Лабораторная работа по

системе управления базами данных Microsoft Access

Цель: освоить среду системы управления базами данных

Теоретическая часть:

База данных (БД) – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.

В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

Наибольшее распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access, входящий в состав профессиональной версии пакеты Microsoft Office.

Популярность MS Access во многом объясняется следующими ее свойствами:

• направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;

• наличие удобных визуальных средств разработки;

• возможность интеграции с другими программными продуктами пакета Microsoft Office.

СУБД MS Access состоит из шести основных компонентов:

• таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;

• запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);

• формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;

• отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;

• страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;

• макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);

• модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования Visual Basic.

Таблица

Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.

Основными характеристиками поля являются его имя (последовательность символов, кроме знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).

Основные типы полей:

• текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;

• числовой – для хранения числовых данных;

• логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;

• Дата/время – для ввода даты или времени;

• MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;

• счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;

• денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;

• объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.

Одно из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным ключом, обязательно тип - счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.

При заполнении строк, т.е. при вводе записей, запрещается допускать в тексте кавычки, но обязательно нужно соблюдать типы полей.

Схема данных

Механизм описания логической связи между таблицами MS Access реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.

Выделяют несколько типов связи:

• схема «один-ко-одному» - одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;

• схема «один-ко-многим» - одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);

• схема «многие-ко-многим» - нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.

Чаще всего в реляционных БД встречается отношение «один-ко-многим».

Типовые действия, допустимые в Access:

Практическая часть:

Задание:

1. Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;

2. Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):

а) «Студент», имеющую следующие поля:

• Код_студента (тип - счетчик);

• ФИО_студента (тип - текстовый);

• Пол (тип - логический);

• Дата_рождения (тип – дата/время);

б) «Предмет», имеющую следующие поля:

• Код_предмета (тип - счетчик);

• Предмет (тип - текстовый);

• ФИО_преподавателя (тип - текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);

в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:

• Код_успеваемости (тип - счетчик);

• Код_студента (тип - числовой);

• Код_предмета (тип - числовой);

• Оценка (тип - числовой).

3. Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;

4. Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;

5. Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);

6. Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;

7. Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.