «ALIS» в ЦБС Беларуси: функциональные технологические возможности»

Выполнила:

студентка 331 Б группы ФЗО

Целовальник Ольга Владимировна

Проверил: Яцевич Николай Александрович

Минск, 2011г.

Содержание

1. Введение

2. Автоматизация библиотек в Белоруссии

3. Автоматизированная информационная система “ALIS” и её функциональные технические возможности

4. Выводы

5. Список литературы

Введение

Сегодня на пути неуклонно развивающихся процессов информатизации общества трудно переоценить роль библиотеки. Современные библиотеки - это не только источники идей, мыслей, технологий и т.д., материализованных в виде книг, журналов, диссертаций, каталогов и др., но и автоматизированные информационные центры, обслуживающие пользователей в локальных и удаленных режимах, центры внедрения новых информационных технологий, центры - генераторы собственных баз данных и комплексов автоматизированных услуг. Современные автоматизированные библиотеки являются краеугольным камнем в фундаменте информационного и информатизационного общества.

Конечно уровень автоматизации (т.е. внедрения в практику работы компьютеров и другого, связанного с ними оборудования) у разных библиотек разный. Как правило, крупные библиотеки нашей страны имеют больше возможностей и достигли уже определенных результатов; с другой стороны средние и малые библиотеки, особенно те из них, кто сумел убедить местные власти в необходимости приоритетного финансирования развития библиотеки, достигли существенных успехов в деле автоматизации и внедрения новых информационных технологий. Не следует забывать, что в целом уровень автоматизации наших библиотек отстает от американских и западноевропейских лет на 10-15; это - одно из весьма распространенных следствий общего отставания нашей компьютеризации от западной. Но вместе с тем, этот разрыв неуклонно сокращается и в первую очередь, благодаря тем библиотечным коллективам и коллективам, разрабатывающим компьютерные системы для библиотек, которые не останавливаются на достигнутом, интенсивно внедряют разработки не только в свои, но и в другие библиотеки и смело идут дальше, привнося все новые и новые идеи, технологии, системы.

"Ориентация на пользователя" становится основой стратегии и тактики, как процессов комплектования библиотечных фондов, так и обслуживания читателей. Последнее означает, что без автоматизации и при том - комплексной, не обойтись, поскольку только последняя способна обеспечить решение задач оптимального формирования, использования и управления фондами, а также создать пользователям комфортные условия работы с информацией и первоисточниками.

Мы понимаем автоматизацию как применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, частично или полностью освобождающих человека от выполнения рутинных операций в процессах сбора, преобразования, передачи и использования информации. Целью автоматизации является повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг, устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.

Как и в других сферах человеческой информационной деятельности, библиотечной практике присущи все основные преимущества автоматизации:

1. Устранение рутинных ручных операций, неизбежных при обработке информации (особенно - массовой).

2. Существенное ускорение процессов обработки и преобразования данных.

3. Повышение точности учетных и отчетных данных.

4. Расширение возможностей организации и разностороннего использования информационных ресурсов за счет, в частности, использования высокоорганизованных структур данных и систем управления ими.

5. Высвобождение времени работников для решения творческих задач.¹

Автоматизация библиотек в Белоруссии

С 2000 г. началась активная модернизация АБИС НББ (разработка НПФ «ИНЕАК»). Система обрела собственное имя NATLIS (National library system). Согласно с техническим заданием на модернизацию, данная система соответствует основным требованиям к АБИС, которые в первую очередь, связаны с использованием современных операционных систем (Windows, Linux) и СКБД, Интернет. С вводом новой системы увеличивается количество и возможности функциональных подсистем и задач, среди которых руководство деятельностью библиотеки, информационный маркетинг и работа с Интернет, взаимодействие с библиотеками, взаимодействие со сводным ЭК, ретроконверсия каталогов, единая подсистема работы пользователя, сервис и т.д.

Процессы внедрения средств современной вычислительной техники и новых информационных технологий во все сферы человеческой деятельности в Белоруссии интенсивно продвигаются, несмотря на остающуюся недостаточно стабильной экономику страны и другие проблемы, связанные со становлением государства. Это не удивительно: таковы общемировые тенденции. Разумеется, однако, что оперативность и результативность внедрения указанных средств в разных странах далеко не одинаковы. Особенно следует подчеркнуть тот факт, что развитие современных компьютерных технологий наиболее активно проявляется в таких сферах деятельности, как управление, банковское дело, экономика, библиотечное и информационное обслуживание.

В рамках данной системы NATLIS были разработаны адаптированные версии для ЦБС, объединенные под общим названием «ALIS» - 2000.

Основные характеристики «ALIS» - реализованность основных библиотечных функций и задач, перечисленных выше, поддержка BelMARC-формата и его совместимость с UNIMARC и RusMARC, автоматическое формирование пользовательских словарей и их интерактивное ведение, получение необходимых исходных форм, ведение полнотекстовых баз данных (БД), связь с каталогом НББ и сводным ЭК.

В последнее время фирма «ИНЕАК» ведет разработку программного обеспечения для БД с доступом через Интернет и с наличием графических, текстовых и мультимедийных средств предоставления информации.

Надо отметить, что значительно увеличилось количество библиотек, которые используют АБИС «ALIS» (свыше 180 поставок, преимущественно в библиотеки министерства культуры (150), в библиотеки учебных учреждений (20) и другие библиотеки и учреждения).

Фирма «ИНЕАК» постоянно обновляет систему, осуществляет обучение их пользователей.

В рамках системы «ALIS» действуют следующие основные подсистемы: «Комплектование и обработка», «Аналитика», «Ретроспекция». Данные подсистемы включают в себя большой комплекс задач: это и регистрация новых поступлений, и ведение инвентарных книг, обработка, написание ключевых слов и редактирование, печать библиографических карточек, списание, статистика (т.е. ведение суммарного учета) и т.д.

Эти подсистемы и являются базой для создания ЭК библиотеки. В нем отражаются все новые поступления. ЭК новых поступлений включает в себя перечень различных видов документов (книг, брошюр, нот, изоизданий, карт, аудио- и видеодокументов и в последнее время электронных документов (CD-ROMы). Таким образом, интересующая пользователя информация объединена, что исключает необходимость поиска её в каталогах в нескольких местах. При этом можно ограничить просмотр ненужного массива литературы по видам, т.е. поиск в ЭК мы можем ограничить только документами конкретного вида (указываем только один вид). Для этого на каждый вид документа установлен свой (отдельный) счетчик инвентарных номеров.

Автоматизированная информационная система «ALIS» и её функциональные технические возможности

Программа применятся для автоматизации обработки потока библиографических описаний библиотеки с целью последующего их использования в “Электронном каталоге” (ЭК).

Использование данного комплекса программ позволяет:

1. вводить и корректировать библиографические описания с клавиатуры ПЭВМ;

2. использовать библиографические описания, подготовленные НБ РБ или другими пользователями ALIS;

3. формировать обменный массив в формате ISO 2709 для загрузки в СЭК;

4. печатать библиографические карточки.

5. программно присваивать инвентарные и/или учетные номера регистрируемым документам;

6. регистрировать списанные по актам на списание экземпляры зарегистрированных документов;

7. вести базы данных "Текущее комплектование", "Подписка", "Книги без инвентарного учета", "Инвентарная книга", "Акты на списание", "Акты на перемещение", "Суммарный учет" на ПЭВМ;

8. вести системный журнал состояния библиографических записей;

9. формировать резервные копии файлов с базами данных;

10. создавать и поддерживать в актуальном состоянии справочники и словари.

Технологический процесс состоит из следующих этапов:

1. ввод с клавиатуры информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

2. поиск библиографического описания в предбазах других библиотек;

3. копирование из предбаз других библиотек информации библиографических описаний, включаемых в предбазу;

4. регистрация в базе и оформление заявок на подписку;

5. регистрация в базе и оформление заказов на текущее комплектование;

6. присвоение инвентарного и/или учетного номера и распределение поступивших документов по структурным подразделениям;

7. регистрация актов на списание документов из фондов;

8. регистрация актов на передачу документов внутри библиотеки;

9. формирование и печать сопроводительных акт путевок на распределенные документы;

10. формирование и печать инвентарных книг;

11. формирование и печать ведомости “Суммарный учет”;

12. занесение кодов систематических классификаторов (систематизация);

13. занесение ключевых слов из словаря ключевых слов;

14. редактирование библиографических описаний;

15. печать библиографических карточек;

16. Импорт/экспорт записей в формате ALIS

17. формирование обменного массива в формате ISO 2709 для СЭК.

18. Программная верстка и печать списков и указателей.

19. поиск библиографического описания в предбазе;

Поиск в ЭК возможен по следующим критериям.

I. Конкретный поиск по:

1) инвентарному номеру,

2) заглавию документа (заглавие тома, любое слово из заглавия - окно «словоформ»),

3) году издания (для уточнения поиска),

4) фамилии автора,

5) заглавию серии,

6) персоналии (когда необходима информация, посвященная определенному лицу или группе лиц),

7) ответственности (т.е. по фамилиям лиц или наименованиям организаций, которые несут интеллектуальную ответственность за создание документов - сост., пер., худож, ред. и т.д.).

Тематический поиск по:

1. Ключевым словам, т.е. поиск документов по определенной теме, предмету, жанру и т.д. (этот ИПЯ - язык ключевых слов, в данный момент наиболее важен для использования в силу доступности и привлекательности, выраженной в применении средств естественного языка).

Ежедневно индексируя, редактируя и вводя в ЭК различные документы, библиотекари всякий раз вновь и вновь обдумывают стратегию отбора и написания ключевых слов, многие имеют собственные субъективные (также, как и при систематизации) концепции (в периодике много публикаций по проблеме ключевых слов). Но нужно, чтобы они отвечали общим тенденциям, и с дальнейшим развитием информационных процессов в каталогизации взгляды на индексирование уточнялись и выверялись. В настоящее время в справочнике ключевых слов (при индексировании) используются существительные в алфавитном порядке во множественном числе (библиотеки, диски, рассказы) и устойчивые (и не очень) словосочетания (историческая литература, административное право, рассказы для детей, тема детства).

2. ИндексуББК (в индексах «зашифрована» тематика издания, а также его основные формальные характеристики - читательский адрес, назначение, тип издания и т.п. - справочники, энциклопедии, учеб. пособия для вузов, для сред, шк., издания для досуга и т.д).

Классификационные индексы активно используются при поиске изданий по содержанию, что облегчает поиск информации об издании и тем самым упрощает путь издания к потребителю.²

Выводы

Как показывает практический опыт, библиотеки сегодня вынуждены меняться, чтобы сохраниться как социальный институт и подтверждать свою значимость для общества. Современное понимание библиотечного обслуживания включает в себя сочетание традиционных и инновационных видов библиотечных услуг, повышение уровня квалификации работников, расширение возможностей доступа к информации, знаниям, культуре в результате освоения новых информационных технологий. Залогом успешной работы в этом направлении является эффективная информационно-библиографическая деятельность, сочетающая в себе как традиционные, так и инновационные технологии.

Библиотеки уже не могут игнорировать возрастающий поток электронных документов. Это заставляет библиотеки организовывать работу с новыми источниками информации, развивать новые формы библиотечного обслуживания. И поэтому сегодня, в условиях тотального наступления электронных изданий, обновление политики комплектования стало одной из заметно проявляющихся тенденций в деятельности библиотек.

Ныне электронные издания - это реальность, в библиотеках год от года увеличивается их число.

Основные проблемы использования этих изданий в библиотеках - это необходимость в специальном компьютерном оборудовании для их «чтения» (соответствие системным требованиям) и отсутствие программного обеспечения.

Следует отметить, что «ИНЕАК» разработала новый (специальный) макет библиографического описания электронных документов.

Мультимедийные издания в библиотеках чаще всего представлены энциклопедиями, справочниками, учебниками и словарями (так как цена электронных изданий, плата за доступ к ним через Интернет, как правило, значительно выше, чем у печатной продукции, библиотеки приобретают электронные издания, которые будут иметь высокий коэффициент использования).

В настоящее время библиотечное дело и информатика сближаются как никогда. При этом новые информационные технологии являются не целью, а средством для современного, качественно нового обслуживания. Новые информационные технологии существенно меняют структуру библиотек, традиционный «путь книги», сознание тех, кто обслуживает потребителей информации. Пока еще скромно, но все-таки повышается социальный статус библиотек. Библиотечные фонды и информационные продукты включаются в состав государственных информационных ресурсов и характеризуют общий уровень социально-экономического развития страны.

Можно сказать, что успешные эксперименты по машиночитаемой каталогизации открыли новую эру в технологии библиотечно-библиографического дела - эру интеграции, суть которой заключается в однократной обработке первичных документов, обмене результатами обработки, многократном и многоцелевом использовании полученной информации. Другими словами, преимущества хранения сведений о документах в машиночитаемой форме заключаются, во-первых, в возможности многоаспектного поиска, во-вторых, в возможности их тиражирования.

Конечно, по ряду причин какое-то определенное время карточные каталоги и картотеки сохранятся. Однако уже сейчас очевидно, что будущее за электронным поисковым аппаратом.

Список литературы

1. Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).

2. Хорощо, Г. Информационная поддержка библиотечных программ Борисовской ГЦБС: традиционные технологии, альтернативы развития / Г. Хорощо // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 9-12. – (У публічных бібліятэках).

3. Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

1^ Шрайберг, Я.Л, Воройский, Ф.С. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие.- Москва: Либерея, ГПНТБ России, 1996.- 273 с.: ил. 23 табл.- Библиогр.: 137 назв.

2^ Конашевская, Л. Электронный каталог ЦБС г.Борисова / Л. Конашевская // Бібліятэчны свет. – 2004. - № 2. – С. 12-15. – (У публічных бібліятэках).