Простейшие системы учета. Решения на базе приложений Microsoft Office

Корнюшин В.И.

Поскольку люди так устроены, что стараются по мере сил решать те сложности, которые перед ними возникают, то вполне закономерно, что для учета и оценки наш творческий народ разработал огромное количество простых и функциональных программ, в частности, на базе приложений Microsoft Office, в большинстве бесплатных, которые контролируют либо весь процесс продаж, либо его отдельные моменты.

К программным продуктам, которые разработаны для работы с широким комплексом составляющих задач, можно отнести такие программы, как «Финансы и Склад 3.2» (Access 97), «AltaBase'99» — система управления предприятием (Office 97), «AltaBase I-99» — учетная программа предприятия (склад, документы, касса, счета, поставщики, баланс) (Access 97 и 2000), «База данных торгового предприятия 1.0» — система автоматизации розничных торговых предприятий, «Розничная торговая точка» — система учета деятельности торговой точки (Access 97), «MagSklad» — магазин-склад с торговыми точками (Excel 97/2000/XP), Merchantilius ver. 3.9 build 06 — учет оптового и сетевого товарооборота (Access 97/2000), OSA — Открытая система бухгалтерского учета (реализация для розничной торговли) (Access 97 и 2000) и т.д.

Программа «Финансы и Склад 3.2» (Access 97) посвящена вопросам ведения бухгалтерского учета на предприятии. В списке функций программы учет денежных средств на 50 счете и учет денежных средств на 51 счете, расчеты с Поставщиками и Покупателями, учет всех финансовых операций в «Главном журнале», подготовка и выписка валютных платежных поручений, подготовка и выписка счетов и прайс-листов, учет приходных и расходных накладных (включая налоговые накладные), учет движения различных товарно-материальных ценностей (01, 05—12, 40—41 счета), подготовка различных отчетов и ведомостей, включая «шахматку» и баланс, печать чистых бланков некоторых бухгалтерских документов.

Опций немного, но зато все просто — программка скорее ориентирована на бухгалтера по учету материальных ценностей без особых знаний в области компьютеров и бухгалтерии, для небольшой компании.

«AltaBase'99» — Система управления предприятием (Office 97) уже программа более «серьезная». Это система управления предприятием и производит она автоматизацию всех бизнес-процессов торгового предприятия — от выписки документов, оплаты и отгрузки товаров до полуавтоматического ведения взаиморасчетов с поставщиками и клиентами, интеллектуального формирования счета-фактуры в новом формате (введенного 25.02.2000), подсчета прибыльности операций по стоковым алгоритмам, поддержки мультивалютных операций и автоматического составления новостей типа «Цена снижена на 15%!». Система принципиально сетевая, хотя может работать и на одном компьютере без локальной сети. Полная интеграция с электронной почтой — пересылка ссылок на документы по корпоративной сети, использование папок Exchange Server как адресатов сообщений. Содержит интерактивную помощь, руководство «быстрого старта». Работает под Microsoft Office97, но весьма интересно.

AltaBase I-99 — учетная программа предприятия (склад, документы, касса, счета, поставщики, баланс) (Access 97 и 2000), детище того же автора. Занимается учетом складов, документов, касс, расчетных счетов, расчетов с поставщиками, формирует баланс компании каждый день (что очень и очень полезно для четкого оперативного управления фирмой). Предусмотрена программа учета всего цикла работы с клиентами и поставщиками. Кроме учета склада, кассы, ведения баланса в режиме реального времени — встроенные средства аудита, генерации новостей, поддержки прайс-листов, создания нестандартных документов на основе шаблонов Microsoft Word. Система модульная, на базе Access 97 и Access 2000. Система принципиально сетевая, интегрирована с Outlook, MS Exchange, хотя работает и на одной машине без сети. Много приятных мелочей, вроде печати ценников. Такие мелочи пользователь может создавать самостоятельно: система модульная, таблицы открыты, запросы к базе данных прилагаются, мастер экспорта в 1C — тоже.

«База данных торгового предприятия 1.0» — система автоматизации розничных торговых предприятий.

Данное приложение предназначено для торговых розничных предприятий, имеющих несколько торговых точек (потребителей). Приложение может работать с несколькими независимыми предприятиями-пользователями, позволяет вести учет товаров на складе, взаиморасчетов с поставщиками и потребителями, распечатывать необходимые товарные и кассовые отчеты, создавать прайс-листы для каждой из торговых точек предприятия.

Частным предпринимателям будет полезным программный продукт «Розничная торговая точка», который представляет собой систему учета деятельности торговой точки (Access 97) и предназначен для учета продаж товара на небольшой розничной торговой точке (киоск, магазинчик, палатка и т.д.). Изначально «Розничная торговая точка» разрабатывалась для учета торговли мороженым с лотка для частных предпринимателей, но оказалась приемлемой и для целей побольше — например для торговли в киосках.

MagSklad — магазин-склад с торговыми точками (Excel 97/2000/XP). Это компактная программа для предпринимателя, занимающегося торгово-закупочной деятельностью (3 года реальной эксплуатации). С помощью программы производится учет движения товаров, денег на всех этапах, включая перемещение товаров по торговым точкам. Также можно учесть взаиморасчеты с поставщиками, реализаторами, подотчетными лицами, реализацию оптом и в розницу с расчетами и документами. В программу заложен гибкий механизм полуавтоматических «проводок» c поэтапным контролем баланса, возможность сортировки товаров по эффекту «прибыль», используются различные базы товаров, документов и др. и предусмотрено взаимодействие с таблицами Excel.

Merchantilius ver. 3.9 build 06 — Учет оптового и сетевого товарооборота (Access 97/2000). Данная программа обеспечивает ведение учета хозяйственной деятельности фирмы, торгующей оптом и имеющей собственную дистрибьюторскую сеть и сеть розничных магазинов. Программа является ядром для создания полного учета для небольших оптовых фирм; остальные функции учета реализуются с помощью MS Excel и Access. Таким образом, достигается максимальная гибкость и производительность для всей системы в целом. Программа обеспечивает одновременную работу для нескольких пользователей.

Еще одним представителем группы программных продуктов созданных в помощь бухгалтеру является OSA — Открытая система бухгалтерского учета (реализация для розничной торговли, Access-97 и 2000). Программа распространяется бесплатно и обеспечивает реальный учет хозяйственной деятельности предприятия розничной торговли, включая синтетический учет, товарный учет и управление документами. Некоторые программные продукты изначально ориентированы на решение более узких, специализированных задач и созданы исключительно для целей учета на складах и предприятиях.

Среди таких программ можно назвать: «Sklad» — система учета нескольких складов (Excel 97/2000), «Shepherd» — учет оборудования, расходных материалов и т.п. (Access 97 и 2000), «RASP (Rapid Analysis Sale Point)» — учет торговых операций на оптовом складе, «УЧТИ!» — аналитическая система учёта материальных ценностей, учет поступления, реализации и оплаты товара, «Провиант» — программа для контроля складской деятельности и т.д.

Бесплатная программа Shepherd — разработана под Access 97 и 2000 и предназначена для учёта различного компьютерного и коммуникационного оборудования, расходных материалов и т.п., при этом программа позволяет регистрировать и анализировать действия, связанные с этими ценностями. Разработана для применения в организациях и структурах типа холдинга или финансово-промышленной группы, осуществляющих эксплуатацию всех перечисленных выше средств. Работать с программой может ответственный сотрудник (или несколько сотрудников) подразделения, занимающегося вопросами автоматизации.

Вопросам учета торговых операций на оптовом складе посвящен и программный продукт RASP (Rapid Analysis Sale Point). Программа также распространяется бесплатно и представляет систему учета операций оптовой и мелкооптовой купли-продажи на оптовом складе (прием/передача товаров на реализацию, продажа за наличный расчет). Производится учет как товарных, так и денежных проводок, опции: ценники, касса, долги поставщикам, долги реализаторов, транспортные и пр. расходы, анализ доходности и т.д. Возможен вывод денежных проводок для анализа в MS Excel.

Программа «Kassa—Кассовая книга» (Excel 97/2000) автоматизирует создание приходных и расходных кассовых ордеров и оформление кассовой книги.

Значительный интерес представляет программный продукт «PriceLst». Достаточно часто покупатель, зайдя в магазин и прилагая массу усилий, не может найти ценник с указанной стоимостью на товар. Программный продукт «PriceLst» с этим борется: воспользовавшись кнопкой «Поиск товара», покупатель быстро находит цену нужного ему товара, при этом прайс-лист может быть изменен для представления любых товаров/категорий или групп/подгрупп товаров, их цен и т.п. В указанный прайс-лист можно добавлять товары (до 10000); категории товаров (до 100) — Optional; группы товаров (до 100 в каждой категории); подгруппы товаров (до 100 в каждой группе) или изменять их.

Перечисленные выше программные продукты достаточно универсальны и не дифференцированы по товару, марке или иным признакам. Однако существует немало таких же простых решений, разработанных для предприятий, работающих в какой-либо конкретной части рынка.

К таким программам относится, например, «Mobile» — программа для фирм, занимающихся продажей телефонов (Access 97), разработанная для небольшой точки стационарной торговли.

Можно назвать и такой программный продукт, как «Таверна» — система учета хранения и реализации на предприятиях общественного питания, созданная на базе Access 2000, простая и функциональная программа, которая может существенно облегчить жизнь небольшому кафе или ресторану.

Программа «Ломбард», или «Автоматизация ломбарда, версия 3», предлагает автоматизировать весь комплекс действий и транзакций, присущих стандартному ломбарду: работу с клиентами по приему залогов, выдаче и возврату кредитов под залог ювелирных изделий и вещей, проведению публичных торгов, а также обеспечивает материальный учет и оперативный анализ. Программа состоит из четырех приложений Microsoft Access 2000: основное приложение «Ломбард»; дополнительные приложения «Публичные торги», «Оперативный анализ», «Ломбард-Сервис». В этой программе имеется около 100 форм документов и отчетов, а с помощью более 120 параметров можно гибко настраивать ее работу. Справочники ускоряют ввод данных и снижают количество ошибок при вводе.

«Кулинария 1.0» — база данных для кулинарий и мини-пекарен (Access 97). Эта программа отличается дружественным интерфейсом и функциональной структурой и решает широкий спектр задач: ведется учет продуктов, калькуляций изделий, накладных, анализ по проданным изделиям, расходным продуктам на проданные изделия. Также имеется возможность расчета дохода по изделиям, на основании калькуляций, с учетом изменений цены и себестоимости с течением времени, дается инструмент для управления ассортиментной политикой, что очень и очень важно, если предприниматель, использующий программу, желает получать максимальную прибыль. Выходные документы могут быть получены в виде отчетов, прайсов, накладных. Программа распространяется бесплатно.

В области расчета заработной платы можно найти особенно много полезных приложений, например: «Зарплата 99», «Империя „Зарплата“» (Excel 97/2000), «Sdelka», XLZaP 2000 и т.д.

«Зарплата 99» — это система расчета зарплаты, сделанная на базе Excel 97, она представляет собой приложение для русской версии Microsoft Excel и ориентирована для использования прежде всего в малом бизнесе.

«Империя „Зарплата“» разработана для расчета начислений и учета табельного времени, а «Sdelka» — для расчета сдельной зарплаты для водителей грузовиков и самосвалов с учетом километража и расхода топлива.

Одной из программ, на которой остановимся поподробнее, является «Evrasia2003», помогающая при расчете зарплаты на малом предприятии. Написана на базе Excel и прекрасно подходит для Excel 97/2000/2003.

Программа представляет собой пример расчета зарплаты для небольшой фирмы. Несмотря на то, что автор является бухгалтером, а не программистом, программа надежна, проста и отражает все необходимые элементы.

Рабочая книга Excel «Зарплата» предназначена для упрощения и автоматизации расчетов по исчислению. Функции и возможности рабочей книги включают выполнение таких полезных опций, как учет ежемесячно начисляемых доходов, исчисление льгот и подоходного налога в соответствии с установленным в Российской Федерации порядком, исчисление налогов и сборов, исчисляемых от фондов оплаты труда, формирование мемориального ордера, формирование и печать необходимых данных о начисленном ЕСН и взносов, формирование и печать расчетных листков для работников организации, ведение справочника кадров, данных о начисленных доходах по месяцам, формирование и печать справки о доходах по форме 2-НДФЛ, формирование и печать платежной ведомости (с ограничением максимума на 24 фамилии, при необходимости остальные можно дописать вручную или сделать вторую ведомость), формирование и печать налоговой карточки установленной формы 1-НДФЛ.

Учитываемые «Заплатой» виды доходов, их коды и налогооблагаемая база содержатся в разделе «Справочные данные и помощь», они открыты для корректировки, и пользователь программы может посмотреть, какие налоги он платит и по мере необходимости изменять ставки налогов в соответствии с текущей ситуацией.

Второй программный продукт, который также сделан на базе Excel 97/2000/2002, — это программа «Аудит». «Аудит» представляет собой справочную систему, а также является демонстрацией на практике метода связки Web- и Excel-интерфейсов.

Программный продукт разработан научно-практическим журналом «АУДИТ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ» и предназначен для свободного распространения. Программа «Аудит» является справочной системой, простой и полезной в использовании. В плане методологии также иллюстрирует применение симбиоза Web- и EXCEL интерфейсов. Несмотря на некоторые чисто технические проблемы, представленная в программном продукте база данных, посвященная бухгалтерии, аудиту и вопросам оценки бизнеса достаточно полна, учитывает все значимые интернет-ресурсы (преимущественно российского интернет-пространства), крайне проста в использовании и полезна на практике.

Во-первых, в программе содержится раздел, который приводит список основных аудиторских компаний (разделы «Аудиторские компании» и «Списки аудиторских фирм»). Российский сегмент интернета содержит сотни сайтов аудиторских компаний из различных регионов. В этом кратком списке приведены адреса фирм, занимающих ведущие места в профессиональных рейтингах, а также ссылки на наиболее информативные сайты. В разделе «Организации аудиторов» содержатся сайты, которые информируют о целях профессиональных объединений аудиторов и аудиторских компаний, и приводятся данные об организациях (устав, структура, руководство), фирмах-участниках и проводимых мероприятиях. Раздел «Власти и законы Федеральных органов» содержит ссылки на официальные сайты органов исполнительной, законодательной и судебной власти, занимающихся вопросами экономики, финансов и бизнеса. Этой же цели служат разделы «Юридические базы данных» и «Нормативные документы». В разделе «Обучение аудиторов» перечисляются сайты учебных заведений, осуществляющих подготовку и переподготовку специалистов в области аудита, информируется об учебных программах и курсах, преподавательском составе, условиях обучения. В списке учебных заведений представлены и питерские ВУЗы. Кроме того, приводится различная справочная информация со ссылками на основные публикации по этой тематике и электронные библиотеки, а также справочники, словари, перечислены издательства, книжные магазины и деловые информационные агентства. Приведены подборки ссылок, периодика, отдельные разделы посвящены зарубежным ресурсам и международным организациям, ведущим мировым аудиторским компаниям. В разделе « Корпоративные сайты» приведены интернет-адреса компаний, зайдя на которые можно получить информацию о компаниях, их услугах, познакомиться с публикациями об этих компаниях, узнать о проводимых мероприятиями или изучить предлагаемые вакансии.