Размещено на http://www.

Контрольная работа

По дисциплине: Информационные системы

Тема: База данных "Успеваемость"

Введение

Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и является, пожалуй, наиболее распространенным средством разработки баз данных. Данный пакет позволяет создавать как простейшие базы данных, так и достаточно сложные профессиональные разработки. При этом, он предоставляет разработчику удобную среду разработки структуры базы и пользовательского интерфейса и мощные средства обработки данных.

База данных состоит из следующих компонент. Сами данные хранятся в таблицах, связанных посредством схемы данных. Средством обработки данных служат запросы. Пользовательских интерфейс обеспечивается посредством форм. Отчеты представляют собой заготовки отчетных стандартных документов, формируемых базой данных.

microsoft access запрос база данные

Создание базы данных

1. Запустить Microsoft Access:

• С помощью меню Пуск системы Windows ( нажать кнопку пуск, выделить кнопку программу, выбрать Microsoft Access, нажать клавишу Enter);

• С помощью ярлыка для АССЕSS на рабочем столе Windows (для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык на рабочем столе)

• С помощью ярлыка в папке для АССЕSS;

• С помощью проводника Windows.

2. Сформировать файл новой базы данных:

• Раскрыть вкладку Новая база данных в разделе Создание диалогового окна Создание файла: появляется диалоговое окно Файл новой базы данных;

• Раскрыть вкладку Новая база данных в разделе Создание диалогового окна Создание файла – появляется диалоговое окно Создание файла – появляется диалоговое окно Файл новой базы данных;

• Выбрать имя текущей папки

• Присвоить файлу имя Успеваемость в поле Имя файла;

• Нажать кнопку создать – появится диалоговое окно с именем файла Успеваемость

Рисунок 1.База данных Успеваемость

Логическая модель базы данных « Успеваемость»

В результате анализа предметной области выявляются документы - источники для создания базы данных.

Таблица 1 – Объекты справочной информации

Информационный объект

Название реквизита

Обозначение реквизита

Признак ключа

Студент

Номер группы

Номер студента

Фамилия И.О.

Дата рождения

Адрес

НГ

НС

ФИО

ДАТАР

АДРЕС

Уникальный ключ

Успеваемость

Номер группы

Номер студента

Код предмета

Оценка

Дата сдачи

КГ

НС

КП

ОЦЕНКА

ДАТАС

Уникальный ключ

Предмет

Код предмета

Название предмета

Часов лекций

Часов практики

КП

НП

ЛЕК

ПР

Уникальный ключ

Группа

Номер группы

Кол-во студентов

Курс

НГ

КОЛ

КУРС

Уникальный ключ

СТУДЕНТ

НГ

НС

ФИО

ДАТАР

АДРЕС

ГРУППА

НГ

КОЛ

КУРС

ПРЕДМЕТ

КП

НП

ЛЕК

ПР

УСПЕВАЕМОСТЬ

НГ

НС

КП

ДАТАС

ОЦЕНКА

Рисунок 2 – Логическая структура реляционной базы данных «Успеваемость»

Таблицы

Для работы с таблицами в базе данных предназначена вкладка «таблицы».

Создадим структуру таблицы Студент. Построчно выбирая данные из приведенной ниже таблицы заполнить поля имя поля, тип данных. На закладке общие задать свойства полей, используя кнопку-стрелку выбора.

Рисунок 3. Макет таблицы Студенты

Создать ключ таблицы. Выделить поле НГ, НС щелкнув по области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле. Сохранить созданную структуру под именем Студенты командой меню Файл -Сохранить.

В окне базы данных выбрать закладку Таблица, затем имя таблицы Студенты и нажать кнопку Открыть. Заполнить строки в соответствии с названиями столбцов. Переход от поля к полю осуществлять клавишей ТАВ.

Заполним форму

Рисунок 4. Таблица Студенты с данными

Аналогично создадим структуру таблицы Успеваемость, предмет, группы студентов.

Рисунок 5.Макет таблицы успеваемость

Рисунок 6. Таблица Успеваемость с данными

Рисунок 7. Макет таблицы Группа

Рисунок 8. Таблица Группа с данными

Рисунок 9. Макет таблицы Предмет

Рисунок 10. Таблица Предмет с данными

Определение в базе данных связей между таблицами

Для того чтобы определить связь между таблицами, следует добавить таблицы в окно Схема данных и перенести с помощью мыши ключевое поле одной таблицы в другую таблицу.

Определение связей по простому ключу. Установим связь между таблицами Группа и Стулент по простому ключу КГ. Для этого в окне Схемы данных(Relationship) установим курсор мыши на ключевом поле НГ главной таблицы Группа и перетащим его на поле НГ в подчиненной таблице Студент. В открывшемся окне Изменение связей(Edit Relationship) в строке Тип отношения(Relationship Type) установится значение один-ко-многим(One-To-Many). Отметим параметр Обеспечение целостности данных(Enforce Referential Integrity). Если таблица Группа и Студент ранее были заполнены корректными данными, между таблицами будет установлена связь, обозначенная на схеме как 1:∞. Это свидетельствует о регистрации связи типа 1:М с параметром поддержания целостности. В противном случае появится сообщение о невозможности установить этот тип отношения

Для обеспечения автоматической корректировки данных во взаимосвязанных таблицах установим флажок каскадное обновление связанных полей(Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей(Cascade Delete Related Records). Аналогичные действия выполняются для других пар таблиц.

Определение связей по составному ключу. Определим связи между таблицами Студент→Успеваемость, которые связаны по составному ключу НГ+НС. Для этого в главной таблице Студент выделим оба этих поля, удерживая клавишу Ctrl. Перетащим оба поля на поле НГ в подчиненной таблице Успеваемость. В окне Изменение связи(Edit Relationships) (рис. 3.41) для ключевого поля НС главной таблицы ТАБЛИЦА/ЗАПРОС(Table/Query) выберем соответствующее поле подчиненной таблица Связанная табдица /Запрос (Table/Query). В этом же окне установим режимы Обеспечение целостности данных(Enforce Referenteal Integrity) и другие параметры связи

.

Рисунок 11. Изменение связей

Рисунок 12. Схема данных

Запросы

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах базы данных.

В Access может быть создано несколько видов запроса

• Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц.

• Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и сохраняет результаты в новой постоянной таблице

• Запросы на обновление, добавление, удаление – для изменения данных в таблице

1. Создание запроса

Для создания запроса необходимо в окне База данных выбрать вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор.

Рисунок 13.Окно для выбора конструктора или мастера при создании нового запроса.

Далее в открывшемся окне Добавление таблицы выберите используемые в запросе таблицы и нажмите кнопку добавить. Для закрытия окна нажать кнопку закрыть

Рисунок 14. Окно выбора таблиц и запросов для схемы данных запроса

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса. Нижняя панель является бланком запроса, который необходимо заполнить.

Рисунок 15. Окно конструктора запросов

Пусть необходимо получить информацию об успеваемости конкретных студентов Схно О.Ю. и Хозов М.В. Зададим в строке отбора их фамилии. Запишем фамилии в разных строках бланка запроса, поскольку необходимо выбрать записи со значением в поле ФИО.

Рисунок 16. Запрос на получение информации о сдаче экзаменов студентов Хозова М.В. и Схно О.Ю.

Выполним запрос нажав на панели конструктора запросов кнопку Запуск или Вид

Рисунок 17. Результат запроса об оценках студентов

Ввод параметров в запрос

Использование параметров в запросе позволяет запрашивать конкретные значения и вводить их в условия отбора.

Пусть необходимо получить информацию об оценке студента по заданному предмету.

В условие отбора поля ФИО вместо конкретной фамилии введем название параметра, по которому будет запрашиваться фамилия при выполнении запроса. Название параметра введем как текст, заключенный в квадратные скобки: [Фамилия и инициалы студента]. В условие отбора НП введем второй параметр запроса:[наименование предмета].

Рисунок 18. Бланк запроса с параметрами для ввода ФИО и НП

При выполнении запроса Access выведет диалоговые окна, в которые вводятся нужные значения параметров.

Рисунок 19. Диалоговые окна для ввода параметров запроса

Рис.1

Создание простого запроса

Для создания запроса необходимо в окне База данных выбрать вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Простой запрос.

Рисунок 20. Новый запрос

Рисунок 21. Создание простых запросов

Рисунок 22. Запрос Успеваемость

4. Мастер создания простого запроса для поиска повторяющихся записей:

В окне базы данных перейдите к вкладке Запросы и нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новый запрос выберите мастера повторяющиеся записи.

Рисунок 23. Повторяющийся запрос

В открывшемся окне выберем таблицу Успеваемость

Рисунок 24. Повторяющийся запрос

Выберем поле Оценка, содержащее повторяющиеся записи.

Рис. 23

Нажмем кнопку Далее.

В следующем окне выберем поле НС, КП, НГ.

Рис.24

Нажмем кнопку Готово.

Сохраним запрос под именем Поиск повторений для Успеваемость.

Рисунок 25. Поиск повторений для успеваемость

Формы в Access

1.Для получения однотабличной формы, целесообразно сначала использовать режим мастера форм или режим автоформы.

Рисунок.26 Диалоговое окно выбора режима создания формы.

Чтобы начать создание формы мастером, выберите в окне базы данных в области Объекты строку Формы. В рабочем поле объекта имеется значок Создание формы с помощью мастера, после активизации которого можно приступать к созданию формы мастером.

Рисунок 27. Форма, созданная с помощью мастера форм

Создание многотабличной формы

Создание формы на основе полей из нескольких взаимосвязанных таблиц с помощью мастера форм.

Создание формы на базе нескольких таблиц производится с помощью мастера форм.

В окне базы данных выберем вкладку Формы.

Рис.27.1

Нажмем кнопку Создать

Рисунок 28. Новая форма

В окне Новая форма выберите таблицу или запрос, на основе которых необходимо создать форму, например таблицу Предмет, которая будет служить источником основной части создаваемой многотабличной формы.

Рисю29

В диалоговом окне Новая форма выберите нужного Мастера форм.

В открывшемся окне Создание формы выберем для таблицы Студент поля КГ,НС,ФИО, ДАТАР включаемые в форму.

Рисунок 29. Создание форм

Выберем вторую таблицу Студент и её поля КГ, НП, ЛЕК, ПР,. Эта таблица будет источником-записей подчиненной формы.

В следующем диалоговом окне Создание формы уже будет выделена таблица Студент для создания основной части формы. Включим режим Подчиненные формы.

Рис. 29 В следующем окне выберем стиль оформления

Рисунок 30. Стиль оформления

В последнем окне введем имя составной формы список студентов и имя подчиненной формы список предметов.

Рис.30 - Включим режим Открыть форму для просмотра и нажмем кнопку Готово.

Рисунок 31. Форма с данными

После завершения работы мастера выводится форма с данными из таблиц базы данных. При этом в подчиненной форме выводятся все записи, связанные с текущей записью основной части формы. Сохраним форму.

Аналогично создадим форму успеваемость

Рисунок 32. Форма Успеваемость

Создание отчетов

Отчет – это средство предоставления информации в печатном виде.

1. Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

Рисунок 33. Отчеты

Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец - каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

Автоотчет: ленточный - поля каждой записи образуют отдельную строку Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

Выберем таблицу Студент, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

Нажмем кнопку ОК.

Рисунок 33. Отчет Студент

Создание отчета с помощью мастера

В окне базы данных выберем вкладку Отчеты.

Нажмем кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выберем мастер отчетов.

Выберем имя таблицы или запроса (например успеваемость), содержащих данные.по которым строится отчет.

Нажмем кнопку ОК.

Рисунок 34. Окно создания отчетов

Рисунок 35.Окно выбора условий группировки

В следующем окне группировка данных. В списке Выберите тип преставления данных выберем другие способы группировки. Группировка по студентам является наиболее подходящей. Нажав кнопку Далее, переходим к окну дополнительной группировки

Рисунок 36. Окно дополнительных условий группировки

В списке полей этого окна выбрать дополнительный уровень группировки по полю КГ, ФИО. Кнопки со стрелками вниз и вверх позволяют перемещать дополнительный уровень группировки. Становится доступной кнопка Группировка. Нажав на эту кнопку, попадаем в окно интервалы группировки.

Очередное окно задает порядок сортировки в области данных отчета. Допускается выбор до четырех уровней сортировки.

Рисунок.37 Порядок сортировки в области данных отчета

Далее нажмем кнопку итоги окна условий сортировки. В окне итоги задается вывод в областях примечаний групп отчета среднего балла. Для этого к единственному числовому полю оценка применим функцию Avg. Это обеспечит вывод среднего балла для каждого ученика и всего класса. Можно одновременно задать подсчет суммы(Sum), среднего значения(Avg), минимального(Min) и максимального значений(Max). После выбора итоговой функции нажать ОК

Рисунок 38. Итоги окна условий сортировки

В окне вида макета для отчета выбрать вид макета и ориентацию страницы

Таблица 38

Выберем ступенчатый вид при книжной ориентации. Нажать кнопку далее, перейти в окно выбора стиля оформления, в котором выбрать Строгий стиль оформления.

Таблица 39. Стиль оформления

В последнем окне мастера задать имя отчета «Успеваемость студентов», которое и является заголовком отчета. Выбрать опцию просмотр отчета для предварительного просмотра отчета. Чтобы завершить создание нажать кнопку Готово.

Рисунок 40. Заголовок отчета

Библиографический список

1. Информационные системы в экономике: Учеб. Пособие/ Под ред. Проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова – М.: Вузовский учебник, 2008.-411 с.

2. Новиков Ф.А., Яценко А.Д. Microsoft Office 2000 в целом. – СПб.: БХВ-СПб., 2000.- 728с.

3. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ – Петербург, 2002. – 720 с.: ил.

4. Лекции и Лабораторные работы по Access.