Дипломный проект

“Разработка информационной системы финансового

планирования для малого предприятия”

2007 г.

Объектом разработки является автоматизированная информационная система финансового планирования. В работе произведен анализ наиболее популярных систем планирования, представленных на российском рынке, и разработаны основные принципы финансового управления на малом предприятии.

Актуальность задачи заключается в том, что реализация процессов планирования для малых предприятий требует организации узконаправленных планов, совмещение алгоритмов учёта и контроля.

Внедрение разработанной системы позволит малому предприятию регулярно производить финансовое планирование и контролировать исполнение бюджета, составлять годовой бюджет предприятия, достичь улучшения финансовых показателей работы компании.

“Development of information system financial

planning for the small enterprise”

The degree project

2007.

Object of development is the automated information system of financial planning. In work the analysis of the most popular systems of planning submitted in the Russian market is made and the basic principles of a finance administration at the small enterprise are developed.

The urgency of a task consists that the realization of processes of planning for the small enterprises requires organization узконаправленных of the plans, overlapping of algorithms of the account and control.

The introduction of the developed system will allow the small enterprise regularly to make financial planning and to supervise performance of the budget, to make the annual budget of the enterprise, to achieve improvement of financial parameters of work of the company.

РЕФЕРАТ

ФИНАСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ, ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ, СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, БЮДЖЕТЫ, ПЛАНЫ, ТРЕХУРОВНЕВАЯ АРХИТЕКТУРА.

Главная цель информационной системы сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости малого предприятия путем координации усилий всех сотрудников на достижение конечного, количественно определенного результата.

Система финансового планирования позволяет руководству планировать финансово-хозяйственную деятельность предприятия с расчетом на достижение определенного финансового результата, т. е. четко определить цели и установить поддающиеся измерению контрольные показатели деятельности. Кроме того, появляется возможность направить деятельность всех сотрудников на достижение целевого финансового результата, выделив сферы ответственности и распределив функции финансового управления между руководителями подразделений.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Постановка задачи

1.1 Цели, задачи и методы финансового планирования

1.2 Функции систем финансового планирования малого предприятия

1.3 Планирование и информационные системы

1.4 Основные проблемы систем планирования на малых предприятиях

2. Анализ систем финансового планирования

2.1 Критерии оценки информационных систем

2.1.1 Состав и свойства информационных объектов

2.1.2 Функциональность и алгоритмы систем планирования

2.1.3 Организация работы пользователей с системой

2.2 Обзор существующих систем финансового планирования

2.2.1 Сравнительный анализ информационных систем

2.2.2 Обоснование выбора

2.3 Определение требований к разрабатываемой системе

2.3.1 Требования к методике

2.3.2 Требования к архитектуре и структуре информационной системы

3. Разработка обобщённой модели финансового планирования малого предприятия

3.1 Методология финансового планирования

3.2 Моделирование функциональной структуры планирования инструментальным средством bpwin

3.3 Формальное описание функциональной модели

4. Разработка информационной модели финансового планирования

4.1 Определение типов и структур информационного наполнения базы данных

4.2 Логическая структура данных планирования

5. Разработка информационной системы финансового планирования

5.1 Архитектура системы

5.2 Использование основных программных продуктов в разработке

6. Безопасность и экологичность работы

6.1 Анализ условий трудового процесса

6.2 Меры по улучшению условий труда

6.3 Пожарная безопасность

6.4 Электробезопасность

6.5 Ресурсосбережение

7. Технико-экономическое обоснование

7.1 Расчет интегрального показателя качества

7.2 Расчет затрат на этапе проектирования

7.3 Анализ экономического эффекта

Заключение

Список использованных источников

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Финансы занимают особое место в экономических отношениях. Их специфика проявляется в том, что они всегда выступают в денежной форме, имеют распределительный характер и отражают формирование и использование различных видов доходов и накоплений субъектов хозяйственной деятельности сферы материального производства, государства и участников непроизводственной сферы.

Современному руководителю зачастую приходиться принимать решения в условиях неопределенности и риска, что требует от него постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-экономической деятельности своего предприятия. Информация, вовремя поданная, грамотно обработанная и систематизированная, в определенной степени гарантирует эффективное управление производством. И наоборот, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, - к серьезным убыткам.

Финансы предприятий, будучи частью общей, системы финансовых отношений, отражают процесс образования, распределения и использования доходов на предприятиях различных отраслей народного хозяйства и тесно связаны с предпринимательством, поскольку предприятие является формой предпринимательской деятельности.

В современных условиях рыночных отношений возникает объективная необходимость финансового планирования. Главная цель планирования заключается в повышении финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия, путем координации усилий всех сотрудников на достижение конечного, количественно определенного результата. Нечеткие цели и отсутствие технологии планирования приводят к тому, что сотрудники планово-экономических и финансовых служб подготавливают документы, по которым затруднительно принимать оперативные решения по управлению финансами и экономикой предприятия. Особенно следует подчеркнуть, что на многих предприятиях используется затратный механизм планирования, когда цена на готовую продукцию формируется на основе полной себестоимости и заданного процента рентабельности.

Подготовленная в плановом (финансовом) отделе информация часто не может быть оперативно сопоставлена с фактическими данными, а когда (много позже, например, через месяц), такая возможность появляется, проведение анализа уже становится не актуальным, поскольку корректирующие план решения принимать слишком поздно.

В широком смысле финансовое планирование понимается как система тотального планирования и контроля целей, потенциала, мероприятий и ресурсов, необходимых для их достижения. Как средство, планирование является инструментом достижения более высоких результатов деятельности организации посредством повышения эффективности процессов управления. С помощью этого инструмента, можно описывать будущие и фактически произошедшие события во взаимосвязи с процессами, происходящими на предприятии и подразделениях, что дает возможность определить, каким образом получился именно такой результат, а не другой, а также помогает определить, что и как нужно сделать для того, чтобы получить желаемый результат. Очевидно, что для этого требуется качественное понимание и количественное описание целей, потенциала, воздействий и реакций на эти воздействия.

В данном дипломном проекте рассмотрены и проанализированы несколько систем планирования. Эти системы наиболее часто упоминаются в современной литературе и представляют собой хорошую базу для моделирования собственной системы на их основе.

В первом разделе осуществляется постановка задачи и изложение основных принципов финансового планирования. Определение основных проблем малых предприятий в принятии управленческих решений и контроле финансовых потоков.

Второй раздел посвящен анализу существующих систем планирования, а также выделяются основные критерии, которыми должны обладать информационные системы такого профиля.

Третий раздел аргументирует использование автоматизированных систем разработки, получивших название CASE-средств, в данном разделе описан процесс разработки функциональной модели на основе BPWin.

В четвертом разделе разработан алгоритм и организация потоков данных в процессе планирования для малого предприятия.

Пятый раздел посвящён проектированию архитектуры информационной системы, проработке средств поддержки пользователя.

Новизна разработки заключается в создании информационной системы способной организовать процесс финансового планирования малого предприятия с единой базой данных и с интеграцией в другие производственные, управляющие автоматизированные системы.

1. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В современных условиях рыночных отношений возникает объективная необходимость финансового планирования. Без финансового планирования невозможно добиться прогрессирующей прибыльности.

Финансовое планирование напрямую связано с планированием производственной деятельности предприятия. Все финансовые показатели базируются на показателях объёма производства, ассортимента продукции, себестоимости продукции. Планирование финансовых показателей позволяет находить внутренние резервы предприятия, соблюдать режим экономии. Получение планового размера прибыли и других финансовых показателей возможно лишь при условии соблюдения плановых норм затрат труда и материальных ресурсов. Объём финансовых ресурсов, рассчитанных на основе финансовых планов, устраняет чрезмерные запасы материальных ресурсов, непроизводительные расходы, внеплановые финансовые инвестиции. Благодаря финансовому планированию создаются необходимые условия для эффективного использования производственных мощностей, повышения качества продукции.

Финансовое планирование представляет собой процесс разработки системы мероприятий по обеспечению развития предприятия необходимыми финансовыми ресурсами и повышению эффективности финансовой деятельности в предстоящем периоде.

Преимущества финансового планирования состоят в том, что оно:

• воплощает стратегические цели в форму конкретных финансовых показателей;

• обеспечивает финансовыми ресурсами, заложенными в производственном плане экономические пропорции развития;

• предоставляет возможность определения жизнеспособности проекта предприятия в условиях реальной рыночной конкуренции;

• служит очень важным инструментом получения финансовой поддержки от внешних инвесторов.

Планирование помогает предотвращать ошибочные действия в области финансов, а также уменьшает число неиспользованных возможностей.

Финансовое планирование - это планирование всех доходов и направлений расходования денежных средств предприятия для обеспечения его развития. Финансовое планирование осуществляется посредством составления финансовых планов разного содержания и назначения в зависимости от задач и объектов планирования.

Финансовое планирование является важным элементом корпоративного планового процесса. Каждый руководитель, независимо от своих функциональных интересов, должен быть знаком с механикой и смыслом выполнения и контроля финансовых планов, по крайней мере, настолько, насколько это касается его деятельности.

Финансовый план является инструментом, как для планирования, так и для контроля. В самом начале периода действия он представляет собой план или норматив, в конце периода действия он служит средством контроля, с помощью которого руководство может определить эффективность действий и составить план мероприятий по совершенствованию деятельности компании в будущем.

1.1 Цели, задачи и методы финансового планирования

Основным направлением финансового управления, является создание эффективной системы планирования, учета, контроля и анализа финансово-экономических показателей деятельности предприятия.

Финансовый план является неотъемлемой частью бизнес планирования предприятия. Он призван обобщить материалы, изложенные в описательной части планирования, для того чтобы представить их в стоимостном выражении.

Основными целями финансового планирования для предприятия являются:

• планирование финансово-экономической деятельности предприятия на определенный период;

• повышение уровня аналитичности рассматриваемой информации, ее приспособленности к сравнению и оценке вариантов решений;

• оптимизация затрат и прибыли предприятия;

• систематический контроль и анализ выполнения плановых показателей, и анализ причин отклонения факта от плана, который повышает уровень управляемости предприятия;

• доведение планов до сведения руководителей разных уровней;

• выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков;

• повышение финансовой прозрачности и инвестиционной привлекательности предприятия;

Главной целью финансового анализа, является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналитика и управляющего (руководителя) может интересовать, как текущее финансовое состояние предприятия, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.

Основные задачи финансового планирования на предприятии:

• обеспечивать необходимыми финансовыми ресурсами производственную, инвестиционную и финансовую деятельности;

• определять пути эффективного вложения капитала, оценки степени рационального его использования;

• выявлять внутрихозяйственные резервы увеличения прибыли за счет экономичного использования денежных средств;

• устанавливать рациональные финансовые отношения с кредиторами, бюджетом, банками и другими контрагентами;

• соблюдать интересы акционеров и других инвесторов;

• контролировать финансовое состояние, платежеспособность и кредитоспособность предприятия.

Главной задачей постановки планирования является построение системы управления, основанной на принципах распределения ответственности за отдельные направления деятельности каждого подразделения. Система должна обеспечивать формирование и предоставление ответственным руководителям необходимую информацию для принятия своевременных управленческих решений.

Важный момент финансового планирования - его стратегия. Содержанием стратегии финансового планирования хозяйствующего субъекта является определение его центров доходов (прибыли) и центров расходов. Центр дохода хозяйствующего субъекта - это его подразделение, которое приносит ему максимальную прибыль. Центр расходов - это подразделение хозяйствующего субъекта, являющееся малорентабельным или вообще некоммерческим, но играющим важную роль, в общем производственном процессе.

Для увеличения производительности, качественности и оперативности процессов финансового планирования возникает необходимость разрабатывать и использовать автоматизированные системы. В настоящее время потребность в таких системах очень высока, но не многие существующие удовлетворяют выше описанным требованиям. Первые информационные системы финансового управления были нацелены на крупные предприятия, способные их оплатить и внедрить. Развитие малого предпринимательства побуждает разрабатывать узконаправленные информационные системы для малых предприятий, способных интегрироваться в большие системы управления.

Внедрение системы финансового планирования позволит малому предприятию:

• составлять реальные прогнозы финансово-хозяйственной деятельности;

• вовремя обнаруживать наиболее узкие места в управлении предприятием, используя инструменты многовариантного анализа;

• быстро подсчитать экономические последствия при возможных отклонениях от намеченного плана при помощи финансовых моделей и принять эффективное управленческое решение;

• скоординировать работу малого предприятия на достижение поставленных целей;

• повысить управляемость малого предприятия за счет оперативного отслеживания отклонений факта от плана и своевременного принятия решений.

1.2 Функции систем финансового планирования малого предприятия

Будучи комплексным управленческим процессом, планирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы финансового планирования можно выделить следующие:

• планирование и координация;

• принятие решений и делегирование полномочий;

• оценка деятельности;

• оценка и переоценка тенденций;

• взаимодействие и мотивация персонала;

• контроль и анализ.

Планирование и координация. Это - основные функции системы планирования. С одной стороны, сводный план конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в сводный план, как бы «связываются» между собой стратегическая и оперативно-тактическая плоскости планирования. Поэтому корпоративный план, по сути, устанавливает определенные рамки, внутри которых принимаются все последующие управленческие решения. Развитие предприятия становится более планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов и разного рода «перекосов» сводится к минимуму.

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система планирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. При этом право (и обязанность) принятия решений делегируется именно тому сотруднику, который отвечает за соответствующую область деятельности. При этом снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не приходится тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. Что касается управляющих среднего звена, то в условиях отсутствия излишнего вмешательства «сверху» они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

Оценка деятельности. Показатели исполнения сводного плана могут служить одной из характеристик текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивости. Наоборот, существенные отклонения факта от плана говорят либо о несовершенстве системы планирования, либо о недостаточной предсказуемости самого бизнеса.

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение сводного плана основывается на прогнозах, и, прежде всего на прогнозе продаж. Поэтому план во многом отражает состояние «внешней среды», точнее - оценку ее динамики в будущем. Мониторинг исполнения планов и анализ отклонений может оказать неоценимую помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это может произойти как из-за погрешностей в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировке, контролю и анализу планов предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб малого предприятия. Кроме того, сводный план должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут изменяться, при этом в корпоративный план также должны вноситься необходимые коррективы. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой планирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

Финансовый план обеспечивает предпринимательский план хозяйствующего субъёкта ресурсами и оказывает большое влияние на экономику предприятия. Происходит это благодаря целому ряду существенных обстоятельств. Во-первых, в финансовых планах происходит соизмерение намечаемых затрат для осуществления деятельности с реальными возможностями. В результате корректировки достигается материально-финансовая сбалансированность. Во-вторых, статьи финансового плана связаны со всеми экономическими показателями работы предприятия и увязаны с основными разделами предпринимательского плана: производством продукции и услуг, научно-техническим развитием, совершенствованием производства и управления, повышением эффективности производства, капитальным строительством, материально-техническим обеспечением, труда и кадров, прибыли и рентабельности, экономическим стимулированием. Таким образом, финансовое планирование оказывает воздействие на все стороны деятельности хозяйствующего субъёкта посредством выбора объектов финансирования, направление финансовых средств и способствует рациональному использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов.

Оценка финансового состояния может быть выполнена с различной степенью детализации, в зависимости от цели анализа, имеющейся информации и т.д.

Содержание и основная целевая установка финансового анализа - оценка финансового состояния и выявление возможности повышения эффективности функционирования хозяйствующего субъекта с помощью рациональной финансовой политики. Финансовое состояние хозяйствующего субъекта - это характеристика его финансовой конкурентоспособности (т.е. платежеспособности, кредитоспособности), использования финансовых ресурсов и капитала, выполнения обязательств перед государством и другими хозяйствующими субъектами.

В традиционном понимании финансовый анализ представляет собой метод оценки и прогнозирования финансового состояния малого предприятия на основе его бухгалтерской отчетности. Принято выделять два вида финансового анализа - внутренний и внешний. Внутренний анализ проводится работниками предприятия (финансовыми менеджерами). Внешний анализ проводится аналитиками, являющимися посторонними лицами для предприятия (например, аудиторами).

Анализ финансового состояния малого предприятия преследует несколько целей:

• определение финансового положения;

• выявление изменений в финансовом состоянии в пространственно-временном разрезе;

• выявление основных факторов, вызывающих изменения в финансовом состоянии;

• прогноз основных тенденций финансового состояния.

Финансовое состояние малого предприятия характеризуется системой показателей, отражающих наличие, размещение, использование финансовых ресурсов предприятия и всю производственно-хозяйственную деятельность предприятия.

Основной формой при анализе финансового состояния является баланс. Итог баланса даёт ориентировочную оценку суммы средств, находящихся в распоряжении предприятия. Исследовать структуру и динамику финансового состояния предприятия удобно при помощи сравнительного аналитического баланса.

1.3 Планирование и информационные системы

Функции планирования весьма разнообразны и достаточно сложны, как с точки зрения объема обработки информации, так и с точки зрения методологи. Сегодня мало у кого возникают сомнения в том, что эти функции могут быть обеспечены только при помощи современных информационных технологий. Но технология технологии - рознь, и вполне естественно, что разные «электронные» инструменты планирования обеспечивают разный уровень качества информации.

Часто для целей планирования используются обычные электронные таблицы. Это один из наиболее простых, доступных и популярных инструментов. Электронные таблицы незаменимы для учёта, они также могут принести пользу и для анализа, но расчёт и формирование плановых показателей становиться очень трудоёмким. Однако, по мере вовлечения в этот процесс все новых и новых подразделений, усложнения методологии и роста объема данных, электронные таблицы (как инструмент планирования) быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных рабочих мест при формировании плана, что увеличивает период подготовки планов.

Еще одна категория систем, используемых для планирования - корпоративные системы управления (ERP-системы). Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций. В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для планирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления.

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач планирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для планирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему планирования, экономист может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

Кроме того, специализированная система планирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы планирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, помимо «традиционных» способов (импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC-драйвер), можно организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета (через специальные адаптеры).

Нацеленность информационной системы на деятельность малого предприятия, требует реализации полного комплекса функций финансового планирования, при этом реализация методологий управления процессами должна быть упрощена и оптимизирована. При этом процесс должен быть централизованным и позволяющий руководителю малого предприятия оперировать планами для принятия оперативных управленческих решений.

Актуальность данного дипломного проекта заключается в разработке такой информационной системы способной реализовать задачи и функции финансового планирования с учётом особенностей малых предприятий. Существующее программное обеспечение на малых предприятиях не удовлетворяет требованиям, и не реализует алгоритмов финансового планирования в полном объёме.

1.4 Основные проблемы систем планирования на малых предприятиях

Как показывает практика, предприятия, имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. К сожалению, принимаемые руководством решения по развитию и организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носят интуитивный характер. Решение проблем, возникающих перед руководством, вызывает значительные затруднения, а для многих малых предприятий она стала почти неразрешимой проблемой.

Одной из основных причин является отсутствие на малом предприятии стратегии, финансово-экономических целей и критериев. Отсутствие у руководства четкого понимания целей, сложность ориентации в рыночных условиях, приводит к тому, что планирование отодвигается на второй план, неизбежно уступая место решению текущих дел. Кроме того, существующие форма и содержание плановой информации, а также оперативность предоставления часто не позволяют использовать ее для целей управления.

Нечеткие цели и отсутствие технологии планирования приводят к тому, что сотрудники планово-экономических и финансовых служб подготавливают документы, по которым затруднительно принимать оперативные решения по управлению финансами и экономикой предприятия.

Особенно следует подчеркнуть, что на многих малых предприятиях используется затратный механизм планирования, когда цена на готовую продукцию формируется на основе полной себестоимости и заданного процента рентабельности.

Подготовленная в плановом (финансовом) отделе информация часто не может быть оперативно сопоставлена с фактическими данными, а когда (много позже, например, через месяц), такая возможность появляется, проведение анализа уже становится не актуальным, поскольку корректирующие планы решения принимать слишком поздно.

Распространена ситуация, когда планово-экономический отдел (ПЭО) рассчитывает плановые данные на основе фактических данных по производству за аналогичные периоды в прошлом, при этом, как правило, теряется связь с планом продаж, который должен являться основой комплексного финансового плана предприятия.

Следует подчеркнуть, что основным недостатком работы многих ПЭО является отсутствие документов, предоставляющих руководству возможность оценить будущее состояние предприятия (например, через месяц), знать какими оборотными средствами оно будет располагать, принимать решения по их наиболее эффективному распределению. Необходимыми для этого документами являются: отчет о прибылях и убытках, плановый агрегированный баланс, план движения денежных средств.

Выходом из такого положения в условиях рынка является организации на малом предприятии системы финансового планирования. Прежде всего, именно финансовый план дает четкое понимание и возможность анализа различных вариантов достижения поставленных целей, с последующим выбором оптимального по заданным критериям (прибыль, поступления денежных средств, структура баланса и т.д.). Начав планировать, руководители, как правило, начинают более четко понимать свои цели, корректировать сводные планы. Точность планирования при этом повышается.

Планирование и контроль результата деятельности предприятия стали невозможными без формирования сводного плана как основного инструмента гибкого управления малым предприятием, обеспечивающего точной, полной и своевременной информацией высшее руководство. В плане предприятия находят свое отражение результаты планирования и контроля в виде плановых, ожидаемых и фактических данных и отклонение фактических показателей от плановых. С его помощью разрабатывается стратегия эффективного развития малого предприятия в условиях конкуренции и нестабильности, анализируется и контролируется работа предприятия. Поэтому сводный план служит важным инструментом руководства при разработке мероприятий по достижению целей предприятия.

План представляет собой, выраженные в конкретных показателях цели, альтернативы достижения целей, последствия возникновения альтернатив на цели, фактические результаты реализации управленческий решений, отклонения от запланированных результатов. Его так же можно определить как процесс принятия решений, с помощью которого предприятие оценивает целесообразность притока и оттока активов.

Выявление перечисленных трудностей, с которыми сталкиваются в процессе управления малые предприятия, позволяют смоделировать и спроектировать информационную систему финансового планирования, удовлетворяющую перечисленным выше требованиям.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

2.1 Критерии оценки информационных систем

Представим собирательный образ системы планирования, содержащей большинство функций и свойств различных систем. В сравнении с ней можно объективно определить достоинства, недостатки и особенности таких систем, представленных сегодня на российском рынке. Итак, рассмотрим элементы технологии планирования и подходы в их автоматизации с четырех позиций [2]:

• состав и свойства информационных объектов системы планирования;

• функциональность и алгоритмы системы;

• организация работы пользователей с системой;

• архитектура, платформа и средства интеграции.

Опишем подробные требования к каждой из этих позиций.

2.1.1 Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени детализации можно оперировать при выполнении работ по планированию.

1. Измерения планов статей. Планирование и анализ – как правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков, потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения статей должны характеризоваться соответствующими справочниками.

2. Статьи плана в разрезе перечисленных выше справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Их должно быть как минимум три: план доходов и расходов, план движения денежных средств, а также план активов и пассивов (баланс).

3. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений статей. Ее наличие в системе планирования является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения «табличного» представления информации, реализованной только в виде планов статей.

2.1.2 Функциональность и алгоритмы систем планирования

Алгоритмы системы планирования – это интеллектуальные автоматические калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений статей. Чем больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны - тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса планирования.

1. Алгоритмы планирования различаются по своему назначению:

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Обеспечивает на основании значения статьи за один временной промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие временные промежутки (например, месяц).

• Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности. При планировании «сверху – вниз» позволяет вычислять значение статьи для разных центров финансовой ответственности на основании целевого значения статьи.

• Применение статистических методов расчета для отражения в плане логики объемных операций, учет сезонных колебаний. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул.

• Расчет значений статей на основании значений других статей.

• Расчет значений статей по плановым документам и другой первичной информации.

• Обеспечение процесса планирования «от достигнутого» - перенос значений статей с предыдущего периода, как планового, так и фактического с использованием коэффициентов и без них.

• Моделирование «что если». Пересчёт исходного распределения значений статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

• Реализация технологии «скользящего плана», когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения плана.

• Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются таблицы разноски по статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения плана.

• Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по плановым документам и другой первичной информации. Он возможен только в системах с расширенным набором информационных объектов. Если сложности с получением первичной информации в системе планирования решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как при планировании, так и при фактическом учете.

• Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам. Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.

• Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае это консолидация планов центров финансовой ответственности вплоть до общего плана всей организации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по центрам финансовой ответственности в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

Как для аллокаций, так и для трансфертов в системе планирования должен присутствовать ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с принятыми на предприятии правилами:

• Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой в использовании механизм для пользователей.

• Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим при описании алгоритмов оперировать массовыми данными.

• Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать практически все требования методик планирования, однако неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по времени вычислениям.

• Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки зрения исполнения, однако его применение требует знания программирования.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения плана. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов планирования.

Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем планирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные, поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно проверить только на реальных объемах данных.

2.1.3 Организация работы пользователей с системой

Существует два принципиально разных подхода при автоматизации коллективной работы с планом:

• Файловая система планирования.

• Система планирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов необходимо учитывать территориальную распределенность предприятия.

1. Файловая система планирования. Одним из самых наглядных представителей систем с файловой организацией является система планирования, построенная с применением Excel. Каждый специалист, участвующий в процессе планирования работает со своей персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая организация работы с планами - проста и понятна. Однако слабой стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии участников планового процесса и высокие накладные расходы при выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в процессе планирования возможно только до момента передачи файлов участникам процесса, а интерактивное планирование, защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие, количество итераций при планировании существенно ограничивается объективно существующими временными рамками.

2. Система планирования с единой базой данных. Это более современный подход, чем файловая организация, поскольку он основывается на технологии «клиент-сервер». Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру планов и интерактивное взаимодействие участников планового процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой данных предполагает наличие в организации своего администратора.

3. Удобства в работе с системой. Это функциональность систем, направленная на обеспечение комфортного взаимодействия пользователей с системой и друг с другом.

• Лимиты, защищенные статьи. Возможность руководителям центров финансовой ответственности более высокого уровня финансовой структуры устанавливать значения статей для центров финансовой ответственности нижнего уровня, в рамках которых они могут выполнять планирование.

• Утверждение статей и планов. Эта функциональность позволяет фиксировать согласованные планы или значения отдельных статей с целью предотвращения их несанкционированного изменения.

• Примечания к статье. Своеобразный протокол комментариев к статье, который совместно ведут участники планового процесса при согласовании ее значения.

• Визуализация расхождений. Фильтрация или цветовое выделение критичных расхождений между планом и фактом. Эта возможность позволяет организовать оперативный (ежедневный) контроль расхождений, поскольку существенно экономит время при анализе отклонений.

• Контроль ошибок.

• Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана, как правило, достаточно наличие трех видов – «оптимистичный», «пессимистичный» и «оптимальный».

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах. Такая возможность позволяет устранить искусственные ограничения временных периодов при планировании значений статей, отражающих различные сферы деятельности предприятия.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) планов. Эта возможность наиболее эффективно решается в системах планирования с единой базой данных.

• Средства анализа планов. К ним относятся – «сверление данных», OLAP-анализ, ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д.

4. Секретность и безопасность данных. Планирование, являясь составной частью комплексной системы управления предприятием, предъявляет повышенные требования к секретности и безопасности данных. Помимо задач по сохранности данных, решаемых средствами СУБД или операционной системы, система планирования должна обеспечивать эффективное разделение доступа к системе для пользователей.

5. Типы пользователей и права доступа. Поскольку система финансового планирования, как правило, рассчитана на коллективную работу пользователей, то, несомненно, все они могут обладать различными ролями в этом процессе. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым на конкретном малом предприятии.

2.1.4 Архитектура, платформа и средства интеграции

Характеристика системы финансового планирования, интересная в первую очередь программистам и администраторам систем, при разработке дипломного проекта, может оказать существенное влияние на процесс выбора, поскольку она должна удовлетворять общей концепции автоматизации малого предприятия. В первую очередь с позиций автоматизации рассматриваются следующие вопросы:

1. Архитектура. Как указывалось выше, самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы, оказывающим при этом существенное влияние на саму технологию финансового планирования, является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии «клиент-сервер». Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.) Для систем с единой базой данных следует различать виды применяемых баз данных:

• Реляционная или многомерная база данных (БД). Многомерная БД может применяться не только в связи с необходимостью многомерного представления статей, но и с целью ускорения вычислений множества алгоритмов, применяемых при финансовом планировании.

• Наличие Хранилища данных предъявляет особые требования к построению базы данных системы финансового планирования. Как правило, Хранилище данных применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также использования этих данных при автоматизации учета исполнения планов.

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

• Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа «одна кнопка» для конечных пользователей.

• Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для реализации алгоритмов расчетов.

• Открытый API для программиста. Он важен для малых предприятий, ориентированных на существенное развитие системы собственными силами.

4. Средства интеграции с другими средствами автоматизации малого предприятия:

• Возможности по интеграции с офисными приложениями - Excel, Word, электронной почтой должны быть представлены на уровне современных технологий.

• Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия является признаком современной системы планирования.

Определив основные параметры, требования и характеристики автоматизированных систем финансового планирования, можно проанализировать существующие информационные системы наиболее известные на российском рынке. Насколько они приемлемы для малых предприятий и соответствуют ли предъявляемым требованиям.

2.2 Обзор существующих систем финансового планирования

Сегодня на рынке представлено много систем планирования как западных, так и российских производителей.

Большинство западных систем, представленных на Российском рынке, отличаются высоким технологическим уровнем, развитой функциональностью и гибкостью. Они позволяют работать с программой одновременно большому количеству сотрудников, в том числе, в удаленном режиме и обрабатывать большие объемы данных.

Зарубежные системы имеют высокую стоимость, как лицензий, так и внедрения. К условным недостаткам западных систем можно отнести неполную локализацию программ и пользовательской документации, сложность внесения изменений в настроенную систему, а также некую «технологическую громоздкость», обусловленную необходимостью поддержки многопользовательской работы со сложными моделями и большими объемами данных.

На основании вышесказанного такие системы можно рекомендовать крупным корпорациям, а также средним компаниям и холдингам, имеющим несколько направлений бизнеса, большую номенклатуру продукции, развитую филиальную сеть.

Российские системы вполне могут составить конкуренцию западным, как по функциональным возможностям, так и технологическому уровню, однако, уступают им по известности и опыту внедрения. Кроме того, большинство из них имеет некоторые специфические особенности, не позволяющие напрямую сравнивать их с зарубежными разработками.

Стоимость российских программ и их внедрения существенно ниже, чем у западных аналогов. Российские системы финансового планирования – Галактика, Инталев, Bplan, Контур Корпорация Бюджет.

2.2.1 Сравнительный анализ информационных систем

По определённым выше критериям проанализируем существующие информационные системы и определим способность внедрения таковых на малых предприятиях.

Галактика. Самая «доступная» из крупных систем. Программа имеет невысокий порог вхождения по стоимости лицензий, а также менее трудоемкое и сложное по сравнению с аналогами внедрение.

Галактика имеет наиболее развитый из всех представленных систем функционал для поддержки процесса управления планированием: связь со стратегическим планированием, поддержка многопользовательской работы, с использованием удаленного доступа через Web. Интеграция с внешними системами, с Excel, хорошо проработанные средства план/фактного анализа и анализа «что-если», механизмы финансовой логики, развитая поддержка многовалютности, проработанная система разграничения прав доступа и аудита работы системы.

Галактика удобна в использовании, а ее настройка не требует серьезных программистских знаний и в принципе может выполняться финансовыми и техническими специалистами заказчика после соответствующего обучения при консультационной поддержке поставщика системы. Графический интерфейс описания и интерпретации модели планирования, позволяющий наглядно проанализировать модель как единое целое и отследить все связи между объектами.

Развитые средства поддержки коллективной работы, в том числе через Web браузер. Система позволяет создавать различные шаблоны таблиц и отчетов для разных категорий пользователей. Схемы документооборота и регламенты можно просто рисовать с помощью мыши.

К недостаткам можно отнести достаточно сложную архитектуру системы, сложившуюся, по-видимому, в результате многолетнего развития и наращивания функциональности на одной и той же платформе.

Также недостатком является неудобная работа с плановыми статьями, которые представляют собой плоский список и не могут быть организованы в иерархическую структуру. В Галактике также отсутствуют средства поддержки, и документирования самого процесса планирования: нет возможности присваивать планам статусы (например, «в работе», «доступен для редактирования», «утвержден»), сложно определить, внесены ли в планы данные, тем или иным исполнителем. Не поддерживается технология «скользящего» планирования, которая реализована в большинстве систем этого класса. Также отсутствуют многие функции, облегчающие расчет плановых показателей: планирование от достигнутого с использованием трендов, средства разнесения данных плановых статей.

При всей своей «доступности» Галактика является серьезной и достаточно мощной системой, предназначенной для использования на крупных и средних предприятиях.

«Инталев». Это единственная из российских программ, использующая файл-серверную, а не клиент-серверную технологию, что является не самым передовым с технологической точки зрения решением, для систем данного класса.

Специализированной системой планирования из серии данного программного продукта можно назвать только «Инталев: Управление финансами». Однако эта программа давно не развивается и практически не продвигается. Она больше похожа на модуль оперативного планирования в системах управленческого учета (в этом качестве в данном случае выступает 1С).

Её основной отличительной особенностью является планирование на основе проводок. То есть в системах используется транзакционный подход (регистрация операций), присущий учетным системам.

«Инталев: Управление финансами» является чисто коробочным продуктом, обладающим минимальной гибкостью и настраиваемостью, и представляет собой готовое решение за небольшие деньги.

«Инталев» также не претендует на лидерство и по функционалу. В «Инталев» хорошо проработан и обкатан базовый функционал для создания планов и отчетов. Кроме того, система позволяет вносить изменения в финансовую модель в процессе планирования, что не присуще большинству западных разработок. Программа относительно проста в освоении и использовании.

Тесная интеграция с 1С. Если на предприятии уже используется данная учетная система, использование продукта для планирования на той же технологической платформе существенно облегчит его внедрение, обеспечит связь планирования с учетом, и позволит исключить двойной ввод данных. Интеграция с учетной системой позволяет автоматически в оперативном режиме контролировать фактическое исполнение плана по факту проведения платежных операций в бухгалтерской системе.

В системе реализован Платежный календарь, позволяющий в удобной форме планировать график платежей и поступлений с любой периодичностью (вплоть до ежедневных).

В «Инталев» отсутствуют средства многомерного анализа данных с использованием технологий OLAP, для решения этой задачи требуется приобретение специализированного приложения «Инталев». Затруднена интеграция с внешними источниками данных. Несмотря на то, что «Инталев» больше других западных систем распространена в России и позиционируется как решение для крупных предприятий, технологические ограничения системы и ее невысокая мощность делают затруднительным использование «Инталев» на больших предприятиях со сложной структурой планов и большими объемами данных. Используемая технология фактически не позволяет реализовать в системах полноценное планирование. Требуется значительная детализация при формировании бюджетов, так как планирование ведется от платежных операций.

Кроме того, «бухгалтерская идеология» программы представляет дополнительные трудности в работе с системами для персонала, не знакомого с этой спецификой.

Эта информационная система приемлема для предприятий с несложной финансовой структурой, для которых важна престижность и известность марки используемого программного обеспечения.

BPlan. Это единственная российская разработка, которая может равноправно конкурировать с зарубежными системами. Имеет минимальную стоимость из всех представленных в обзоре систем и максимальную доступность в освоении и внедрении. Очень развитый функционал для построения системы планов и расчета плановых показателей. По этому критерию BPlan, пожалуй, превосходит большинство западных аналогов.

Удобные средства графического отображения плановой модели и взаимосвязей бюджетов. В полной мере поддерживается всесторонний анализ данных, как с помощью технологии drill-down («сверление» данных по иерархии), так и «по связям» между планами.

Простота и удобство работы, приятный интерфейс. Возможность самостоятельно, без привлечения технических специалистов, моделировать систему планов, осуществлять планирование с использованием формул и механизмов разнесения, консолидации и агрегации, а также анализировать данные на базе OLAP-технологий. Уникальное сочетание простоты и гибкости с полноценным базовым функционалом, присущим развитым системам планирования.

BPlan прост в освоении, очень удобен в работе и доступен для самостоятельного внедрения при условии хорошего понимания специалистами заказчика процесса планирования и прохождения базового обучения по системе.

Присутствует некоторая техническая не доработанность: это касается организации хранения элементов плановой модели, поддержки многопользовательской работы, интеграции с внешними источниками. Не «вычищен» интерфейс. Отсутствует удаленный доступ через Web. BPlan имеет ограниченные средства обмена данными с внешними приложениями и может интегрироваться только с Excel.

BPlan подходит как средним, так и крупным компаниям. Единственным противопоказанием могут служить повышенные требования к производительности системы и уровню технической реализации, а также к поддержке многопользовательской работы.

Контур Корпорация. Особенностью этой системы является то, что до недавнего времени она была ориентирована на поддержку планирования в банковской сфере. Но вышла версия для корпораций, в которой, однако, реализован пока не весь функционал (в частности, из трех основных планов формируется только План движения денежных средств) и система не обкатана на этом сегменте.

Реализован высокий технологический уровень системы на основе Хранилища данных. В Хранилище может быть собрана вся информация, необходимая для планирования. Для расчета значений бюджетных статей можно использовать бюджетные документы, заявки, договора, счета и пр. Для расчета фактического исполнения планов можно использовать собранные в Хранилище данные управленческого учета, в котором собирается информация из самых различных источников данных, использующихся на предприятии.

Хорошие средства контроля исполнения планов: данные об исполнении плана можно рассчитывать по формулам, вводить вручную в специальном интерфейсе системы, а также брать из Хранилища. В режиме контроля исполнения можно посмотреть пояснения по статьям об исполнении плана.

В Контур Корпорация очень мало преднастроенных функций для поддержки процесса планирования на предприятиях небанковской сферы. И хотя нет технических ограничений для их реализации, для этого потребуется достаточно большой объем программирования.

Контур Корпорация находится вне конкуренции на банковском сегменте и, возможно, скоро будет очень хорошим решением для холдинговых структур, особенно использующих различные учетные системы и базы данных в разных подразделениях.

Для наглядного представления сравнительный анализ описанных систем планирования сведён в табл. 2.1.

Сравнительный анализ систем финансового планирования

Таблица 2.1

Наименование

Российские системы

Разрабаты

ваемая система

«Галактика»

«Инталёв»

BPlan

Контур Корпорация

Поддержка много

пользовательской коллективной работы

Поддерживает

Отсутствует

Плохо организована

Поддерживает

Поддер

живает

Функциональность системы

Хорошо развита

Хорошо проработан только базовый функционал

Очень развита

Высокий технологический уровень

Высокий уровень поддержки процесса

Плани

рования

Затраты

на внедрение

и сопровождение

Большие

Средние

Средние

Большие

Небольшие

Область применения

Средние, крупные предприятия

Средние, крупные предприятия

Средние

Крупные финансовые компании

Средние, крупные предприятия

Используемая архитектура

«Клиент-сервер»

Файл-серверная

архитектура

«Клиент-север»

«Клиент-север»

Трех

уровневая архитектура

«клиент-сервер»

Иерархическая структура

для работы

со статьями

Поддерживает

Отсутствует

Частично

Поддер

живает

Хорошо развита

Поддержка многомерного анализа

данных (OLAP)

Отсутствует

Поддерживает

Поддерживает

Частично поддер

живает

Поддер

живает

Наличие удаленного доступа через Web

Да

Нет

Нет

Нет

Да

Требования к производительности клиентской

части

Высокие

Средние

Высокие

Средние

Низкие

2.2.2 Обоснование выбора

Исходя из вышеперечисленных характеристик, можно сделать следующие выводы:

• Контур Корпорация Бюджет обеспечивает взаимосвязь данных бухгалтерского и управленческого учета. В едином Хранилище системы можно собирать первичные бухгалтерские данные (счета, документы с проводками по счетам и др.) со всех рабочих мест и использовать их для решения задач управленческого учета, в частности, для расчета фактического исполнения планов и показателей финансового результата. Таким образом, система рассчитана на большие корпорации и только для таких предприятий способна полнофункционально реализовывать функциональные элементы финансового планирования. Перенастройка под малые предприятия, является достаточно трудоёмким процессом, и затраченные средства требуют большого срока окупаемости.

• Галактика относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования. Система представляет собой комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета фактического исполнения, управленческого анализа и отчетности. Система подходит для организаций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий. И для малых предприятий необходимо приобретать сокращённую версию, которая из-за этого не реализует всех требуемых функций планирования и управления финансовыми потоками.

• «Инталёв» – одна из самых ранних, хорошо известных и широко распространенных систем планирования. Наиболее успешно может быть применена в комплексе с остальными программными продуктами «Инталёв» и программными продуктами серии «1С». Система может рассматриваться как инструментальное средство для реализации на ее основе различных методик планирования. Слабая гибкость не позволяет настроить систему на малом предприятии в полном объёме, так как утрачивается целостность и как следствие надёжность.

• BPlan является относительно новым продуктом, представленным на российском рынке. Обладая хорошо развитым функционалом, BPlan позволяет строить систему планов и отчетов и рассчитывать плановые показатели. В полной мере поддерживается всесторонний анализ данных, формирование согласованных бюджетов и подготовку необходимой управленческой отчетности в рамках одного интегрированного приложения. Но в системе слабо организована многопользовательская деятельность, что имеет большое значение.

На основании сравнения и анализа вышеперечисленных систем необходимо смоделировать и спроектировать информационную систему финансового планирования, нацеленную на малые предприятия, которая должна полностью отвечать современным требованиям к информационным системам и при этом содержать элементы, присущие системам вышеперечисленных разработчиков.

2.3 Определение требований к разрабатываемой системе

В соответствии с особенностями организации малого предприятия необходимо определить методологию финансового планирования. Исходя из описанных в разделе 1 проблем, с которыми сталкиваются малые предприятия, необходимо разработать модель информационной системы способной решать выявленные проблемы.

2.3.1 Требования к методике

Процесс финансового планирования на малом предприятии состоит из нескольких этапов. На первом этапе происходит анализ финансовых показателей за предыдущий период. Для этого используют информацию из основных финансовых отчетов предприятия: бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении денежных средств. Эти документы имеют важное значение для финансового планирования, так как содержат данные для анализа и расчета финансовых показателей деятельности малого предприятия, а также служат основой для составления прогноза.

На втором этапе происходит составление основных прогнозных документов, таких как прогноз баланса, отчета о прибылях и убытках, движения денежных средств, которые относятся к перспективным финансовым планам и включаются в структуру научно-обоснованного бизнес-плана предприятия.

На третьем этапе происходит уточнение и конкретизация показателей прогнозных финансовых документов посредством составления текущих финансовых планов.

На четвертом этапе осуществляется оперативное финансовое планирование.

Завершается процесс финансового планирования практическим внедрением планов и контролем за их выполнением.

В задачи финансового управления малого предприятия входит нахождение оптимального соотношения между краткосрочными и долгосрочными целями развития предприятия и принимаемыми решениями в рамках финансового управления. Например, малое предприятие может отказываться от вложений в обновление основного капитала ради получения высоких текущих прибылей, но впоследствии это отразиться на конкурентоспособности ее продукции и приведет к снижению рентабельности производства, а значит к ухудшению положения предприятия на рынке.

В долгосрочном финансовом управлении, прежде всего, учитываются факторы риска и неопределенности. В конечном итоге, главное в финансовом управлении малым предприятием – принятие решений по обеспечению наиболее эффективного движения финансовых ресурсов между предприятием и источниками его финансирования, как внешними, так и внутренними.

Управление потоком финансовых ресурсов, выраженных в денежных средствах, является центральным вопросом в финансовом управлении малым предприятием.

При проведении финансового анализа деятельности малого предприятия необходимо также учитывать динамику показателей его финансовой устойчивости, так как прочность финансов малого предприятия выступает как критерий его рыночной позиции. Залог выживаемости предприятия - его стабильность. Чтобы предприятие могло эффективно действовать на рынке и развиваться, ему, прежде всего, нужна устойчивость денежной выручки, достаточной для расплаты с поставщиками, кредиторами, работниками, местными органами власти, государством. После всех расчетов и выполнения обязательств необходима еще и прибыль, объем которой должен быть, по крайней мере, не ниже запланированного.

2.3.2 Требования к архитектуре и структуре информационной системы

В современных автоматизированных системах появились тенденции, которые можно охарактеризовать как совместная работа с источником данных, то есть когда вся работа людей проходит взаимосвязано и практически не требует бумажной документации, это привело к появлению общего информационного пространства предприятия.

Для малых предприятий оптимальной является двухуровневая структура, которая позволяет организовать работу пользователей даже удалённо, посредством Web-технологий. Двухуровневая архитектура представляет собой связку Клиент - Канал связи – Сервер. Такая связь обусловлена тем, что на Клиенте присутствует не только интерфейс для работы пользователя, но и функциональная логика системы.

Информационная система финансового планирования для малого предприятия должна быть реализована с единой базой данных, основываясь на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру планов и интерактивное взаимодействие пользователей системы.

В качестве БД можно использовать реляционную или многомерную модель, причем последняя применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления статей планов, но и с целью ускорения вычислений. Вариант с хранилищем данных предъявляет особые требования к построению БД и применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также для автоматизации контроля исполнения планов.

Таким образом, разрабатываемая система финансового планирования, должна представлять собой многопользовательское приложение, обладающее развитым пользовательским интерфейсом, и выполненное с использованием 2-х уровневой архитектуры. Преимущества такого подхода к разработке системы заключаются в следующем. Это позволит выполнять восходящее и нисходящее прогнозирование, обеспечить ввод текущих данных в реальном времени, в результате некоторых событий или изменений ситуации. Интерфейс, должен быть ориентирован на пользователей системы, позволяющий сотрудникам финансовых и операционных отделов, вне зависимости от того, насколько редко им приходится пользоваться системой, могли легко проводить полные, аккуратные и хорошо документированные плановые операции. Необходимо предусмотреть в разработке дипломного проекта использование Internet-Intranet технологий, которые позволят пользователям одинаково хорошо работать как в пределах предприятия, так и удаленно, используя Internet.

3. РАЗРАБОТКА ОБОБЩЁННОЙ МОДЕЛИ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Для моделирования системы опишем основную организационную и функциональную структуру финансового планирования на малом предприятии. Выявление функциональных подсистем позволит представить модель в наглядном и удобочитаемом виде с помощью инструментального средства BPWin.

Финансовый план малого предприятия взаимосвязан с другими аспектами планирования хозяйственной деятельности предприятия. К ним относятся планы по сбыту продукции, по сырью и материалам, по производству, по рекламе, по капиталовложениям, по привлечению ( возврату) денежных средств, по распределению доходов, а также расходные сметы.

Непосредственной основой финансового плана являются прогнозные расчеты по реализации продукции потребителю или план сбыта ее, исходя из заказов, прогнозов спроса на продукцию и товары, уровни продажных цен на них, других факторов рыночной конъюнктуры. На основе показателей сбыта рассчитываются объемы производства, затраты по изготовлению продукции, проведению работ и оказанию услуг, а также прибыль и другие показатели.

Назначение финансового плана предприятия, с одной стороны - прогноз среднесрочной финансовой перспективы, а с другой - определение текущих доходов и расходов предприятия. Финансовый план составляется предприятием на год с распределением по кварталам. В нем находят отражение доходы и расходы по статьям и пропорции в распределении средств. Следует отметить, что в рамках годового и квартального финансовых планов не проявляется влияние внутримесячных отклонений от планов деятельности малого предприятия, оказывающих влияние на финансовое состояние предприятия в течение месяца, что чаще случается в течении первой половины месяца, когда предприятие обычно испытывает сбои в связи с недопоступлением в течение договорных сроков материально-технических ресурсов.

Помимо баланса доходов и расходов финансовый план содержит расчеты ряда основополагающих показателей: прибыли от деятельности, амортизационных отчислений на восстановление основных фондов, поступлений средств в порядке долгосрочного и среднесрочного кредитования, процентов банков по кредитам, финансовых результатов от других видов деятельности.

Финансовое планирование, в зависимости от содержания назначения и задач, можно классифицировать на перспективное, текущее (годовое) и оперативное.

Задачей финансового управления малого предприятия является выработка и практическое применение методов, средств и инструментов для достижения целей деятельности предприятия в целом или его отдельных производственно-хозяйственных центров - центров прибыли. При этом достигаются следующие цели: максимизация прибыли, достижение устойчивой нормы прибыли в плановом периоде, увеличение доходов предприятия. В конечном итоге все эти цели ориентированы на повышение доходов владельцев предприятий.

Для малого предприятия очень важны решения по выбору источников финансирования.

Необходимо разработать и реализовать политику оптимального сочетания собственных и заемных средств для обеспечения наиболее эффективного функционирования предприятия, разработать и реализовать политику привлечения капитала на наиболее выгодных условиях и разработать оптимальную дивидендную политику.

Финансовая отчетность – важный инструмент финансового управления.

Основными формами финансовой отчетности являются: бухгалтерский баланс, отчет о прибыли, отчет об изменениях в финансовом положении и отчет о движении денежных средств, а также примечания к отчетности.

Важнейшие виды анализа для целей финансового управления – изучение отчетности, горизонтальный, вертикальный, трендовый анализ отчетности, а также анализ финансовых коэффициентов.

Главные коэффициенты отчетности, используемые в финансовом управлении:

• коэффициенты ликвидности: коэффициент текущей ликвидности, коэффициент срочной ликвидности и чистые оборотные средства;

• коэффициенты деловой активности (эффективности использования ресурсов): оборачиваемость активов, оборачиваемость дебиторской задолженности, оборачиваемость собственного капитала;

• коэффициенты рентабельности: рентабельность всех активов предприятия, рентабельность реализации, рентабельность собственного капитала;

• коэффициенты структуры капитала: коэффициент собственности, коэффициент финансовой зависимости, коэффициент защищенности кредиторов.

Важным инструментом финансового менеджмента является не только анализ уровня и динамики данных коэффициентов в сравнении с определенной базой, но и определение оптимальных пропорций между ними с целью разработки наиболее конкурентоспособной финансовой стратегии.

Анализ денежного оборота малого предприятия должен быть основан на полной и достоверной информации, отражаемой в финансовой отчетности, часть из которой является обязательной, а часть используется для успешной организации деятельности финансового менеджера.

Важнейшие составляющие анализа денежного оборота малого предприятия – анализ оборота основных средств, оборотных средств и финансовых результатов.

3.1 Методология финансового планирования

Формирование плана – это процесс, формирования финансовых показателей деятельности предприятия, оформленных в основные операционные и бюджетные документы (см. рис. 3.1). Процесс формирования условно делится на две составные части:

• подготовка операционного бюджета;

• подготовка основных бюджетных документов.

Рекомендуется иметь на предприятии стандарты по составлению планов, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков.

Основное различие между планами и стандартами заключается в том, что стандарт – это показатель на единицу продукции (например, проектные затраты на единицу продукции). Использование стандартов помогает построить бюджет, оценить выполнение, проанализировать и способствовать принятию правильного решения. Когда работа выполнена, фактические данные сравниваются со стандартом для выявления отклонений. Эта обратная связь помогает совершенствованию норм. Реально выполняемые стандарты – это стандарты, которые могут быть достигнуты при неблагоприятных производственных условиях. Это трудно, но возможно, как показывает практика. Реально выполняемые стандарты меньше идеальных, так как в них предусматриваются нормы естественной убыли, простои, поломки оборудования и другое.

Техника составления плана предусматривает 9-11 шагов, последовательность формирования плана определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования планов из одиннадцати последовательных шагов (см. рис. 3.1.).

Рис. 3.1. Процесс формирования основного плана

Составление плана продаж – первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие планы. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов. План продаж должен отражать квартальный или месячный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях. Цены на продукцию должны планироваться с учетом ожидаемой инфляции. План продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потока денежных средств.

Расчет коммерческих расходов должен соотносится с объемом продаж. Он производится по группам расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, географию сбыта, вид торговли (реализации).

План производства – представляет собой план выпуска продукции в натуральных показателях, составляется исходя из плана продаж. При его составлении необходимо учитывать производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, величину внешних закупок и др.

План производственных запасов – включает информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного плана: прогноза о прибылях и убытках – в частности подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции; прогноза балансового отчета – в части подготовки данных по оборотным средствам (сырье, материалы и др.) на конец планируемого периода.

План прямых затрат на материалы – формируется исходя из объема закупок сырья и материалов, из ожидаемого объема их использования и предполагаемого уровня запасов.

План прямых затрат на оплату труда – зависит от вида продукции, трудоемкости изготовления и расценок на оплату труда за один час работы. На предприятиях, где существуют разные формы оплаты труда, выделяют финансовую и сдельную части оплаты труда.

План общепроизводственных накладных расходов – включает все затраты, связанные с производством продукции, за исключением затрат на материалы и прямых затрат на оплату труда. Управленческие расходы – это все расходы не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия. План управленческих расходов включает в себя затраты на содержание управленческих отделов (отдел кадров, АСУ, юридический отдел, плановый отдел и т.д.), освещение, отопление офисов, сооружений производственного назначения, услуг связи и т.п.

Отчет (прогноз) о прибылях и убытках – первый из итоговых документов основного плана, показывающий, какой доход должно заработать предприятие и какие затраты понести.

Балансовый отчет (прогнозный) показывает, какими средствами финансирования предприятие обладает, как они используются, и характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату. Для прогноза баланса используется величина нормативных оборотных средств (сырье, материалы, незавершенное производство и запасы готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов. Пассивная часть баланса формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов. Расхождения в прогнозах активной и пассивной частей баланса дает представление о недостатке (избытке) финансирования.

Составление плана потоков денежных средств – один из самых важных и сложных шагов в планировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) планы и в первую очередь прогноз объема продаж. Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской задолженности, расходы (оттоки денежных средств) – с учетом изменений в кредиторской задолженности.

Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой). В расчетах может использоваться как прямой метод, так и косвенный метод. Обычно план потока денежных средств составляется на год или полгода вперед с разбивкой по месяцам. В реальной практике нередки случаи определения понедельных (на неделю вперед) бюджетов потока денежных средств.

Анализ и контроль выполнения планов. Контроль – продолжение планирования, сопровождающее процесс реализации планов. Контроль в экономическом смысле – это наблюдение и управление, но поскольку эффективное управление и наблюдение невозможны без постановки целей и планирования мероприятий по реализации этих целей, то контроль содержит комплекс задач по планированию, регулированию и наблюдению. Задачи контроля состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации ориентировать руководство на принятие решений и необходимых действий.

Контроль – это инструмент для руководства предприятием, охватывающий всю деятельность и обеспечивающий достижение цели, намеченной перспективными планами. Контроль предполагает достаточную, оперативную и надежную информацию об исполнении бюджета предприятия в части как доходов, так и расходов, анализ выявленных отклонений от запланированных показателей.

Контроль за исполнения плана предприятия осуществляется посредством сопоставления плановых показателей с фактическими на протяжении всего финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых значений показателей являются данные принятого бюджета. Для выявления отклонений фактических показателей от запланированных в бюджете на предприятии осуществляется оперативный и периодический контроль финансово-хозяйственной деятельности.

Оперативный контроль достигается посредством запроса необходимой информации от подразделений предприятия и направлен на скорейшее выявление изменений жизненно важных показателей деятельности предприятия (объем реализации, прибыль).

Оперативный контроль осуществляется на основе ежемесячных планов доходов и расходов, которые разрабатываются на основе утвержденного бюджета предприятия на год с конкретизацией основных статей.

В ежемесячном плане доходов и расходов уточняются как доходная, так и расходная части исходя из информации, поступившей от подразделений предприятия на последнее число, и устанавливается баланс этих частей. Методика его формирования аналогична методике формирования плана. Ежемесячный план разрабатывается за 1 – 2 дня до начала планируемого месяца и утверждается директором предприятия. Утверждение плана доходов и расходов – основание для осуществления платежей и обязательств для всех служб предприятия. Ежедневный контроль за исполнением плана доходов – расходов ведется по данным финансовой службы, представленным в информационном массиве, посредством которого оперативно доводятся сведения до руководителей предприятия о фактическом финансовом состоянии на текущую дату.

В течение месяца отслеживается выполнение плановых заданий (лимитов) по статьям доходов и расходов с расчетом отклонений. При невыполнении доходной части плана особое внимание уделяется очередности расходов: своевременному внесению платежей в план, во внебюджетные фонды, погашению банковских ссуд и процентов по ним, оплате энергоносителей, выплате заработной платы.

Для эффективного управления ежеквартально составляется прогноз выполнения плана малого предприятия, чтобы информировать руководство в течение финансового года о том, какое воздействие на ключевые показатели оказывают последние события, не предусмотренные планом.

При необходимости руководство предприятия принимает решение о корректировке годового плана предприятия по статьям в соответствии с создавшейся ситуацией.

Руководители малого предприятия при оценке результатов и совершенствовании процесса производства используют анализ отклонений фактических результатов (издержек) от нормативных. Контроль и корректировка исполнения планов могут осуществляются с использованием методики многоуровневого анализа отклонений.

3.2 Моделирование функциональной структуры планирования инструментальным средством BPWin

Моделирование системы выполнено с помощью CASE-средства BPWin. Данный инструментарий позволяет в удобочитаемом виде представить процесс функционирования планирования (см. прил. 1), а также реализации этих функций в автоматизированном виде (см. прил. 2).

Состав функциональных объектов характеризуют информационную мощность системы – определяют, какими понятиями можно оперировать при выполнении работ по планированию. Существует ряд функциональных требований, которые должны быть отражены в процессе планирования, исполнения и анализа контрольных показателей финансовой деятельности малого предприятия. Организация планирования в пошаговом режиме выглядит следующим образом:

1. Сообщение о начале планирования.

2. Центрами финансовой ответственности формируются предварительные контрольные показатели деятельности малого предприятия.

3. Внесение предварительных показателей в соответствующий проект планов.

4. Согласование и утверждение проектов планов руководителями малого предприятия.

5. На основе утвержденных проектов формирование планов, с полным расчетом нормативных показателей.

6. Контроль согласованности плановых статей.

7. Предоставление планов на исполнение сотрудникам согласно функциональной принадлежности.

8. Реализация корректировок (при необходимости) контрольных показателей планов в течении планового периода. Повторное рассмотрение и утверждение откорректированных показателей.

9. Осуществление контроля выполнения плановых контрольных показателей.

10. Формирование отчетных форм выполнения планов по видам деятельности.

11. Анализ финансово-экономических показателей, сравнение нормативных и фактически полученных данных.

В центре всех перечисленных этапов находится финансовый план, который является неотъемлемой частью бизнес планирования предприятия. Он призван обобщить материалы, изложенные в описательной части планирования для того чтобы представить их в стоимостном выражении. В данном случае необходимо подготовить сразу несколько стандартных для мировой практики документов:

• Прогноз объема реализации.

• Производственный план.

• План доходов и расходов (сметы прямых затрат на материалы, на оплату труда, общезаводских накладных расходов, торговых и административных расходов).

• Баланс денежных поступлений и выплат.

• План по источникам и использованию средств.

• Сводный балансовый план активов и пассивов предприятия.

• Анализ безубыточности.

• Стратегия финансирования.

3.3 Формальное описание функциональной модели

Финансовые ресурсы малого предприятия - это часть денежных средств в форме доходов и внешних поступлений, предназначенных для выполнения финансовых обязательств и осуществления затрат по обеспечению расширенного воспроизводства.

Вся информация о документообороте предприятия представлена в виде набора диаграмм стандарта IDEF0. Системе соответствует набор диаграмм, которые иллюстрируют процессы, протекающие на малом предприятии, взаимосвязь отдельных структурных элементов.

При разработке модели методики финансового планирования, входящего в состав предприятия использовалась информация, систематизированная в пункте 3.1. Таким образом, функциональная структура, полученная в результате анализа, содержит представление, на основе собранной информации, о процессах, протекающих на малом предприятии, и может не содержать глубоко детализованной и корректной информации в связи с продолжающимися изменениями в структуре.

Рассмотрим модель методологии финансового планирования. Диаграммы связаны иерархически, т.е. например, диаграмма, показывающая взаимодействие функций управления и организации планирования, может быть детализирована на несколько подчиненных диаграмм, на которых отражается процессы входящие в реализацию этих функций. Диаграмма функции, в свою очередь, может быть декомпозирована до уровня отдельных элементарных операций.

Диаграммы пронумерованы последовательно: самый верхний уровень (контекстная диаграмма) обозначается А0. Следующий уровень декомпозиции А1 – Аn, где n – число функций или блоков. При детализации функции на составные части диаграмма получает свой номер, получаемый из номера родительской плюс порядковый номер на текущем уровне, например, А2.3, что означает - третий блок во второй диаграмме. Таким образом, получается набор взаимосвязанных диаграмм, отражающий все процессы, происходящие в отделе (см. прил. 1).

Для полного отражения этих процессов диаграммы построены для всех уровней организации: планирование, контроль, анализ. Отдельные структурные элементы отображены на диаграммах в виде прямоугольников, которые характеризуют выполняемые ими функции и связаны между собой стрелками, отражающими информационные связи между ними.

Для удобства чтения диаграмм, при их формировании, производилось объединение структурных элементов по функциональному признаку. Например, при переходе от корневой (контекстной диаграммы, см. рис. 3.1.), которая характеризует основную функцию в целом, к уровню процессов и т.д.

Рис. 3.1. Контекстная диаграмма

Аналогично происходит объединение информационных потоков, отражающий документооборот планирования. Документы объединяются по типам документов, или их смысловой нагрузке. Таким образом, название связи «приказ» может содержать в себе различные типы приказов, указаний. Каждая стрелка это информационная связь, позволяющая проследить процесс функционирования любого процесса в целом.

После описания планирования в целом производится его декомпозиция по функциям. Диаграмма декомпозиции планирования состоит из трёх основных функций, соответствующих функциям выполняемых в процессе организации планирования (см. рис. 3.2.).

Рис. 3.2. Диаграмма декомпозиции основной функции.

При этом входящие и управляющие информационные потоки, ресурсы разделяются между собой в зависимости от функций, для выполнения которых они предназначены. Исходящие данные также разбиваются по функциям.

После описания общей структуры происходит подробное описание работы каждой функции, например «Организации планирования». Декомпозиция позволяет полностью отразить организацию функционирования финансового планирования. На диаграмме декомпозиции происходит детализация функции, которая разбивается на подфункции, при этом происходит более подробное разделение входных, выходных, управляющих потоков данных по этим функциям, вплоть до разделения потоков до отдельных документов (см. рис. 3.3).

Рис. 3.3. Диаграмма декомпозиции «Организации планирования».

На диаграмме декомпозиции «Организации анализа планирования» представляется алгоритм составления аналитических данных, для использования, как управляющих, так и планирующих деятельностях (см. рис. 3.4.).

Как дополнение к моделям для более наглядного отображения текущих операций документооборота на нижнем уровне использовали диаграммы потоков данных (DFD), основанные на нотации Гейна-Сарсона. Модель содержит потоки данных, выполняющиеся системой процессы, хранилища данных, и внешние сущности. Она описывает физические характеристики системы - движение объектов, хранение объектов, поставка и распространение объектов. Стрелки в данной модели показывают как объекты, включая данные, двигаются от одной работы к другой.

Рис. 3.4. Диаграмма «Организации анализа планирования».

Разработанная модель позволяет перейти к моделированию информационного содержания методологической организации финансового планирования. Данные, которые должны храниться и предоставляться пользователю, необходимо обозначить и разработать такую структуру, отвечающую требованиям нормализации баз данных.

4. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

4.1 Определение типов и структур информационного наполнения базы данных

Перед построением модели данных необходимо полностью определить сущности и атрибуты. Основываясь на документах, входящих в документооборот финансовой деятельности малого предприятия, определяем сущности.

В базе данных системы финансового планирования на основании функций выделяются таблицы, которые можно разделить на два типа:

1. Таблицы с фактическими данными.

2. Системные таблицы.

В таблицах фактических данных хранятся непосредственно значения плановых показателей. Так же к фактическим таблицам относятся и справочники.

Системные таблицы необходимы для функционирования различных подсистем, которые были описаны ранее. Выделим, таблицы с фактическими данными, которые получили название справочных.

Таблица TS_PLAN представляет собой справочник планов, основная ее функция это хранение данных о текущих планах.

Справочник статей TS_STAT необходим для хранения текущих данных о статьях. Одной из особенностей данного справочника является то, что он имеет иерархическую структуру. Это связано с тем, что статьи разделяются на уровни. К примеру, при анализе плановых показателей по статьям, данные дочерних статей будут браться из таблиц базы данных, в то время как значение родительских статей будут вычисляться по значениям дочерних статей. Иерархия так же необходима для визуального отображения статей в приложениях.

Таблицы TDEBZAD и TKREDZAD используются в системе для хранения плановых показателей по дебиторской и кредиторской задолженности.

Таблицы фактических данных TKREDFAKT и TKREDZADFAKT тоже достаточно похожи на предыдущие таблицы TDEBZAD и TKREDZAD, но с одним отличаем – фактические данные не разбиваются на базовые, оптимистические и пессимистические.

Справочник TS_TIME необходим для наглядного представления данных хранящихся в таблицах TKREDFAKT, TKREDZADFAKT, TDEBZAD, TKREDZAD. Дело в том, что данные о месяце в этих таблицах хранятся в числовом формате, а для удобства пользования эти данные необходимо преобразовать.

Рабочие таблицы необходимы для хранения данных текущего планирования или учёта фактически полученных данных. Также необходимо хранить информацию о центрах финансовой ответственности, которые в малом предприятии представляют отдельные автоматизированные рабочие места. В системе циркулируют данные о производительности каждой мощности предприятия, их характеристик, в виде личных данных, адресов, кодов, показателей и т.д.

4.2 Логическая структура данных планирования

После создания всех сущностей и атрибутов, необходимых для описания всего документооборота начинается разработка логической модели базы данных. Внесение сущностей и их атрибутов в логическую модель осуществляется путем импорта данных из BPwin в Erwin. Сущности и их атрибуты, определенные в BPwin переместятся в логическую модель в ERwin. Импортированные сущности не имеют первичного ключа и не связаны друг с другом. Назначение атрибутов первичным ключом и связывание сущностей осуществляется только средствами Erwin, т. е. сущности и атрибуты, созданные в BPwin и затем импортированные в Erwin, рассматривают как заготовку для создания полноценной модели данных, а не как готовую модель (см. рис. 4.1).

TWORKORDER

FC_NUMDOC

FD_DATE

FC_FAM

FC_NAME

FC_OTCH

FN_TAB_NUM

FC_OTDEL_NAME

FC_DOLGNOST

FC_OSNOVANIE

FC_DIR_FAM

FN_SALARY

FC_DOSTUP

FC_PLAN

FC_FAKT

FC_OLD_OTD_NAME

FC_NEW_OTD_NAME

FC_OLD_DOLG_NAME

FC_NEW_DOLG_NAME

TPLAN

FK_PLANID

FN_NUM

FC_KOD

FC_NAME

FN_MONFH

FC_YEAR

FN_QVART

TTOVAR

FK_TOVARID

FC_NAME

FC_IZMER

FN_KOLV

FN_SINA

FC_KONAG

Рис. 4.1. Модель данных после импорта сущностей и атрибутов

Далее заносится описание и комментарии сущности. Каждая сущность должна быть полностью определена с помощью текстового описания.

После описания сущностей и атрибутов производится связка сущностей. На логическом уровне можно установить идентифицирующую связь один ко многим, связь многие ко многим и неидентифицирующую связь один ко многим.

При установлении идентифицирующей связи атрибуты первичного ключа родительской сущности автоматически переносятся в состав первичного ключа дочерней сущности (миграция атрибутов). В дочерней сущности они помечаются как внешний ключ - (FK). При установлении неидентифицирующей связи дочерняя сущность остается независимой, а атрибуты первичного ключа родительской сущности мигрируют в состав неключевых компонентов родительской сущности.

В результате выполнения этих действий получаем ненормализованную логическую модель данных (см. рис. 4.2).

Далее необходимо нормализовать модель данных. В результате проведения нормализации создадим структуру данных, при которой информация о каждом факте хранится только в одном месте. Процесс нормализации сводится к последовательному приведению структур данных к нормальным формам.

Процесс нормализации логической модели данных продемонстрируем на примере приведения сущностей «TWORKORDER», «TPLAN» к нормальным формам.

Первая нормальная форма требует, чтобы все атрибуты были атомарными. Для этого атрибут "FC_ADRESS" был разбит на атрибуты "FC_COUNTRY", "FC_REGION", "FC_TOWN", "FC_STREET", "FC_OFIS" и добавлен атрибут “FP_TYPE” для определения типа документа. (см. рис. 4.3)

TWORKORDER

FC_NUMDOC

FN_TAB_NUM

FD_DATE

FC_FAM

FC_NAME

FC_OTCH

FC_OTDEL_NAME

FC_DOLGNOST

FC_OSNOVANIE

FC_DIR_FAM

FN_SALARY

FN_DOSTUP

FN_PLAN

FC_FAKT

FC_OFIS

FC_STREET

FC_REGION

FC_COUNTRY

FC_OLD_OTD_NAME

FC_NEW_OTD_NAME

FC_OLD_DOLG_NAME

FC_NEW_DOLG_NAME

FP_TYPE

Рис. 4.3. Модель данных после нормализации первой формы

Вторая нормальная форма требует, чтобы каждый неключевой атрибут зависел от всего первичного ключа, не должно быть зависимости от части ключа. Для приведения ко второй нормальной форме создадим новую сущность «TPLAN», в которую перенесем атрибуты “FC_FAM”, “FC_NAME”, “FN_KOLV”, “FC_OTKLON”, «FN_SALARY», зависящие от части ключа (“FN_TAB_NUM”). В новой сущности создаем новый первичный ключ «FK_PLANID» и устанавливаем идентифицирующую связь от новой сущности к старой, аналогично выделяем сущность «TADRESS» (см. рис. 4.4).

TWORKORDER

FC_NUMDOC

FK_PLAN (FK)

FK_ADRESSID (FK)

FD_DATE

FC_DIR_FAM

FC_OTDEL_NAME

FC_OSNOVANIE

FC_DOSTUP

FC_PLAN

FC_OLD_NAME

FC_NEW_NAME

FC_DOLG_NAME

FC_DOLG_NAME

FP_TYPE

TPLAN

FK_PLANID

FK_TOVID (FK)

FN_KOLV

FC_SINA

FC_NAME

FC_INMER

FC_OTKLON

FN_SALARY

TADRESS

FK_ADRESID

FC_TOWN

FC_OFIS

FC_STREET

FC_REGION

FC_COUTRY

Рис. 4.4. Модель данных после нормализации второй формы

5. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

Автоматизированная система состоит из следующих функциональных подсистем:

• Система регламентирования;

• Система планирования;

• Система контроля и учёта;

• Система консолидации и анализа данных;

• Система формирования выходных форм;

• Система оповещения и временного контроля;

• Система безопасности.

5.1. Архитектура системы

Теперь немного подробнее об этих функциональных подсистемах. Модель информационной системы наглядно демонстрирует взаимосвязь подсистем и их модулей (см. рис. 5.1).

Рис. 5.1. Модель информационной системы финансового планирования

Система регламентирования – определяет сроки проведения планирования. То есть она контролирует функцию ввода данных пользователем. Дело в том что, как правило, руководитель изначально определяет временные рамки проведения этапа планирования. То есть это время начала этапа планирования и время его завершения. Как раз в этом промежутке пользователь и может осуществлять заполнение плановых таблиц. Так же может возникнуть ситуация когда пользователь завершил ввод данных и отправил эти данные на согласование. В этом случае тоже происходит блокировка ввода. При возникновении, каких-либо неполадок в работе системы, администратор тоже может блокировать процесс ввода данных. Обработкой такого рода ситуаций и занимается система регламентирования. Она так же оповещает пользователя через его АРМ о том, что произошла блокировка ввода данных.

Система планирования – осуществляет сбор данных. Эта центральная подсистема, которая взаимодействует практически со всеми остальными системами.

Подсистема контроля и учета контролирует процесс ввода данных. При помощи нее можно узнать, какие планы или таблицы планов заполнены на текущий момент и на сколько.

Система консолидации и анализа данных позволяет проводить анализ введенных плановых показателей. Так же данная система позволяет строить различные графики сравнения плановых показателей.

Система формирования выходных форм позволяет формировать интерфейс пользователя для различных АРМов. То есть различные формы для ввода и вывода данных. Эта система особенно активно используется при построении отчетов (см. рис. 5.2).

Система оповещения и временного контроля осуществляет заранее запланированные действия по таймеру. К примеру, данная система при завершении этапа планирования осуществляет перегонку данных из оперативной области хранения в архивную область. Так же данная система позволяет блокировать отдельные участки БД по таймеру.

Рис. 5.2. Модель формирования форм в информационной системе

Система безопасности осуществляет идентификацию и аунтерификацию пользователя. Так же данная система осуществляет шифрование передаваемых данных (см. рис. 5.3).

Почти все представленные подсистемы по типу реализации можно разделить на три части.

• Системы реализованные на уровне СУБД.

• Системы реализованные на уровне приложения.

• Системы реализованные как на уровне СУБД так и на уровне приложений.

К примеру, Система контроля и учет, Система оповещения и временного контроля полностью реализованы на уровне СУБД, в то время как Система формирования выходных форм реализуется полностью на уровне приложений.

Рис. 5.2. Модель системы надёжности в информационной системе

Такое обилие различных подсистем и их сложная взаимосвязь, требует привлечения дополнительных технологий для реализации системы финансового планирования. Все это обусловлено еще и тем, что при разной реализации различных модулей, возможно, использовать различные языки программирования. Так большинство систем реализованных на уровне СУБД оперируют языком структурированных запросов SQL и его процедурным расширением PL/SQL . Системы, реализованные на уровне исполняемого приложения, могут быть написаны на любом языке четвёртого поколения. В системах функции, которые затрагивают, как уровень базы данных, так и уровень приложения, для них может быть использовано несколько языков программирования, но нужно учитывать специфику их взаимодействия между собой.

Использование такой архитектуры и структуры информационной системы финансового планирования для малого предприятия имеют следующие преимущества:

• высокая способность к интеграции существующих информационных систем управления предприятием;

• относительно низкие затраты на внедрение и эксплуатацию;

• повышение уровня эффективности использования оборудования;

• прикладные программные средства доступны с любого рабочего места, имеющего соответствующие права доступа;

• минимальный состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте, возможно использование доступа через Internet;

• минимальные затраты на настройку и сопровождение клиентских рабочих мест (причем многие из которых могут работать за удаленными терминалами).

5.2 Использование основных программных продуктов в разработке

Разработанные модели и структуры финансового планирования в дипломном проекте позволяют использовать различные современные технологии для реализации информационной системы. В зависимости от использованных инструментальных средств кодирования можно получить систему различной производительности, информативности и быстродействия.

Корпорация Oracle предлагает современный подход к созданию информационных систем – единую и функционально полную платформу для решения всех перечисленных задач.

Основой решения является система управления базами данных Oracle9i Database, с помощью, которой можно не только надежно хранить аналитическую информацию, но и эффективно выполнять процедуры извлечения данных из разнородных источников, согласовывать, агрегировать и преобразовывать эти данные в аналитическую информацию, загружать ее в хранилище. Кроме того, средствами этого же продукта поддерживаются различные методы анализа данных, включая многомерный анализ, прогнозирование, поиск закономерностей. Все эти функции реализуются описанными ниже специальными компонентами Oracle9i.

Для классификации основных видов аналитической деятельности предлагается использовать следующую структуру:

• стандартная отчетность,

• нерегламентированные запросы,

• многомерный анализ (OLAP).

Каждая из этих технологий поддерживается продуктами Oracle: для стандартной отчетности используется Oracle Reports, для формирования нерегламентированных отчетов и запросов - Oracle Discoverer, для сложного многомерного анализа - опция сервера Oracle9i OLAP Services вместе с JDeveloper и BI Java Beans, Oracle Express.

Программные средства Oracle обеспечивают следующие возможности:

• Стандартизация документов, участвующих во всем электронном документообороте предприятия. Обмен данными между системами на уровне физических таблиц должен остаться в прошлом, поскольку он не обеспечивает обмена данными между разнородными системами и неустойчив к изменению версий программного обеспечения.

• Снижение требований к функциональности первичных учетных систем. Первичные системы должны качественно выполнять свое главное предназначение: учет и первичная отчетность. А для построения управленческих решений необходимо использовать отдельные специализированные системы.

• Налаживание обмена нормативно-справочной информацией и документами между различными системами. Это устранит дублирование в операциях ввода первичных документов в различных

6. БЕЗОПАСНОСТЬ И ЭКОЛОГИЧНОСТЬ РАБОТЫ

6.1 Анализ условий трудового процесса

Несоблюдение гигиенических норм и правил на рабочем месте может привести к возникновению умственного переутомления, нервного возбуждения и как следствие снижения работоспособности. К этому могут привести такие характеристики трудового процесса, как значимость работы, ответственность за конечный результат, а также факторы монотонности труда: число элементов и продолжительность простых заданий и повторяющихся операций, число объектов наблюдения и другие. Для продуктивной работы разработчику необходимы: правильный режим питания, режим дня, режим труда и отдыха, правильная организация рабочего места.

Оценивая вредные факторы, которым подвергался разработчик в процессе разработки модели и эксплуатации комплекса программно-аппаратных средств мы опирались на руководство - «Гигиенические критерии оценки условий труда по показателям вредности и опасности факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса», утвержденные Госкомсанэпиднадзором РФ Руководство - Р 2.2.755-99. В соответствии с руководством труд классифицируется по четырем классам: оптимальные условия труда (класс 1.0); допустимые условия труда (класс 2.0); вредные условия труда (класс 3). Вредные условия труда по степени превышения гигиенических нормативов и выраженности изменении в организме работающих, подразделяются на 4 степени вредности: 1 степень 3 класса (3.1); 2 степень 3 класса (3.2); 3 степень 3 класса (3.3); 4 степень 3 класса (3.4). Опасные (экстремальные) условия труда (класс 4.0).

Данный метод классификации позволяет при выставлении общей оценки учитывать комбинации и сочетания всех факторов производственной среды и трудового процесса, а также прогнозировать риск развития профессиональных заболеваний или других нарушений здоровья.

Оценка напряженности труда проводилась по двадцати одному фактору. Каждому выбранному фактору была дана оценка от 1.0 до 3.2, а затем по предложенному алгоритму производился расчёт общей напряжённости труда. Результаты оценок 3 класса воздействующих факторов приведены в таблице 5.1.

Таблица 5.1.

№

Наименование фактора

Заключение

Оценка

Нагрузки интеллектуального характера

1.

Содержание работы.

Наиболее сложная по содержанию работа, требующая той или иной степени творческой и умственной деятельности.

3.2

Сенсорные нагрузки

2.

Длительность сосредоточенного наблюдения в % от времени смены.

от 51 до 75.

3.1

3.

Плотность сигналов (световых, звуковых и т.д.).

От 176 до 300.

3.1

4.

Наблюдение за экранами видеотерминалов. Количество часов за смену.

От 3-х до 5-х часов в смену.

3.1

Эмоциональные нагрузки

5.

Степень ответственности за результат собственной деятельности. Значимость ошибки.

Несет ответственность за функциональное качество основной работы. Ошибка влияет на дальнейшее функционирование системы и может привести к некорректному анализу данных конечными пользователями.

3.1

Факторы с оценкой 1.0:

1. Плотность сигналов (световых, звуковых) и сообщений в среднем за 1 ч работы. До 75.

2. Число производственных объектов одновременного наблюдения. До 5.

3. Размер объекта различения (при расстоянии от глаз работающего до объекта различения не более 0.5 м) в мм при длительности сосредоточенного наблюдения (% от времени смены). Более 5мм – 100%.

4. Нагрузка на слуховой анализатор (при производственной необходимости восприятия речи или дифференцированных сигналов). Разборчивость слов и сигналов от 100% до 90%, помехи отсутствуют.

5. Нагрузка на голосовой аппарат (суммарное количество часов, наговариваемое в неделю). До 18.

6. Степень риска для собственной жизни. Исключена.

7. Степень ответственности за безопасность других лиц. Исключена. Оценка.

8. Продолжительность (в секундах) выполнения простых производственных заданий или повторяющихся операций. Более 100. Оценка.

9. Время активных действий (в % продолжительности смены). В остальное время – наблюдение за ходом производственного процесса. 20 и более.

10. Монотонность производственной обстановки (время пассивного наблюдения за ходом техпроцесса в % от времени смены). Менее 75.

Факторы с оценкой 2.0:

1. Степень сложности задания. Обработка тестирование и контроль за процессом разработки.

2. Фактическая продолжительность рабочего дня. 8 – 9 ч.

3. Сменность работы. Двухсменная работа (без ночной смены).

4. Наличие регламентированных перерывов и их продолжительность. Перерывы регламентированы, не - достаточной продолжительности: от 3 до 7 % рабочего времени.

5. Распределение функций по степени сложности задания. Обработка выполнения задания.

6. Характер выполняемой работы. Работа по установленному графику с возможной его коррекцией по ходу деятельности.

Число факторов с оценкой 1.0 составило 10, с оценкой 2.0 составило 6, с оценкой 3.1 составило 4 и с оценкой 3.2 составило 1.

Таким образом, общая напряжённость труда относится ко 2 классу. Данный показатель характеризует в целом уровень вредности условий труда и указывает, что условия труда пользователя допустимы. Тем не менее, необходимо предложить мероприятия для снижения влияния факторов с оценками 3.1 и 3.2.

6.2 Меры по улучшению условий труда

В качестве методов улучшения условий труда пользователя разработанной системы предлагаются меры, которые можно условно разделить на три группы

• организационные

• технические

• организационно - технические

В процессе разработки сложных организационных структур разработчику приходится принимать неординарные технические решения, требующие творческого подхода. В связи с этим требуется большая нагрузка на логическое мышление, что подразумевает максимальную сосредоточенность на выполняемой работе. Одним из способов соблюдения вышеперечисленных правил является правильная организация рабочего места. Также в работе обязательно должны присутствовать перерывы, в течение которых пользователь может переключиться на небольшие физические упражнения. Организация проектирования должна позволять пользователям выполнять задания, чередуя сложные и менее сложные. Так как при разработке модели требуется поддержание высокого уровня умственной работоспособности, необходимо соблюдение ряда условий: постепенное вхождение в трудовой процесс после отдыха, индивидуальный ритм работы, соблюдение привычной последовательности деятельности, правильное чередование периодов труда и отдыха.

Восприятие сигналов (информации) и их оценка, степень сложности задания. Пользователю на каждом шаге необходимо учитывать влияние принятых решений на всю модель в целом. При этом необходимо оценивать множество параметров – функциональность, информативность, степень взаимодействия функциональных элементов и т.д. Эта задача значительно более сложная, чем рассмотренная в п.1. С целью эффективного решения данных проблем при разработке сложной организационной структуры создается группа пользователей. Часть группы занимается сбором опросных материалов, системным анализом, другая часть занимается проектированием элементов структуры. Для эффективного обмена информацией внутри и между группами необходима поддержка со стороны CASE-инструментария (групповые проекты).

Длительность сосредоточенного наблюдения. Значительную часть времени пользователю приходится наблюдать за объектами на сравнительно небольшой площади (экрана). Это приводит к развитию значительного утомления в сфере зрительного анализатора. Причиной этого являются фиксация близко расположенных, объединенных объектов, рассматривание мелких деталей, постоянный перевод взора с одного объекта на другой, частые резкие переходы от света к тени и обратно, блескость, пульсация освещенности и др. Все это через определенный период времени может привести к патологическим изменениям органа зрения. Работа за видеотерминалами требует большого нервно-психического напряжения, связанного с необходимостью длительного наблюдения концентрации памяти и внимания, решения сложных задач.

При работе в условиях зрительного напряжения происходят существенные изменения рефракции и аккомодационной способности глаз, ухудшается контрастная чувствительность, снижается устойчивость хроматического и ахроматического зрения, сокращаются границы поля зрения, снижаются острота зрения и скорость восприятия переработки информации. Весь этот комплекс изменений в сфере зрительного анализатора свидетельствует о развитии зрительного утомления. При чрезмерной продолжительности или интенсивности напряжения органа зрения утомление может накапливаться, приводить к развитию перенапряжения, возникновению патологии зрительного аппарата.

Поэтому периодически необходимо делать перерывы. Во время перерывов рекомендуется психологическая разгрузка в оборудованных для этой цели помещениях. В них должны стоять удобные кресла, звучать специально подобранная спокойная музыка, на стенах могут быть изображены пейзажи, оказывающие успокоительное воздействие. Можно выполнить специальный комплекс физических упражнений или просто подвигаться.

Плотность сигналов (световых, звуковых и т.д.). В процессе проектирования организационной структуры пользователь получает огромное количество зрительной информации, которую необходимо обработать для выполнения нужного действия. Для уменьшения этого потока интерфейс системы проектирования должен быть удобным, интуитивно понятным, содержать как можно меньше длинных названий. При неудачном представлении данных на экране возможно утомление разработчика от необходимости преодолевать все недочеты интерфейса программы. Желательна возможность настройки интерфейса инструментального средства и наличие звукового сопровождения некоторых действий разработчика.

Наблюдение за экранами видеотерминалов. В процессе работы, пользователь большую часть времени проводит за экраном монитора, которым оснащена его рабочая станция. Как правило, монитор построен на базе ЭЛТ. Излучения такого монитора оказывают самое пагубное влияние на здоровье человека, в первую очередь на глаза. Гигиенические требования к видиодисплейным терминалам изложены в «Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2.542-96».

Согласно гигиеническим нормам освещенность на поверхности стола и клавиатуре должна быть не менее 300 люкс, а вертикальная освещенность экрана - всего 100-250 люкс. Исследования физиологов и гигиенистов убедительно доказали, что и полутьма, и слишком высокая освещенность экрана приводят к быстрому зрительному утомлению. Размещать компьютер рекомендуется так, чтобы свет (естественный или искусственный) падал сбоку, лучше слева, это избавит от мешающих теней и поможет снизить освещенность экрана. В качестве источников освещения рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ со светильниками серии ЛПО36 с зеркализованными решетками. Лампы накаливания лучше использовать для местного освещения зоны рабочего документа

Пыль, оседающая на экране, снижает его освещенность, ухудшает видимость изображения и способствует накоплению статического электричества. Поэтому его необходимо протирать мягкой неворсистой тканью. Согласно СанПиНу в помещениях с ПЭВМ должна ежедневно проводиться влажная уборка

Еще одним способом снижения вредного влияния видеотерминала можно назвать применение в качестве последних жидкокристаллических (ЖК) панелей. Их достоинством является отсутствие электромагнитных излучений и мерцания экрана.

Степень ответственности. Значимость ошибки. Как было сказано, принятые неверные технические решения могут оказать существенное влияние на математическую модель в целом и как следствие на процессы автоматизации на предприятии. Для устранения ошибок проектировщика программа должна содержать мощную систему проверки и коррекции ошибок. Ошибки разработчика необходимо устранять сразу же после их обнаружения. Для этого инструмент проектирования должен иметь возможность отката (отмены действий оператора) на несколько шагов. Для минимизации появления ошибок и быстрому их исправлению необходимо тесное сотрудничество в коллективе разработчиков, чтобы аналитики контролировали процесс проектирования, а проектировщики требовали от аналитиков как можно точную и достоверную информацию. Для поддержания работоспособности в рабочих помещениях пользователей необходимо присутствие кондиционеров и различного рода ионизаторов, например люстры «Чижевского», которые создают в помещении атмосферу горного воздуха, очищают воздух от пыли и существенным образом снижают действие электростатического поля вокруг программно-аппаратных средств.

Таким образом, созданный микроклимат благотворно повлияет на творческую деятельность разработчиков.

Число элементов (приемов), необходимых для реализации простого задания или в многократно повторяющихся операциях и продолжительность (в секундах) выполнения простых производственных заданий или повторяющихся операций. В хорошо проработанном инструменте проектирования не должно встречаться в больших количествах повторяющихся операций с высокой частотой их повторения. Если такие операции возможны, необходимо предусмотреть средства для их автоматизации. Например, автоматическая расстановка названий входов и выходов функциональных блоков на всех ниже лежащих диаграммах, автоматическое размещение однотипных элементов в предварительно заданном порядке и т.д.

Таким образом, в процессе анализа вредных факторов, воздействующих на пользователя, были предложены решения по полному или частичному устранению этого влияния. Безусловно, удовлетворить в полной мере всем требованиям невозможно, однако к этому нужно в максимальной степени стремиться, поскольку речь идет о здоровье и трудоспособности человека

6.3 Пожарная безопасность

Вероятность воспламенения при эксплуатации приборов автоматики зависит от их типа. В ЭВМ пожарную опасность создают элементы электронной схемы и соединительные провода. Действующие радиотехнические детали разогреваются электрическим током, нагреваются окружающий их воздух и соседние детали, поэтому используется принудительное охлаждение (путем циркуляции воздуха) Тем самым предотвращается нагрев и излучение тепла деталями из легковоспламеняющиеся материалов, а также их воспламенение.

Используемая электросеть должна иметь плавкие предохранители. Поскольку плавкие предохранители и автоматические выключатели могут быть источниками искрообразования, они помещаются в закрываемые шкафы из несгораемых материалов, здесь также предусмотрены рубильники для отключения от источника электроснабжения после окончания работы и при возникновении пожара.

Электроустановки и оборудование, находящееся под напряжением, относится к классу пожара Е, и основными огнетушащими средствами являются газовые составы - хладоны, инертные разбавители порошки.

6.4 Электробезопасность

Для обеспечения электробезопасности отдельно или в сочетании друг с другом применяются следующие технические способы и средства: малые напряжения; электрическое разделение сетей; контроль и профилактика повреждений изоляции; компенсация емкостной составляющей тока замыкания на заземление; двойная изоляция; защитное отключение. Чтобы избежать опасности возникновения замыкания на землю, постоянно ведется осмотр состояния изоляции, и своевременно устраняются повреждения.

В аппаратуре автоматики, вычислительных машинах и радиоустановках применяются блочные схемы, в общем корпусе устанавливаются отдельные блоки, которые соединяются с остальным устройством штепсельным соединением. Когда блок выдвигается или удаляется со своего места, штепсельный разъем размыкается. Таким образом, блок отключается автоматически при открывании его токоведущих частей.

6.5 Ресурсосбережение

При использовании традиционных методов планирования используется большое количество бумажных документов, так как сам процесс планирования подразумевает составление смет, планов и т.д.

Для хранения всех используемых документов необходимы специально подготовленные помещения. Также затруднен поиск при большом объеме хранимых данных.

В информационной системе финансового планирования для малого предприятия все используемые документы в системе представляются в электронном виде и хранятся в базах данных. Таким образом, значительно упрощается документооборот при использовании данной разработки, сокращаются объемы бумажных документов, что приводит к снижению ресурсов древесины.

Также при разработке информационной системы финансового планирования сберегаются людские ресурсы за счет отсутствия клиентской части, за счёт использования систем с двухуровневой архитектурой «клиент-сервер».

7. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ

Необходимо произвести анализ экономической эффективности разработки системы, в современных условиях рыночной экономики, оценить затраты на проектирование и внедрение системы. Одним из важнейших моментов при проектировании системы, является обоснование экономической эффективности от внедрения системе.

7.1 Расчет интегрального показателя качества

Анализ рынка. Данная информационная система будет пользоваться спросом у малых предприятий, желающих автоматизировать процесс финансового планирования, учета и анализа финансово-экономических показателей. Автоматизация процесса планирования предоставляет расширенный спектр возможностей, которые вручную выполнить достаточно трудоёмко. Система финансового планирования – комплекс методов, подходов, финансово-экономических инструментов планирования, контроля, анализа и принятия решений, которые используются для достижения долгосрочных и краткосрочных целей, сформированных на малом предприятии. В связи с массовой автоматизацией предприятий разработка будет актуальна. Система позволит малым предприятиям вести систематический контроль и анализировать выполнения плановых показателей и причин отклонения факта от плана. Таким образом, система повышает уровень управляемости предприятия, что, несомненно, приносит экономический эффект.

Выбор аналога. В настоящее время существует несколько аналогов систем планирования как российских, так и зарубежных производителей. Например, Hyperion Planner, Comshare MPC, Oracle Financial Analyzer, КИС: Инталёв, BPlan, Галактика.

Рассмотрим элементы технологии планирования и подходы к их автоматизации по следующим позициям:

• состав и свойства информационных объектов системы;

• функциональность и алгоритмы;

• организация работы пользователей с системой;

• архитектура, платформа и средства интеграции.

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении системы, это состав ее информационных объектов. Именно они характеризуют информационную мощность системы, т. е. определяют, какими понятиями и с какой степенью детализации можно оперировать при выполнении работ по планировании. Из приведенных аналогов систем финансового планирования наиболее обширным составом информационных объектов обладает российская система BPlan. В этом продукте используются такие информационные объекты как измерение бюджетных планов статей, организационно-штатная и финансовая структура, валюты, курсы, клиенты, потребители и поставщики.

«Сердцем» любой системы финансового планирования являются планы статей. Система должна содержать как минимум три таких плана: план доходов и расходов, план движения денежных средств, план активов и пассивов (баланс). Продукт BPlan, в отличие от других аналогов, содержит все вышеперечисленные планы.

По организации работы пользователей с системой и архитектуре различают два принципиально разных подхода – файловая система и система с единой базой данных. Система с единой БД в технологии клиент - сервер представляет более современный подход, который обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными, оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. В качестве БД BPlan использует высокопроизводительную базу Oracle 9i Database.

Таким образом, продукт BPlan удовлетворяет всем требованиям современной системы планирования, и поэтому взят в качестве аналога разрабатываемой системы.

Таблица 7.1.

Наименование характеристики

Баллы

Проект

Аналог

Вес, k_i

B_Пi

B_Аi

Полнота полученных данных

8

7

0,8

Срок обучения работе с системой

9

6

0,7

Сроки получения данных

7

6

0,9

Область применения

9

7

0,8

Скорость работы с системой

7

8

0,6

Уровень безопасности и защиты системы от взлома

9

6

0,8

Скорость обработки пользовательских запросов

9

7

0,8

Уровень отказоустойчивости системы

9

6

0,7

Интегральный показатель качества. По данным сравнительной характеристики рассчитаем интегральные технический показатель разрабатываемой системы и выбранного аналога.

Он будет равен:

для разрабатываемой системы:

Θ_п = ∑ B_Пi k_i = 51,1

для аналога:

Θ_а = ∑ B_Пi k_i = 40,7

где B_Пi и B_Аi соответствующая характеристика проекта и аналога, k_i весовые коэффициенты

Относительная технико-экономическая эффективность разработанного продукта:

Е⁰ = Θ_п / Θ_а = 1,26

Полученное значение E⁰ показывает целесообразность и экономическую эффективность разработки.

7.2 Расчет затрат на этапе проектирования

Под разработкой информационной системы финансового планирования будем понимать совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы разработать учет, анализ и планирование финансово-экономических показателей на малом предприятии.

Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы (начиная с составления технического задания (ТЗ) и до оформления документации включительно). Продолжительность работ определяется либо по нормативам (с использованием специальных справочников), либо расчетом с помощью экспертных оценок по формуле:

где Т_о - ожидаемая длительность работ, Т_min и Т_max - наименьшая и наибольшая, по мнению эксперта, длительность работ. Все расчеты сведены в таблице. 7.2

Таблица 7.2.

Наименование работ

Длительность работ (день)

Расход машинного времени (час)

Минимум

Максимум

Ожидаемая

1. Выявление целей и ограничений проекта;

2

3

2

-

2. Обзор существующих аналогов системы;

1

1

1

-

3. Разработка требований к системе финансового планирования;

3

8

5

-

4. Выбор архитектуры разрабатываемой системы;

2

3

2

-

5. Выбор технологии для реализации системы;

3

5

4

12

6. Выявление основных функциональных модулей системы;

6

13

9

52

7. Разработка алгоритма работы системы;

5

10

7

30

8. Построение конечных моделей системы с использованием CASE-средств.

3

5

4

10

Итого:

34

104

Ленточный график представлен на рис. 7.1. (одно деление - два дня).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Рис. 6.1. Ленточный график.

Всего было затрачено 27 дней (из них с использованием ЭВМ – 18 дней). Капитальные затраты на этапе проектирования рассчитаем по формуле:

К = Z_п + М_п + Н_р

где Z_п - заработная плата проектировщика на всем этапе проектирования, М_п - затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования, Н_р - накладные расходы.

Стоимость одного часа машинного времени примем 7руб, тогда затраты на использовании ЭВМ равны:

М_п = С * 104 = 7 * 104 = 728 (руб.)

Дополнительные расходы: _п = 15%

Расходы на социальное страхование: _с = 37%

Заработная плата разработчика:

Zn = zd * Tn * (1 + ac / 100) * (1 + an / 100)

zd = 300 руб.

Zn = 300 * 27 * (1 + 37 / 100) * (1 + 15 / 100) = 12,761 тыс. руб.

Накладные расходы составят:

Нр = 12,761 * 80 / 100 = 10,209 тыс.руб.

Таким образом, получим капитальные затраты на этапе проектирования:

Кп = 0,728 + 12,761 + 10,209 = 23,698 тыс. руб.

Расчет затрат при проектировании аналога.

Заработная плата разработчика (аналог):

Zn = zd * Tn * (1 + ac / 100) * (1 + an / 100)

zd = 350 руб.

Zn = 350 * 45 * (1 + 37 / 100) * (1 + 15 / 100) = 24,814 тыс. руб.

Затраты на использование ЭВМ:

Мп = С * 112 = 7 * 108 = 784 (руб.)

Накладные расходы:

Нр = 24,814 * 80 / 100 = 19,851 тыс. руб.

Таким образом, получим капитальные затраты на этапе проектирования (аналог):

Кп = 0,784 + 24,814 + 19,851 = 45,449 тыс. руб.

7.3 Анализ экономического эффекта

Экономическая эффективность от разработки данной информационной системы финансового планирования заключается в разнице между капитальными затратами на проектирования этой системы и аналога.

∆ Кп=45,449-23,698=21,751 тыс. руб.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. – М.: Финансы и статистика, 1997.- 248с.

2. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. Изд. 2-е. – М.:Финансы и статистика, 1997 – 384с.

3. Горемыкин В.А., Богомолов А.Ю. Планирование предпринимательской деятельности предприятия. Методическое пособие. -М.: ИНФРА-М.,1997.-334 с.

4. Деловое планирование. Учебное пособие \Под ред.В.М.Попова. – М.: Финансы и статистика, 1997 – 368 с.

5. Ильин А.И. Планирование на предприятии. Учебное пособие.- М.: ООО «Мисанта», 1998.-296с.

6. Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятием. // Корпоративный менеджмент, №5, 2002.

7. Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн Методология структурного анализа и проектирования. SADT.

8. С.В.Маклаков CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin –М.: ДиалогМифи, 2001.

9. Кинжалин А. BPwin - инструмент системного анализа. // Компьютер Информ, №11, 2001.

10. Маклаков С. Объединение структурного и объектного подхода в новом поколении CASE-средств Computer Associates // Учебно-консалтинговый центр. 2002.

11. Глушаков С.В., Ломотьков Д.В. Базы данных: Учебный курс. – К.: Абрис, 2000. -504с.

12. Пригорьев Ю.А. Проблемы выбора доступа к данным при проектировании информационных систем на основе СУБД//Информационные технологии. - 1999 - №5. С. 4-10.