«Составление расписаний выполнения работ в Microsoft Project»

При запуске Microsoft Project выглядит так, как показано на рисунке 1.

Рис. 1 Microsoft Project после первого запуска

Сверху расположена строка меню, под ней – панель инструментов, ниже – рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть особая панель Консультант (Project Guide), которая расположена над рабочей областью программы. Названия кнопок этой панели соответствуют основным объектам, с которыми может работать MS Project: Задачи (Tasks), Ресурсы (Resources), Отслеживание (Track), Отчет (Report). При щелчке по любой из этих кнопок на панели в левой части рабочей области, которая называется Областью задач (Task Pane) отображается список возможных действий с выбранным объектом.

1 Настройка параметров программы

Перед началом работы MS Project необходимо настроить некоторые параметры программы. Для перехода к настройке нужно выбрать команду Сервис → Параметры (Tools → Options). На экране появится диалоговое окно настроек с несколькими закладками, на которых сгруппированы параметры, определяющие работу программы. Почти на каждой закладке есть кнопка По умолчанию (Set as default), позволяющая сохранить сделанные настройки так, чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах.

На рисунке 2 представлена закладка Вид (View).

Рис. 2 Закладка «Вид» окна «Параметры»

В списке Представление по умолчанию (Default view) указывается, какое представление открываться при создании нового проекта или при запуске программы. Представление – это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может содержать в себе таблицы, диаграммы и формы. В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование.

С помощью списка Формат даты (Date format) можно установить формат представления дат.

В разделе Показывать (Show) расположены флажки, управляющие отображением стандартных и нестандартных элементов интерфейса программы.

Закладка Общие (General) (рисунок 3) состоит из трех разделов. В разделе Общие параметры для Microsoft Project (Genera option for Microsoft Office Project) расположены элементы настройки общих параметров программы, в третьем Общие параметры для…(General options for…) – элементы настройки общих параметров открытого проекта. В разделе Мастер планирования (Planning Wizard) определяется, каким образом будут отображаться подсказки при составлении плана проекта.

Прежде чем начать составление плана проекта необходимо ввести в диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов (Prompt for project info for new projects) обеспечивает автоматический вывод на экран необходимого диалогового окна при создании нового проекта.

В MS Project имеется особый режим просмотра таблиц – Автофильтр (AutoFilter), при котором в заголовке каждой таблицы отображается кнопка для ее сортировки. Поскольку этот режим требуется не всегда и его можно включить кнопкой Форматирование (Formatting) панели инструментов, флажок Включать автофильтр для новых проектов (Set AutoFilter for new projects) удобнее сбросить.

В последнем блоке настроек нужно установить флажок Автоматически добавлять новые ресурсы и задачи (Automatically add new resources and tasks). Это обеспечит удобный ввод данных в проект.

Рис. 3 Закладка «Общие» окна «Параметры»

Настройки редактирования помещены в закладке Правка(Edit) (рисунок 4) и сгруппированы в двух разделах (вверху закладки), один из которых содержит элементы настройки, относящиеся к программе целиком, а второй (внизу закладки) к открытому в данный момент проекту.

Флажок Перетаскивание ячеек (Allow cell drag and drop) определяет, будет ли можно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши, а флажок Переход к следующему полю после ввода (Move selection after enter) – будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки нажата клавиша Enter. Флажок Правка прямо в ячейке(Edit directly to cell) определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в ячейке таблицы. Если этот флажок сбросить, то для редактирования данных будет необходимо выделить ячейку и вводить ее содержимое в строку ввода.

Рис. 4 Закладка «Правка» окна «Параметры»

Флажок Запрос на обновление автоматических связей (Ask to update automatic links) управляет способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта. Обновление может происходить автоматически или по запросу. Для автоматического обновления внедренных объектов флажок необходимо сбросить.

От состояния флажка Добавлять пробел перед надписями (Add space before label) зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию флажок установлен, и сбрасывать его не желательно.

Закладка Календарь (рисунок 5) используется для ввода, просмотра и изменения параметров даты и времени. Все эти параметры являются локальными и сохраняются вместе с текущим проектом. Имеются следующие возможности.

• Задание первого дня недели и первого месяца финансового года для данного проекта.

• Задание времени начала и окончания по умолчанию для тех ограничений задач, в которых вводится дата, но не вводится время.

• Задание количества часов в дне или неделе, а также количества дней в месяце для ввода значений длительности и трудозатрат.

Рис. 5 Закладка «Календарь» окна «Параметры»

Изменение параметров данного диалогового окна не влияет ни на календарь проекта, ни на календари рабочего времени ресурсов. Оно влияет только на преобразование длительностей в соответствующие временные интервалы. Заданный на этой вкладке временной интервал применяется также к преобразованию длительности в значения трудозатрат. Подобным же образом осуществляется преобразование временных значений полей Часов в неделе и Дней в месяце.

Закладка Планирование (рисунок 6) используется для ввода, просмотра и изменения параметров планирования задач. Возможны как установка глобальных параметров планирования для программы в целом, так и установка локальных параметров планирования для текущего проекта, включая даты начала новых задач, единицы измерения времени, используемые для длительности и трудозатрат, и стандартный тип задачи.

Длительность вводится в - этот параметр определяет единицу измерения времени, используемую по умолчанию в поле «Длительность». Программа будет вводить ее автоматически, если пользователь при вводе значения в поле «Длительность» не укажет единицу измерения времени. Если в поле «Длительность» ввести другую единицу измерения времени, программа будет автоматически вводить новую единицу, если значение времени будет введено без указания единицы измерения.

Рис . 6 Закладка «Планирование» окна «Параметры»

Тип задач по умолчанию - определяет влияние изменения существующих сведений о назначениях — трудозатрат, единиц назначения или длительности — на расчет двух других полей назначений для данной задачи. По умолчанию он задает тип для всех новых задач.

Существуют следующие типы задач.

Фиксированная длительность. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранить постоянной длительность задачи независимо от любых изменений единиц назначения или трудозатрат. В задачах с фиксированной длительностью выполняются следующие действия.

• При изменении единиц заново вычисляет трудозатраты.

• При изменении длительности в задаче с фиксированной длительностью заново вычисляются трудозатраты.

• При изменении количества трудозатрат заново вычисляются единицы.

Фиксированные единицы. Тип задачи Фиксированные единицы выбирается в случае, если требуется сохранить постоянным число единиц назначения независимо от каких-либо изменений длительности или трудозатрат. Этот параметр применяется по умолчанию. В задачах с фиксированными единицами выполняются следующие действия.

• При изменении единиц в задаче с фиксированными единицами заново вычисляется длительность.

• При изменении длительности заново вычисляются трудозатраты.

• При изменении количества трудозатрат заново вычисляется длительность.

Фиксированные трудозатраты. Этот тип задачи выбирается в случае, если требуется сохранить постоянным количество трудозатрат независимо от каких-либо изменений длительности или единиц назначения ресурсов для задачи. Поскольку задачи с фиксированными трудозатратами по определению являются задачами с фиксированным объемом работ, флажок Фиксированный объем работ устанавливается для них автоматически. В задачах с фиксированными трудозатратами выполняются следующие действия:

• при изменении единиц заново вычисляется длительность;

• при изменении длительности заново вычисляются единицы;

• при изменении количества трудозатрат для задач с фиксированными трудозатратами производится перерасчет длительности.

Флажок Показывать сообщения о планировании (Show scheduling messages) определяет, будет ли MS Project сообщать о несоответствиях в плане проекта.

2 Таблицы

Таблицы являются основным средством хранения данных в MS Project.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая – о ресурсах проекта, то есть задействованных при выполнении проекта людях и материальных ценностях. Две этих внутренних таблицы состоят из множества полей, большинство из которых не используется. Отображаются только столбцы, включенные в определенные представления.

В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, каждая из которых содержит несколько полей одной из внутренних таблиц проектного файла. Списки предопределенных таблиц MS Project с информацией о задачах и ресурсах приведены в таблицах 1 и 2.

Табл. 1 Таблицы с информацией о задачах

Таблица

Содержание

Исходный план (Baseline)

Данные из базового плана проекта

Даты ограничений (Constraint Dates)

Ограничения задачи (даты ограничений и типы)

Затраты (Cost)

Стоимость задач и проекта

Задержка (Delay)

Информация для выравнивания загрузки ресурсов

Освоенный объем (Earned Value)

Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объемов работ, запланированной и фактической стоимости

Индикаторы календарного плана освоенного объема (Earned Value Schedule Indicators)

Сравнение запланированного и фактического графиков выполнения проекта

Показатели затрат для освоенного объема (Earned Value Cost Indicators)

Сравнение запланированного и фактического проектного бюджета

Ввод (Enter)

Таблица для ввода общей информации о задаче

Экспорт (Export)

Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл

Гиперссылка (Hyperlink)

Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты

Ожидаемый сценарий (PA_Expected Case)

Оптимистичный сценарий (PA_Optimistic Case)

Пессимистичный сценарий (PA_Pessimistic Case)

Три таблицы для анализа проекта по методике PERT. Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом, оптимистичном и пессимистичном планах проекта

Ввод для анализа PERT (PA_PERT Entry Sheet)

Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT

Сводные задачи (Rollup Table)

Служит для оптимизации отображения сводных задач

Schedule (календарный план)

Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами

Суммарные (Summary)

Общая информация о задачах проекта

Отслеживание (Tracking)

Информация о ходе выполнения проекта

Использование (Usage)

Задачи проекта, объемы работ, длительность, даты начала и окончания

Расхождение (Variance)

Данные об отклонении от плана при выполнении работ

Трудозатраты (Work)

Информация об объеме работы по проекту

Табл. 2 Таблицы с информацией о ресурсах

Таблица

Содержание

Стоимость (Cost)

Стоимость ресурсов проекта

Приобретенная стоимость (Earned Value)

Сравнение запланированной и фактической стоимостей ресурса в проекте

Ввод (Entry)

Таблица ввода общей информации о ресурсе

Ввод материального ресурса (Entry – Material Resources)

Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе

Ввод нематериального ресурса (Entry – Work Resources)

Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе

Экспорт (Export)

Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл

Гиперссылка (Hyperlink)

Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты в Internet и Intranet

Сводная (Summary)

Общая информация о ресурсах проекта

Использование (Usage)

Информация о работе, на которую выделены ресурсы

Работа (Work)

Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой, например диаграммой Ганта (Gantt Chart). Существуют и представления, состоящие только из таблицы. Какая из таблиц загружается по умолчанию при загрузке программы, определяется в настройках.

Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды Вид→Таблица (View→Table). В пункте меню Вид→Таблица перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если в этом пункте меню нет нужной таблицы, то ее можно найти в пункте Другие таблицы (More tables).

3 Подготовка к составлению плана

Управление проектом заключается в составлении плана и отслеживании хода работ по нему. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так проектом может быть разработка информационной системы, выполнение курсового или дипломного проекта, постройка здания, проведение предвыборной компании и т.д.

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование будут нужны для выполнения работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи (tasks), ресурсы (resource) и назначения (assignment).

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку проект обычно содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. В этом заключается отличие фазы от задачи – ее результат суммирует результаты других задач. Поэтому в MS Project фазы называются суммарными задачами (summary task). Фазы могут состоять как из задач, так и других фаз.

Проект разбивается на фазы для удобства контроля хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (milestone). Обычно результатом фазы является достижение некоторой промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат. Если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например, одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача, длительность которой устанавливается равной 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.

Длительность задачи - это период рабочего времени, необходимый для выполнения задачи. Длительность задачи может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Длительность (duration) соответствует времени, через которое будет получен результат работы, а трудозатраты (work) – времени, затраченному сотрудниками на получение результата.

Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться до тех пор, пока не будет закончена другая. На плане проекта зависимости (dependencies) обозначаются с помощью связей (links). Оба этих термина – зависимость и связь - используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность выполнения работ в плане проекта.

Под ресурсами понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль, соответствующую его квалификации. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, подбираются конкретные сотрудники для этих ролей.

Важное свойство ресурсов – стоимость (cost) их использования в проекте. В MS Project существуют два типа стоимости ресурсов: повременная ставка (rate) и стоимость за использование (cost per use). Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурса за единицу времени. Обычно почасовая ставка используется для учета стоимости не материальных ресурсов. Величина затрат на использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование такого ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих.

Назначения – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. На одну задачу может быть назначено несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане задачи и ресурсы, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования:

- определяются ответственные лица за исполнение задач;

- когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит и его стоимость;

- определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно определить общую стоимость проекта;

- назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов, и тем самым, сокращая общую длительность проекта.

Большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Тройку «время», «деньги», «объем работ» часто называют проектным треугольником потому, что при внесении изменений в один из этих элементов, меняются оба другие. Хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, один из них, как правило, имеет наибольшее влияние на другие в зависимости от выбранного приоритета. Например, если изменить план проекта, укоротив расписание, то либо возрастает стоимость проекта, либо уменьшается объем выполненных работ. Если изменить план проекта с целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность выполнения проекта и уменьшиться объем работ. Если увеличить объем работ, то проект будет длиться дольше и стоить дороже. В общем случае изменения в плане зависят от специфики проекта. В некоторых случаях сокращение времени увеличивает стоимость, а в других – уменьшает ее.

Качество – четвертый элемент проектного треугольника. Изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество. Качество не является стороной треугольника – это результат действий со временем, стоимостью и объемом работ. Например, если существует лишнее время в расписании, то можно увеличить объем работ, добавив новые задачи и, возможно, увеличив длительность проекта. С этими дополнительными задачами и временем можно добиться более высокого качества выполнения проекта. С уменьшением объемов работ у проекта будет меньше шансов выйти на требуемый уровень качества, поэтому снижение расходов может привести к ухудшению качества проекта.

4 Составление плана проекта в MS Project

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Однако, при составлении расписания работ в MS Project, количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач, а также список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживание работ). Далее осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если его длительность или бюджет окажутся больше ожидаемых.

Составление плана невозможно без задания ключевых параметров проекта, таких как его длительность, рабочее время и методика планирования.

Чтобы составить расписание (план) работ в MS Project нужно создать файл нового проекта, щелкну по кнопке Создать (New) на панели инструментов. Если установлен соответствующий флажок в настройках программы, то откроется диалоговое окно Сведения о проекте (Project Information) (рисунок 7). Чтобы изменить параметры проекта в дальнейшем, это диалоговое окно можно вызвать командой Проект→ Сведения о проекте(Project→Project Information).

Рисунок 7 Окно сведений о проекте

Проект можно планировать двумя способами: от даты начала проекта или от даты окончания. Если у проекта нет жесткой даты окончания, то при планировании применяется первый способ: фиксируется дата, когда необходимо начать выполнение проекта, и в ходе составления плана определяется дата его завершения. Если же проект должен быть завершен к фиксированной дате, то используется противоположный способ: фиксируется дата окончания и в ходе составления плана определяется, когда выполнение проекта должно быть начато, чтобы все работы были выполнены в срок.

Способ планирования выбирается в раскрывающемся списке Планирование от (Schedule from).

Даты начала и окончания проекта выбираются в списках Дата начала (Start date) или Дата окончания(Finish date). Зафиксировать можно только одну из дат в соответствии с выбранным способом планирования.

Значения текущей даты и даты отсчета выбираются в раскрывающихся списках Текущая дата (Current date) и Дата отчета (Status date). По умолчанию текущая дата соответствует системной дате операционной системы, а дата отсчета равна текущей дате и поэтому в окне сведений о проекте в качестве ее значения выбрано НД (NA). Любое из значений можно изменить независимо от другого. При отслеживании проекта и вводе сводной информации используется дата отсчета, а не текущая дата.

По умолчанию программа считает, что все выполненные трудозатраты относятся ко времени до даты отсчета, а все оставшиеся трудозатраты – ко времени после даты отчета. Если выполнение задачи запланировано после даты отсчета, но вносятся данные о фактических трудозатратах по этой задаче, то MS Project изменит выполненную часть задачи так, чтобы она закончилась к дате отсчета, а выполнение оставшихся трудозатрат остается на будущее.

Чтобы определить рабочее время, в рамках которого будут выполняться работы в раскрывающемся списке Календарь (Calendar) нужно выбрать один из доступных календарей. Календарем в MS Project называется набор параметров, определяющих перечень рабочих и нерабочих дней, а также рабочее время в каждом из рабочих дней. В стандартной поставке в этом списке присутствуют три пункта:

1) стандартный (Standard);

2) 24 часа (24 Hours);

3) ночная смена (Night shift).

Первый календарь соответствует стандартному расписанию с 8 часовым рабочим днем, второй – круглосуточному рабочему дню, а третий предполагает круглосуточный режим работы с перерывами.

Очень часто входящие в состав поставки календари не подходят для проекта. В этом случае можно изменить существующий календарь или создать новый. В MS Project существует возможность создавать как групповые (или базовые), так и личные календари. Последние отражают персональные расписания отдельных сотрудников. Поэтому при создании базового календаря в него следует вносить только настройки, общие для всех участников проекта или группы, к которой относится календарь. Специфические настройки заносятся в личный календарь каждого сотрудника.

В поле Приоритет указывается число в диапазоне от 0 до 1000, которое используется при выравнивании загрузки ресурсов между разными проектами. Чем больше число, тем выше приоритет проекта.

После нажатия кнопки Ок создается новый файл проекта.

Первым шагом в планировании является составление списка задач. Только после этого можно оценить сроки и стоимость выполнения каждой задачи.

Определение состава проектных работ начинается с определения этапов (или фаз) проекта. После того, как состав фаз и результаты определены, нужно определить последовательность фаз относительно друг друга и крайние сроки их выполнения. Затем нужно выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности выполняются работы внутри фаз и в какие сроки необходимо уложиться при выполнении каждой работы.

Определять состав работ удобно поэтапно. Сначала создается скелет плана работ, состоящий из фаз, их результатов и нескольких основных задач. Затем в план добавляются остальные задачи, определяются их длительности и связи. Затем определяются ключевые даты проекта, которые включают крайние сроки достижения результатов проекта и некоторые другие ограничения по времени. Наконец, в план добавляется дополнительная информация о задачах.

Создадим новый проект с методикой планирования от даты начала. Используем стандартный календарь. В качестве даты проекта выберем предлагаемую по умолчанию.

План работ удобнее всего составлять в представлении Диаграмма Ганта (Gantt Chart). Диаграмма Ганта [2] представляет собой хронограмму на полный набор работ, которая широко используется в настоящее время. Для добавления задачи в план проекта нужно установит курсор в таблицу слева от диаграммы и ввести название задачи в поле Название задачи (Task name). После этого отрезок, символизирующий задачу, появится на диаграмме.

Добавление в план фазы не отличается от добавления задачи – любая задача автоматически становится фазой, как только у нее появляется вложенная задача, то есть задача, находящаяся на следующем уровне структуры плана. До тех пор пока у задачи нет вложенных задач, она не является фазой.

Чтобы поместить задачу на более низкий уровень структуры, нужно установить курсор в строку с задачей и на панели инструментов щелкнуть по кнопке На уровень ниже () в панели инструментов или нажать комбинацию клавиш Alt+Shift+. Для перемещения задачи на более высокий уровень структуры нужно щелкнуть на кнопке На уровень выше () панели инструментов или использовать комбинацию клавиш Alt+Shift+.

Пример создания скелетного плана приведен на рисунке 8.

Рисунок 8 Пример создания скелетного плана

Из рисунка 8 видна разница графического отображения фазы «Выполнение курсового проекта» от задачи «Получит задание на выполнение курсового проекта».

Результаты фаз вводятся в виде завершающих задач, и эти задачи могут не обозначать реальной деятельности. Например, результатом фазы «Выполнение курсового проекта» является сданный курсовой проект. Для того, чтобы указать тот факт, что данная задача является завершающей, ее длительность устанавливается равной 0 (рисунок 9).

Рисунок 9 Добавление завершающей задачи

Добавим теперь завершающие работы к фазам «Получить задание на выполнение курсового проекта», «Выполнить курсовой проект», «Защитить курсовой проект». Сейчас это не фазы, но они станут фазами, если к этим работам добавить подчиненные работы (рисунок 10).

Рисунок 10 Добавление завершающей задачи к каждой фазе

Поскольку сейчас каждая фаза содержит только завершающую задачу, то есть задачу длительности 0, а длительность выполнения фазы определяется длительностями входящих в фазу задач, то длительность каждой фазы равно 0. Поэтому фазы помечены как завершающие задачи. Добавим в фазы задачи, решением которых достигается цель фазы (рисунок 11).

Рисунок 11 Фазы с добавленными задачами

После определения состава работ можно переходить к определению длительностей задач и связей между ними.

Длительность задач определяется значением, вводимым в поле Длительность (Duration). Длительность фаз вводить нельзя – она рассчитывается автоматически.

При создании задач, им автоматически присваивается длительность 1 день. После единицы измерения времени добавляется вопросительный знак (?). Этот знак означает, что указанная длительность является приблизительной (estimated) и требует уточнения в дальнейшем. После того, как значение длительности задачи будет отредактировано, вопросительный знак исчезнет. При желании вопросительный знак можно поставить и самостоятельно, чтобы отметить тот факт, что длительность помеченной таким образом задачи, должна быть скорректирована (рисунок 12).

Рисунок 12 Задачи с добавленными длительностями

После определения длительностей задач, можно переходить к определению зависимостей между задачами. Например, разработка программного обеспечения по проекту невозможна до тех пор, пока не будет определена тема работы и не будет изучен соответствующий теоретический материал.

Задача, влияющая на другую задачу, называется предшественником (Predecessor), а задача, зависящая от другой, называется последователем (Successor). Например, задача «Изучить необходимый теоретический материал» является предшественником для задачи «Разработать необходимое программное обеспечение», а задач «Разработать необходимое программное обеспечение» последователь для задачи «Изучить необходимый теоретический материал».

Каждая задача может иметь неограниченное количество предшествующих и последующих задач. Связи могут объединять и фазы. Все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам.

В MS Project имеется четыре типа связей между задачами.

1) Связь типа «Окончание – начало » (Finish to Start), или сокращенно ОН (FS). Это наиболее распространенный тип связи между задачами, при котором задача В не может начаться раньше, чем закончиться задача А. Графически этот тип связи описывается следующим образом:

Задача А

Задача В

2) Связь типа «Начало – Начало» (Start to Start), или сокращенно НН (SS), обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти параллельно. Графически этот тип связи описывается следующим образом:

Задача А

Задача В

3) Связь типа «Окончание-Окончание» (Finish to Finish), или сокращенно ОО (FF) обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, пока не завершена другая. Например, сдача программы идет одновременно с исправлением ошибок, и пока исправление ошибок не завершено, сдача программы не может завершиться.

Задача А

Задача В

4) Связь типа «Начало - Окончание» (Start to Finish), или сокращенно НО (SF). Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, а задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А.

Задача А

Задача В

Связь создается перетаскиванием мышью одного отрезка диаграммы Ганта на другой, при этом тип связи по умолчанию определяется как ОН (Окончание - Начало). Предшествующей считается задача, с которой началось перетаскивание, а последующей та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи) (рисунок 13).

Рисунок 13 Диаграмма Ганта со связями между задачами

Для удаления связи или изменения ее типа необходимо дважды щелкнуть на ней и произвести соответствующие операции в открывшемся диалоговом окне (рисунок 14).

Рисунок 14 Окно настройки зависимости задач

В раскрывающемся списке Тип (Type) можно выбрать тип связи, в поле со счетчиком Запаздывание (Lag) указать временной интервал между связанными задачами. Кнопка Удалить (Delete) позволяет удалить связь.

5 Форматирование диаграмм Ганта

Диаграмма Ганта (Gant Chart) названа в честь Генри Ганта (1861-1919). В MS Project диаграмма Ганта является основным средством визуализации плана проекта. Все элементы диаграммы Ганта в MS Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой их этих элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из трех элементов, отрезки, обозначающие задачи – только из промежуточной части, а завершающие задачи только из начальной точки. Длина отрезков, обозначающих фазы и задачи пропорциональна их длительности.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация. Состав этой информации определяется настройками программы. В MS Project входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, список которых приведен в таблице 3.

Таблица 3 Предопределенные версии диаграмм Ганта

Название диаграммы

Описание

Подробная диаграмма Ганта (Detail Gantt)

Диаграмма используется при оптимизации плана проекта, когда требуется равномерно распределить нагрузку между ресурсами. На ней отображаются возможные периоды времени, на которые исполнение задачи можно отложить, не сдвигая срока окончания проекта

Диаграмма Ганта с выравниванием (Leveling Gantt)

Диаграмма используется для выравнивания нагрузки ресурсов. На ней отображаются все изменения, осуществленные в процессе выравнивания

Диаграмма Ганта с отслеживанием (Tracking Gantt)

Диаграмма используется для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных сроков исполнения работ. Для каждой задачи и фазы отображаются запланированный и реальный сроки исполнения

Диаграмма Ганта с несколькими планами (Multiple Baseline Gantt)

Диаграмма используется для сравнения трех первых базовых планов проекта

Диаграмма Ганта с ожидаемым планом проекта (PA_Expected Gantt),

Диаграмма Ганта с оптимистичным планом проекта (PA_Optimistic Gantt),

Диаграмма Ганта с пессимистичным планом проекта (PA_Pessimistic Gantt)

Диаграммы предназначены для анализа плана работ по методу PERT (PERT Analysis, или сокращенно PA). Поскольку метод заключается в построении трех планов (реалистичного, оптимистичного и пессимистичного) и их дальнейшем анализе, то для работы с ним используются три диаграммы

Чтобы воспользоваться предопределенной версией диаграммы Ганта, необходимо выбрать ее название в пункте меню Вид  Другие представления…

В том случае, если необходимо изменить вид стандартной диаграммы Ганта или ее версии, можно использовать средства форматирования диаграмм, которые позволяют:

- изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков;

- определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками;

- отображать дополнительную графическую информацию (например, отклонение от базового плана);

- форматировать шкалу времени, уменьшая или увеличивая масштаб отображения плана.

Чтобы изменить внешний вид отрезков диаграммы Ганта необходимо щелкнуть правой клавишей мыши над необходимым отрезком, в контекстном меню выбрать пункт Форматировать отрезок… и изменить необходимые значения настроек.

Существует также возможность группового форматирования элементов диаграммы, которое позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне, вызываемом с помощью команды Формат  Стили отрезков (рисунок 15).

Окно состоит из двух основных блоков. Верхний блок содержит таблицу, в которой определяются отражаемые на диаграмме типы отрезков. Нижний блок содержит две вкладки с параметрами, определяющими внешний вид типов отрезков, указанных в верхнем блоке.

В столбцах таблицы верхнего блока задаются основные свойства типов отрезков диаграмм.

В столбце Название (Name) определяется название типа отрезка, которое будет отображаться во всплывающей подсказке при наведении указателя мыши на отрезок.

Рисунок 15 Окно «Стили отрезков»

Поле Вид (Appearance) отражает внешний вид элемента диаграммы в соответствии с настройками в нижнем блоке таблицы. Для того, чтобы это поле изменилось, нужно установить курсор в строку с нужным типом отрезков и настроить параметры отображения на вкладках нижней части окна.

Поле Отображать для след. задач (Show for …Tasks) определяет, какие задачи отбирать для отображения данным стилем. Отбор происходит на основании полей типа Флаг (Flag), которые могут содержать только значения Да (Yes) и Нет (No). Чтобы определить тип задач, нужно выбрать одно или несколько таких полей в раскрывающемся списке.

В тех случаях, когда необходимо вывести на диаграмме несколько типов фигур для одного типа задач, но не желательно, чтобы они наслаивались друг на друга, можно воспользоваться полем Строка (Row). Номером в поле Строка определяется порядок отображения фигур: первым отображается отрезок номер 1, вторым – 2 и т.д.

В полях С (From) и По (To) определяются начальные и конечные точки отрезка на диаграмме.

6 Сетевой график

Хотя подавляющее большинство операций по планированию и анализу проекта выполняется с использованием диаграммы Ганта, для работы с сетевым графиком также предусмотрен богатый набор функций. Наибольший эффект от их применения можно получить на этапе разработки структуры нового проекта «с нуля», а также при анализе проекта с точки зрения возможных рисков.

В отличие от классического сетевого графика, на котором работам соответствуют дуги, а события – вершины, в MS Project используется другой вариант графика, при котором работам соответствуют вершины, а дуги переходам от одной работы к другой.

В MS Project есть три вида графиков, которые можно отнести к сетевым: собственно сетевой график (Network Diagram), сетевой график с описанием (Descriptive Network Diagram) и схема данных (Relationship Diagram).

Отличие сетевого графика с описанием от обычного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию в них отображается больше информации. Принцип построения и внешний вид схемы данных отличается от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных – только об одной задаче этого плана.

Блоки сетевого графика могут различаться цветом и формой в зависимости от типа задачи (обычная задача, завершающая задача или фаза) и ее состояния (исполняется, не исполняется, завершена). На блоке может быть указана любая дополнительная информация: даты начала и окончания, длительность, задействованные ресурсы. По умолчанию фазы обозначаются параллелограммами, задачи – прямоугольниками, завершающие задачи – шестиугольниками. Начатые задачи перечеркиваются одной линией, а завершенные двумя. Стрелки соответствуют связям между задачами.

В MS Project включен большой набор средств для форматирования сетевых графиков. Принципы форматирования сетевого графика не отличаются от принципов форматирования диаграмм Ганта: можно отформатировать отдельный элемент графика, группу элементов и настроить дополнительные параметры группы.

Чтобы отформатировать блок, нужно щелкнуть на нем правой клавишей мыши и выбрать пункт контекстного меню Формат рамки (Format Box).

Возможности форматирования групп блоков сетевого графика завися от того, какие типы задач эти блоки символизируют на графике. Групповое форматирование блоков осуществляется в диалоговом окне, определяющем свойства групп блоков – пункт меню Формат – Стили рамок.

Сетевой график, как и диаграмма Ганта, позволяет редактировать план проекта. Двойной щелчок на блоке позволяет редактировать свойства задачи. Для редактирования отдельного свойства задачи, отображенного на блоке, нужно щелчком мыши установить курсор в соответствующую ячейку блока и затем отредактировать ее.

Для создания задачи (блока) нужно нажать кнопку мыши на свободном месте графика, растянуть на нем прямоугольную рамку, определяющую размер будущего блока, и отпустить кнопку мыши. Создавать задачу на графике не очень удобно, потому что не всегда можно точно предсказать, к какой фазе проекта будет отнесена новая задача. Изменение уровня вложенности задачи производится с помощью комбинаций клавиш Shift+Alt+ и Shift+Alt+. Удалить задачу можно нажатием клавиши Delete. Связи между задачами создаются перетаскиванием задач друг на друга с помощью мыши, как и в диаграмме Ганта.

Сетевой график удобно настраивать с помощью панели инструментов Сетевой график (Network Diagram), которая вызывается с помощью окна Сервис – Настройка – Панели инструментов.

Схема данных – это особый вид сетевого графика, предназначенный только для анализа связей между задачами проекта. Схема данных разделена на страницы, которые можно пролистывать с помощью полосы прокрутки. На одной странице можно просматривать информацию только об одной задаче. Страницы с задачами расположены в порядке возрастания номеров задач. Диаграмма не позволяет редактировать блоки или проектные данные – их можно только просматривать. Использовать эту диаграмму удобно для анализа плана проекта с множеством зависимостей, поскольку с ее помощью легко сфокусироваться на задачах, связанных с выбранной.