Презентация представляет собой сочетание компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.

Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с ним через меню управления.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле.

Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными и интерактивными, использовать в них гипертекстовые ссылки.

Презентация оказывает более благоприятное впечатление и более глубокое влияние на публику если она проходит в хорошем темпе, в выразительной и полной энтузиазме манере.

Можно сказать, что «..глобальной целью каждой презентации является убеждение.» Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятие необходимо очень четко определить его цели, или то, что мы хотим получить как результат его проведения. Презентация не является исключением.

Для того чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Тем самым мы сможем избежать неприятных всевозможных сюрпризов и минимизировать неожиданности, которые могут нам помешать. Пока вы продумываете порядок необходимых действий, вы сможете вовремя определить, сколько точно времени вам понадобиться на каждую часть, что более значимо, а от чего может быть вообще стоит отказаться.

Существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: структура презентации, ее содержание, стиль, само сопровождение, окружение и ситуационное управление.

Структура презентации.

Начало презентации. Начало презентации желательно сделать рекламно неожиданным, броским, запоминающимся. Приведу пример такого режиссерского хода.

В момент, когда гости настроились выслушать первые слова ведущего, на подиум, где под лучами прожектора стояли руководители подразделений фирмы, готовые выступить, неожиданно вышла довольно-таки неряшливо одетая дама. Ни на кого не обращая внимания, будто и не видя окружающих, она держала в руках консервную банку с кошачьим кормом, и сосредоточенно извлекая содержимое банки, ела, с аппетитом облизывая ложку. Организаторы акции были явно смущены; гости пытались скрыть улыбки, но с интересом наблюдали, как же хозяева выйдут из положения. И вот когда присутствие незваной гости стало выглядеть как явный "прокол", к любительнице "Кити-кэт" подошел ведущий, слегка обнял ее и сказал недоумевающим гостям: "Эта дама просто забыла надеть контактные линзы, о которых мы и хотим рассказать вам сегодня!". Зал грохнул от смеха. Режиссер достиг своей цели: все встряхнулись, шутка вызвала симпатию зрителей, привлекла внимание и завоевала их расположение.

Ключевой информацией (сообщением) в данном примере является "контактные линзы". Ключевую информацию не обходимо повторить минимум 3 раза в течении презентации и желательно расположить в начале презентации, в основной части и в заключительной.

Вводная часть. Предвосхищает основные мотивы презентации. В этой части мы кротко рассказываем о чем пойдет речь, сообщаем краткий план презентации.

Основная часть. Расставляем ключевые пункты или основные идеи. Различные явления и предметы можно рассматривать с разных точек зрения. Если же посмотреть на явления как на систему взаимосвязанных факторов, которые являются составными частями этой системы – это уже будет системный подход. Так вот, информацию в основной части можно систематизировать используя.

Хронологический порядок – излагать факты в хронологическом порядке.

Пространственный порядок – классифицировать объекты за местом их расположения.

Тематический порядок – описывать продукт освещая его характеристики.

Метод сравнений – сопоставление или противопоставление старых моделей с новыми, наличие продукта с его отсутствием.

От частного к общему – от общего к частному.

Метод усиления – каждый из фактов усиливает предыдущий (например, у нас широкий ассортимент, гибкая схема скидок, а сейчас у нас действует акция).

Метод "Да, Но – другое Да, другое Но. Еще Да и никаких Но!". Производится диалог самим с собой. Становясь то защитником, то оппонентом предлагается решение, затем опровергается, затем предлагается новое решение без опровержений.

И последний – метод Причина-Следствие.

Завершающий Обзор. Еще раз кратко проходим по всем основным пунктам. Презентация эффективна, когда она увлекает аудиторию с самого начала и удерживает внимание до самого конца. Цель вашей презентации - не выдать всю имеющуюся информацию, а лишь заинтересовать, привлечь внимание, показать перспективы.

Побуждение – завершение презентации. Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте.

Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную.

Также существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий),аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить и тип необходимой нам презентации.

Какова природа места: формальная, неформальная, деловая.

Желательно определить как можно больше характеристик вашей аудитории:

какого она будет возраста, насколько заинтересована в предмете вашей

презентации, неплохо было бы знать уровень образования, род деятельности и примерный доход большинства.

Необходимо продумать каким образом будет организована обратная связь. Она необходима для определения того, насколько хорошо вы достигли

поставленных перед собой целей. Возможны следующие варианты:

- Один на один: в конце презентации можно задать прямой вопрос, ответ

на который и продемонстрирует насколько вы были убедительны, и была информация предоставленная вами интересна.

- Телефонные звонки

- Письменный отчет.

Презентации различаются по аудиториям следующим образом.

. Более 200 человек – большая аудитория. Чем больше аудитория,

тем больше она обращает внимание на личность и меньше на предмет

презентации (просто необходимо, красиво одеться и т д). Большая

аудитория требует: максимум ораторского искусства,

официальность, максимум четкости, минимум вопросов, а значит и

минимум участия аудитории в процессе презентации.

. Маленькая аудитория – примерно до 15 человек.Максимум

вопросов и ответов, максимум неофициальности, максимум гибкости

в последовательности и содержании, максимум знания своего

предмета. Минимум навыков оратора и навыков общения с

визуальными средствами.

. Средняя аудитория – здесь допустим некий средний вариант и

необходимо более точно корректировать свои действия в

зависимости от предмета презентации и состава аудитории.

Кроме того, необходимо определить степень необходимого или возможного участия публики в презентации, в зависимости от этого, необходимо соответствующим образом спланировать расположение сидячих мест. Возможны следующие варианты.

Традиционный «театральный» стиль, когда люди сидят колоннами и рядами без столов, предпочтителен для проективной презентации, на которой будет много людей .

Если должно быть остаточно много вопросов и ответов, то

предпочтительнее использовать широкую и неглубокую форму расположения мест для публики (. Если же мы хотим минимизировать наше общение с аудиторией, то следует выбирать узкое и глубокое расположение мест.

Если главной целью презентации (как проективной, так и интерактивной)

является обучение, то уместна традиционная планировка в стиле «классной комнаты», когда слушатели сидят за столами, которые расположены рядами и колоннами.

Презентации бывают:

Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один

из сотрудников обращается к своим коллегам.) Они в свою очередь

делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).

Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет

коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного

планирования, чем внутренняя.

Кроме того, они бывают проективными и интерактивными:

Проективная презентация – презентатор предвидит результат и

принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное

действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют

на равных» Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего мы можем сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий.

Литература:

1. Э. Джей «Эффективная презентация» «Амалфея» Минск 1997

2.Л. Арредондо «Искусство деловой презентации» «Урал LTD» Челябинск 1998