Введение

На первый взгляд работа с Access кажется не столь простой, как, например, работа с текстовым редактором, где можно сразу же приступать к набору теста. Прежде чем мы вообще сможем управлять собственными данными с помощью Access, необходимо создать базу данных состоящую из таблиц. В данной работе будет описано, как это сделать. Представленные в данной работе решения задач призваны дать по возможности хорошее понимание темы и развить навыки для достижения цели кратчайшим путем.

На основе базовых таблиц создаем запросы, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

Далее создаем формы, которые являются наиболее удобным средством отображения данных. Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде.

Создаем отчеты позволяющие представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать настолько же гибки, как и возможности отображения на экране.

И на основе проделанной работы создаем главную кнопочную форму (меню) для навигации по БД «Антипова».

Задание № 1.

Разработать структуру базовых таблиц (не менее двух) базы данных (смотри таблицу заданий к работе), удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и не избыточности. Такая структура базовых таблиц называется схемой данных. В таблицах в соответствии с типом данных, размещенных в каждом поле, определите наиболее подходящий тип для каждого поля.

Базы данных – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объёмов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись представляет собой набор именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы. Взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определённым условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчёты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы.

Разработаем две таблицы для библиотеки.

Сведения о книгах Сведения о читателях

Предмет

Автор

Год издания

Номер книги

Цена

Количество

Номер места

Фамилия

Группа

Номер абонемента

Номер книги

Дата получения

Задание № 2.

Создать структуры базовых таблиц, и наполнить их содержимым состоящим более чем из 15 записей. При создании структуры таблиц целесообразно задавать ключевые (уникальные) поля. Это поможет в дальнейшем для организации связей между таблицами.

Для заполнения этих таблиц использовали в качестве Подстановки вспомогательные таблицы Номер группы и Предмет. Также использовали ввод текущей даты по умолчанию с помощью Функции data ()

Предмет

Предмет

КСЕ

Математика

Немецкий язык

Физика

Экономика

Номер группы

Группа

Э-113

Э-114

Э-115

Заполняем таблицы данными.

Сведения о читателях

Фамилия

Группа

Номерабонемента

Номер книги

Дата получения

Сорокина Л.Ю.

Э-114

1160

1257

06.09.02

Мухина Р.Д.

Э-114

1267

1268

06.09.02

Мусина Р.

Э-115

1540

1269

06.09.02

Мельникова М.;

Э-113

1590

1287

06.09.02

Шумилова Е.Г.

Э-115

2578

1489

06.09.02

Юмагулова Э.А.

Э-114

3124

1579

06.09.02

Урманова А.Р.

Э-113

3125

2100

06.09.02

Тюрина А

Э-114

5342

2234

06.09.02

Гончар А.Д.

Э-114

3214

2465

06.09.02

Кузнецова С.Р.

Э-114

3365

2541

06.09.02

Евсюкова Н.В.

Э-114

3687

2587

06.09.02

Данилова Е.Д.

Э-114

5487

2790

06.09.02

Елемова И.П.

Э-115

5497

2990

06.09.02

Головина О.Э.

Э-113

3697

3675

06.09.02

Бикташева С.А.

Э-113

5187

4122

06.09.02

Бабикова Р.Л.

Э-113

5214

5241

06.09.02

Бочкарёва О.Л.

Э-113

8216

5721

06.09.02

Коленченко Т.Н.

Э-114

5548

5732

06.09.02

Смакова О.Г.

Э-114

5268

8842

06.09.02

Общие сведения о книгах

Код книги

Предмет

Автор

Годиздания

Номер книги

Цена

Количество

Номер места

1

Математика

Пискунов П.Р.

1987

2541

84,30р.

1

О(65)

2

Математика

Круглов С.А.

1998

2587

69,20р.

1

Л(71)

3

Математика

Данко И.О.

1957

1269

85,20р.

1

Р(08)

4

Математика

Соотконов Р.Л.

1978

1268

56,50р.

1

П(04)

5

КСЕ

Бигов Р.Д.

1999

1287

27,90р.

1

О(71)

6

КСЕ

Румянцева А.Л.

2000

1489

35,20р.

1

Л(74)

7

КСЕ

Трофимов Т.О.

2001

1579

55,00р.

1

Д(34)

8

Немецкий язык

Некрасов Т.Б.

1985

5241

39,20р.

1

Л(31)

9

Немецкий язык

Топорков П.Т.

1978

2465

67,20р.

1

Г(75)

10

Экономика

Пиманов А.Д.

1987

1257

45,00р.

1

А(03)

11

Экономика

Руденко И.Л.

1999

2100

69,35р.

1

В(54)

12

Экономика

Савельева Р.О.

2001

1978

38,24р.

1

А(21)

13

Культурология

Приходько А.Т.

1987

8842

82,30р.

1

Т(12)

14

Культурология

Даренко И.Т.

1998

3675

54,20р.

1

О(65)

15

Физика

Злобин К.Р

1985

4122

64,20р.

1

Н(75)

16

Немецкий язык

Казарина О.Д.

1980

2790

35,00р.

1

Д(38)

19

Физика

Сивухин Д.В.

1967

5568

65,00р.

1

Д(63)

20

Физика

Кроликов Л.Г.

1989

6791

70,00р.

1

А(43)

21

Экономика

Мальцева В.Т.

1990

1379

45,00р.

1

А(63)

22

Физика

Колотко Д.Б.

1994

5721

57,00р.

1

Р(44)

23

Математика

Коротков Р.Д.

1995

2497

55,00р.

1

А(53)

24

КСЕ

Антропов Ю Л.

1996

2197

57,00р.

1

П(12)

25

Физика

Акимов Р.О.

1999

2407

59,00р.

1

И(76)

26

КСЕ

Касимов П.Ж.

1999

2990

40,00р.

1

М(66)

27

Физика

Буткин В.Д.

1999

5732

46,00р.

1

H(23)

28

Немецкий язык

Терёхин О.С.

2001

4211

45,00р.

1

B(45)

29

Экономика

Аськина П.В.

2000

2234

68,00р.

1

Л(61)

Задание № 3.

Создать запросы (результирующие таблицы)

Запросы.

Заходим в меню Запрос, Создать, Конструктор. Выбираем таблицу Сведения о читателях.

Перетаскиваем поля Группа, Фамилия, Номерабонемента. В поле Группа в Условии отбора «Э-115». В поле Фамилия в сортировке указываем По возрастанию.

Запрос с условием отбора

Группа

Фамилия

Номерабонемента

Э-115

Елемова И.П.

5497

Э-115

Мусина Р.

1540

Э-115

Шумилова Е.Г.

2578

Затем создаём аналогичным способом Запрос из двух полей. В качестве источника данных выбираем две таблицы Общие сведения о книгах и Сведения о читателях. Перетаскиваем поля Автор Предмет из первой таблицы и поля Фамилия Группа Номерабонемента Дата получения из второй таблицы.

Номер книги

Предмет

Автор

Фамилия

Группа

Номерабонемента

Дата получения

1257

Экономика

Пиманов А.Д.

Сорокина Л.Ю.

Э-114

1160

06.09.02

1268

Математика

Соотконов Р.Л.

Мухина Р.Д.

Э-114

1267

06.09.02

1269

Математика

Данко И.О.

Мусина Р.

Э-115

1540

06.09.02

1287

КСЕ

Бигов Р.Д.

Мельникова М.;

Э-113

1590

06.09.02

1489

КСЕ

Румянцева А.Л.

Шумилова Е.Г.

Э-115

2578

06.09.02

1579

КСЕ

Трофимов Т.О.

Юмагулова Э.А.

Э-114

3124

06.09.02

2100

Экономика

Руденко И.Л.

Урманова А.Р.

Э-113

3125

06.09.02

2234

Экономика

Аськина П.В.

Тюрина А

Э-114

5342

06.09.02

2465

Немецкий язык

Топорков П.Т.

Гончар А.Д.

Э-114

3214

06.09.02

2541

Математика

Пискунов П.Р.

Кузнецова С.Р.

Э-114

3365

06.09.02

2587

Математика

Круглов С.А.

Евсюкова Н.В.

Э-114

3687

06.09.02

2790

Немецкий язык

Казарина О.Д.

Данилова Е.Д.

Э-114

5487

06.09.02

2990

КСЕ

Касимов П.Ж.

Елемова И.П.

Э-115

5497

06.09.02

3675

Культурология

Даренко И.Т.

Головина О.Э.

Э-113

3697

06.09.02

4122

Физика

Злобин К.Р

Бикташева С.А.

Э-113

5187

06.09.02

5241

Немецкий язык

Некрасов Т.Б.

Бабикова Р.Л.

Э-113

5214

06.09.02

5721

Физика

Колотко Д.Б.

Бочкарёва О.Л.

Э-113

8216

06.09.02

5732

Физика

Буткин В.Д.

Коленченко Т.Н.

Э-114

5548

06.09.02

8842

Культурология

Приходько А.Т.

Смакова О.Г.

Э-114

5268

06.09.02

Запрос сортировки. Из таблицы Сведения о читателях выбираем поля Группа Фамилия Номерабонемента. В поле Фамилия устанавливаем сортировку по возрастанию.

Запрос с параметром Создать Конструктор выбираем таблицу Сведения о читателях. Затем выбираем поля Фамилия Группа Номерабонемента. В поле Группа в Условии отбора набираем текст в скобках [Введите номер группы]. Теперь при запуске этого запроса появляется надпись с просьбой ввести номер группы, о читателях которой нам необходима информация.

Запрос с параметром

Фамилия

Группа

Номерабонемента

Мельникова М.;

Э-113

1590

Головина О.Э.

Э-113

3697

Урманова А.Р.

Э-113

3125

Бабикова Р.Л.

Э-113

5214

Бикташева С.А.

Э-113

5187

Бочкарёва О.Л.

Э-113

8216

Запросы с вычисляемым полем. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Перетаскиваем поля Цена Количество Предмет. Включаем на панели инструментов кнопку Групповые операции. В полях Цена и количество выбираем функцию Sum. В поле Предмет в Условии отбора Набираем [Введите предмет]. Этим запросом мы посчитаем количество и общую сумму книг по определённому предмету.

Запрос с выч полем

Sum-Цена

Sum-Количество

Предмет

265,59р.

5

Экономика

Итоговый запрос. Вычисляет различные статистические параметры. Выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Поля Предмет Автор Годиздания. Включаем Групповые операции и в поле Автор выбираем функциюCount Количество записей, соответствующее поле которых не содержит величины Null. Мы получим в результате выполнения запроса количество авторов по предметам и годам издания.

Итоговый запрос

Предмет

Count-Автор

Годиздания

КСЕ

1

1996

КСЕ

2

1999

КСЕ

1

2000

КСЕ

1

2001

Культурология

1

1987

Культурология

1

1998

Математика

1

1957

Математика

1

1978

Математика

1

1987

Математика

1

1995

Математика

1

1998

Немецкий язык

1

1978

Немецкий язык

1

1980

Немецкий язык

1

1985

Немецкий язык

1

2001

Физика

1

1967

Физика

1

1985

Физика

1

1989

Физика

1

1994

Физика

2

1999

Экономика

1

1987

Экономика

1

1990

Экономика

1

1999

Экономика

1

2000

Экономика

1

2001

Задание № 4.

Создать удобные подчиненные формы на основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных.

Формы.

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Создать Конструктор Источник строк выбираем таблицу Общие сведения о книгах. Перетаскиваем поля Предмет Год издания Автор Цена Номер места. Размещаем на экране так, как нам удобно. Устанавливаем размеры надписей. На панели элементов нажимаем кнопку Надпись. Вводим название формы Сведения о книгах, устанавливаем размер 22. Появляется крупная надпись. При нажатой кнопке Мастера нажимаем кнопку Кнопка и перетаскиваем её на общее поле. Затем выбираем функцию этой кнопки (Первая запись, Последняя запись, Следующая запись).

Задание № 5.

Создать удобные отчеты.

Отчёты.

В целом отчёты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчётах данные форматируются так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчёты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.

Создадим отчет Списки студентов. Создать Конструктор Запрос с параметром.

Создадим надпись, перенесём поля, установим их размер и месторасположение.

При запуске этого отчёта будет запрашиваться номер группы, по которой необходима информация.

Задание № 6

Создать главную кнопочную форму (меню) для навигации по базе данных.

Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Поэтому, если мы в меню хотим просмотреть данные базовых таблиц или результаты таблицы запросов, необходимо эти таблицы представить в виде форм и отчётов.

Для создания ГКФ воспользуемся Диспетчером кнопочной формы:

Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм.

Откроется диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм:

Страницы кнопочной формы: Главная кнопочная форма (по умолчанию)

Нажать кнопку создать.

Откроется диалоговое окно Создание:

Имя страницы кнопочной формы: Кнопочная форма для форм

Нажать кнопку ОК.

Таким же образом создать: Кнопочную форму для отчетов

Затем в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм 2 раза щелкнуть мышью на Главной кнопочной форме, после чего откроется диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы:

Название кнопочной формы: Главная кнопочная форма

Элементы данной кнопочной формы:

Нажать кнопку Создать

Откроется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы:

Текст: Просмотр форм

Команда: Перейти к кнопочной форме

Кнопочная форма: Кнопочная форма для форм

Нажать кнопку ОК.

Таким же образом создать остальные элементы ГКФ: Просмотр отчетов; Изменение элементов кнопочной формы; Выход. После чего нажать кнопку Закрыть.

УГАТУ

Контрольная работа

по

информатике

Вариант № 1

Студент: Антипова О.Л.

Факультет ЭМ и Ф, группа Э-215

Очно - заочное отделение

Преподаватель:

г. Уфа

Используемая литература:

1. Винтер Р. Microsoft Access 97: справочник – СПб: Питер, 1998.

2. Стоцкий Ю. Самоучитель Offise 2000. – СПб.: Питер, 2002.