СОДЕРЖАНИЕ

Понятие документа. Типы и виды документов 2

Общая схема библиографической записи 5

Аналитическое описание – определение, схема 9

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 11

Понятие документа. Типы и виды документов

Документный фонд является одним из компонентов информационной среды библиотеки.

Обобщающий термин "документ" используется для обозначения всех видов источников информации (независимо от материального носителя), поступающих в библиотеку. Слово "документ" происходит от латинского слова (dokumentium - свидетельство). Первоначально так обозначали письменное подтверждение правовых отношений и событий.

В настоящее время это слово применяют для обозначения более широкого круга понятий. "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи во времени и пространстве" (ГОСТ 16487-83).

В настоящее время это слово применяют для обозначения широкого круга понятий. Им именуют объекты, содержащие на любом материальном носителе (бумаге, CD и DVD дисках, флеш - накопителях, дискетах и т.д.) при помощи какой-либо знаковой системы информацию, предназначенную для передачи во времени и пространстве.

В таком толковании документ - это не только письменное подтверждение, имеющее юридическую силу, но и закрепленные на любых носителях сведения, используемые в сфере управления, науки, техники и других областях деятельности человека. При этом к документам относят все публикации, выходящие от имени официальных организаций, отдельных коллективов, граждан и безымянные.

Источники информации разделяются на два вида:

документальные,

фактографические.

Документальный информационный поток формируется из статей периодических и продолжающихся изданий, патентных документов, статей из сборников конференций, депонированных рукописей.

Условно документы разделяются на:

первичные (в них содержатся непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения, факты, идеи),

вторичные (в которых указываются результаты аналитико-синтетической¹, логической переработки одного или нескольких первичных документов или сведения о них).

Первичные документы включают опубликованные, неопубликованные и непубликуемые документы.

Опубликованные документы - это книги, брошюры, монографии, сборники, тезисы докладов, периодические издания, продолжающиеся издания, патенты и авторские свидетельства, стандарты, нормативно-технические документы, прейскуранты, каталоги, рекламные издания.

Неопубликованные документы - отчеты о НИР, диссертации и авторефераты диссертаций, описания алгоритмов, программ, проекты, сметы, не рассчитанные на широкое распространение. К неопубликованным документам относятся депонированные рукописи (научные работы для узкого круга специалистов).

Непубликуемые документы - документы одноразового использования, необходимые для принятия конкретных управленческих решений (финансовая, бухгалтерская документация).

Вторичные документы выполняют две основные функции:

1. Оперативно оповещают о появлении первичных документов.

2. В сжатом виде излагают основное их содержание.

Они, также как и первичные, могут быть периодическими, непериодическими, продолжающимися.

Ко вторичным документам относятся различные виды справочников и энциклопедических изданий, каталогов, карточек.

Особенность справочных документов - значительный объем фактографической информации в строгом (чаще всего в алфавите заглавий словарных статей) порядке, предельная лаконичность текстов, обуславливающая применение большого числа таблиц, схем, чертежей. Широкое распространение информационных технологий приводит к увеличению числа и разнообразия электронных справочников - фактографических БД².

К информационным изданиям относятся те, которые содержат систематизированные сведения об опубликованных и неопубликованных работах в форме, удобной для быстрого ознакомления. Информационные издания обычно оформляются в виде книжных, журнальных, листовых публикаций, электронных баз данных.

Различные учреждения индустрии информации (библиотеки, архивы, службы научно-технической информации, книжные палаты, музеи) обладают общими социальными функциями и отличаются некоторыми специфическими особенностями, связанными с типом хранящихся в них документов, группами пользователей, на которые они ориентированны.

Документы в библиотеке представлены на традиционных (бумажных) и на нетрадиционных носителях. Нетрадиционными элементами информационной среды библиотеки являются базы данных на CD-ROM, содержащие справочные и обучающие материалы, дискеты, поступающие в качестве приложений к книгам и журналам, базы данных по ресурсам Интернета, актуальные для пользователей конкретной библиотеки.

Виды периодических и продолжающихся изданий:

Периодическое издание - это произведение печати, выходящее через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) постоянным для каждого года числом номеров, не повторяющихся по содержанию, однотипно оформленных, нумерованных и (или) датированных выпусками, имеющими одинаковое название и. как правило, одинаковые объем и формат.

Традиционными видами периодических изданий являются журналы и газеты.

Реферативный журнал - это периодическое издание, в котором помещаются рефераты и аннотации первичных документов по какой-либо отрасли знания. Реферативные журналы являются средством распространения информации о новых достижениях науки и техники.

Экспресс-информация - периодическое реферативное издание, содержащее расширенные и сводные рефераты наиболее актуальных зарубежных опубликованных материалов или отечественных неопубликованных документов, требующих оперативного оповещения.

Реферативный сборник - периодическое или продолжающееся реферативное издание, выходящее в виде сборника.

Продолжающееся издание - издание, выходящее через неопределенные промежутки времени, по мере накопления материала, неповторяющимися по содержанию однотипно оформленными нумерованными и (или) датированными выпусками, имеющими общее заглавие.

Обычно это сборники научных трудов, труды научно-исследовательских институтов, вузов, научных обществ и т.д., публикуемых без строгой периодичности под общим названием «Труды», «Ученые записки». «Известия» и др.

Общая схема библиографической записи

Описание книги с 1,2,3,4 авторами и без авторов.

Библиографическое описание встречается на каталожных карточках, на обратной стороне титульного листа книги, в пристатейных и прикнижных списках литературы и т.д. Оно является важной техникой работы с информацией и по сути является свернутой информацией о документе, которая содержит определенный набор элементов. Правила, по которым составляется библиографическое описание, регламентированы ГОСТом. Сведения для описания берутся с заглавного листа документа. ЦИТАТА

Библиографическое описание документа состоит из:

- заголовка,

- текста описания, разделенного на восемь областей, каждая из которых включает набор обязательных и факультативных элементов.

Применение обязательных элементов необходимо, факультативных - по усмотрению - автора научной работы. Однако принцип единообразия описания должен быть соблюден. В списках литературы имеют применение следующие области текста описания, указанные в ГОСТе 7.1-2003 п.4.4:

1 область заглавия и сведений об ответственности

2 область издания

3 область специфических сведений

4 область выходных данных

5 область физической характеристики

6 область серии

7 область примечания

Например:

Абдуллина, О.А. Педагогическая практика студентов: учеб. пособие / О.А. Абдуллина, И.А. Загрязкпна. - 2-е изд. - М.: Просвещение, 1990. - 175 с.

Заголовок описания: Абдуллина. О.А.

1. Область заглавия и сведений об ответственности: Педагогическая

практика студентов: учеб, пособие / О.А. Абдуллина, И.А. Загрязкида

2. Область издания: 2-е изд. .

3. Область специфических сведений: отсутствует

4. Область выходных данных: М.: Просвещение. 1990.

5. Область специфического обозначения материала и объем: 175 с.

6. Область серии: отсутствует

7. Область примечания: отсутствует

Бабурина, Н.И. 1917. Плакат в революции - революция в плакате [Электронный ресурс]: из истории рус. и сов. плаката нач. XX в.: муль-тимед. компьютер, курс / Н. Бабурина, К. Вашик, К. Харин. – Электрон. дан. - М.: РГГУ, сор. 1999. - 1 электрон, опт.д.иск (CD-ROM).

Заголовок описания: Бабурина, Н.И.

1. Область заглавия и сведений об ответственности: 1917. Плакат в революции - революция в плакате [Электронный ресурс]: из истории рус. и - х сов. плаката нач. - XX в.: мулътимед. компьютер, курс / Н. Бабурина, К. Вашик, К. Харин

2. Область издания: отсутствует

3. Область специфических сведений: Электрон, дан

4. Область выходных данных: М.: РГГУ. сор. 1999

5. Область специфического обозначения материала и объем: 1 электрон опт.д.иск (CD-ROM).

6. Область серии: отсутствует

7. Область примечания: отсутствует

Российская государственная библиотека [Электронный ресурс] / Центр информ. технологий РГБ. - Электрон, дан. - М.: Рос. гос. б-ка. 1997. - Режим доступа: http: // www. rsl. ru

Заголовок описания: отсутствует

1. Область заглавия и сведений об ответственности: Российская государственная библиотека [Электронный ресурс] / Центр информ. технологии

2. Область издания: отсутствует

3. Область специфических сведений: Электрон, дан.

4. Область выходных данных: М.: Рос. гос. б-ка, 1997.

5. Область специфического обозначения материала и объем: отсутствует.

6. Область серии: отсутствует

7. Область примечания: Режим доступа: http: // www. rsl. ru

Спальвин, Е.Г. Очерк основ языка и письменности японцев: вступит. лекция, произнесенная в Вост. ин-те 2 сент. 1900 г. / Е.Г. Спальвин. - Владивосток: [Б. п.], 1900. - 32 с. - (Изв. Вост. ин-та; Т. II, вып.1).

Заголовок описания: _Спальвин.Е.Г.

1. Область заглавия и сведений об ответственности: Очерк основ языка и письменности японцев: вступит, лекция, произнесенная в Вост. ин-те.2 сент. 1900 г. / Е.Г. Спальвин

2. Область издания: отсутствует

3. Область специфических сведений: отсутствует

4. Область выходных данных: _Владивосток: [Б. и.]. 1900

5. Область специфического обозначения материала и объем: 32 с.

6. Область серии: (Изв. Вост. ин-та: Т. II. вып.1)

7. Область примечания: отсутствует

Описание каждого источника дают с абзаца, и. как правило, составляют на языке текста документа. Отдельные элементы могут быть приведены на русском или иностранных европейских языках.

Таким образом, можно выделить общую схему библиографической записи:

Фамилия, имя, отчество индивидуального автора. Основное заглавие / Сведения об ответственности (фамилии автора (ов); редактора; составителя; переводчика и др. лиц, принимавших участие в создании книги). - Сведения об издании. - Место издания, Дата издания. - Объем.

При наличии в книге от 1 до 3-х авторов в заголовке библиографической записи указывается имя только одного автора, как правило, первого. При этом имена одного, двух и трех авторов обязательно приводятся в сведениях об ответственности.

Если у книги четыре и более авторов или книга вышла под редакцией, то заголовок библиографической записи производится под заглавием, фамилии авторов будут приводиться в сведениях об ответственности.

Пример:

Экономика и статистика фирм: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. / В.Е. Адамов, С.Д. Ильенкова, Т.П. Сироткина, С.А. Смирнов. Под ред. С.Д. Ильенковой. – М., 2000. – 288 с.

Социальная психология и этика делового общения: Учебное пособие/ Под ред.В.Н. Лавриненко. – М.: Юнити «Культура и спорт», 1995. – 250 с.

Аналитическое описание – определение, схема

В списках литературы, помимо книг, всегда приводятся статьи из журналов, сборников, главы из книг, произведения из собрания сочинений. Описание таких материалов, которые являются составной частью издания, называется аналитическим.

Объектом аналитического библиографического описания является составная часть документа, для идентификации и поиска которой необходимы сведения о документе, в котором она помещена. К составным частям относятся:

- самостоятельное произведение;

- часть произведения, имеющая самостоятельное заглавие;

- часть произведения, не имеющая самостоятельного заглавия, но выделенная в целях библиографической идентификации.

Аналитическое описание предполагает в своем составе две части. Первая включает сведения о статье (главе, части, параграфе), вторая - об издании, в котором она опубликована. Аналитическое библиографическое описание приводят на языке выходных или аналогичных им сведений идентифицирующего документа или официальном языке страны, в которой опубликован документ. Сведения о составной части текстового документа могут быть приведены на языке текста составной части, в этом случае языки библиографического описания составной части и идентифицирующего документа могут не совпадать.

Описание статьи (главы, параграфа) дается в соответствии с теми же правилами, что и описание книги: фамилия и инициалы автора, основное заглавие, другое заглавие, уточняющее или разъясняющее его смысл. Если статья имеет больше трех авторов или коллективного автора, её описывают под заглавием, а в сведениях об ответственности (после одной косой черты) приводят их инициалы и фамилии или название учреждения, представляющего авторский коллектив. Перевод названий периодических изданий не производится.

Схема аналитического библиографического описания:

Сведения о составной части документа // Сведения об идентифицирующем документе. - Сведения о местоположении составной части в документе. - Примечания³. В аналитическом библиографическом описании, как правило, опускают сведения об издателе, распространителе, изготовителе. Однако в случае необходимости (для идентификации документов с одинаковыми заглавиями, выпущенных разными издателями) сведения об издателе, распространителе, изготовителе могут быть приведены.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание документа: общие требования и правила составления. - Взамен ГОСТ 7.1-84: введ.01.07. 2004. - М.: Изд-во стандартов, 2004. - 78 с.

2.ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов: общие требования и правила составления. - Введ.01.07.02. - Минск: Изд-во стандартов, 2001.23 с.

3.ГОСТ 7.80-2000. Библиографическая запись. Заголовок: общие требования и правила составления. - Введ.01.07.01. - М.: Изд-во стандартов, 2001. - 10 с.

4.Калинина Г.П. Новые правила библиографического описания в ГОСТе 7.1-2003. // Библиография. 2004. № 7.109.

5.Справочник библиографа. СПб.: Профессия, 2002.350 c

1^ Аналитико-синтетическая переработка — преобразование документов в процессе их анализа и извлечения необходимой информации, а также оценка, сопоставление, обобщение и представление информации в виде, соответствующему запросу (ГОСТ 7.0—99).

2^ Справочник библиографа. СПб.: Профессия, 2002. С. 48, 50.

3^ ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. // Библиография. - 2004. - № 3. - С. 45-72.