работа по архивоведению по теме: «Учет и хранение документов в архивах»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по архивоведению

по теме: «Учет и хранение документов в архивах»

Выполнила студентка гр.

Специальность

Проверил преподаватель

Оценка __________

Подпись _________

Дата сдачи _________

Санкт-Петербург

2005

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………..……3

1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах.5

2. Особо ценные документы Аф Рф. Создание страхового фонда …….…………….15

3. Порядок размещения и обеспечения сохранности документов в архивах…..……19

3.1. Размещение документов в хранилищах. Топографирование…………….………20

3.2. Порядок выдачи дел из хранилища ……………………………………………….26

4. Проверка наличия и состояния документов в архивах Аф Рф………………….....29

Заключение……………………………….………………………………………………34

Список использованной литературы…………………………………………………...36

Алфавитный указатель………………………………………………..…………………37

Приложения………………………………………………………………………………38

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой работы называется «Учет и хранение документов в архивах», прежде чем начать рассматривать тему, я хотела бы объяснить несколько понятий встречающихся в работе.

Архив – это организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации.

Архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах». И поскольку архивоведение определяется как комплексная научная дисциплина, то можно выделить составляющие ее компоненты:

Теория и методика архивоведения (ТИМА);

История организации архивного дела;

Археография (наука о публикации источников);

Архивное право;

Архивоведческое терминоведение;

Архивный менеджмент;
Архивная статистика;
Автоматизированные архивные технологии;

ТИМА является одной из основных научных дисциплин, входящих в понятие архивоведения.

Таким образом, архивоведение, тесно связано с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. ГОСТ 16487 — 83 так определяет эту функцию: “обеспечение физической сохранности документов и их учет”. За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав свою курсовую работу по теме «учет и хранение документов в архиве» я точно могу сказать, что архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один ‘сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Так же я узнала, что в архиве организации, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Архивоведение: Учебник для нач. Проф. Образования: Учебное пособие для сред. проф. образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бугрова; Под. Ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988
Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе. Отечественные архивы. – 1997. - № 4
Никанорова В.В. Организация работы читального зала ЦАОДМ. Отечественные архивы. – 1998. - № 3, 4.
Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития 1994 г., М., 2000
Интернет [email protected]
Интернет www.rambler.ru
Интернет www.yandex.ru
Интернет www.referat.ru

АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

АСНТИ – автоматизированная система научно-технической информации, с. 8

АФ – Архивный фонд, с.с. 5, 6, 8, 11, 15, 26, 28, 29

ГАС – государственная архивная служба, с. 6

Госархив – государственный архив, с.с. 5, 20, 22, 30

ЕГСД – единая государственная система делопроизводства, с. 21

НСА – научно-справочный аппарат, с. 9

Росархив – Государственная архивная служба России, с.с. 6, 8, 9

РФ – Российская Федерация, с.с. 5,6

ЦФК – центральный фондовый каталог, с.с. 6,8

ЦЭК – центрально экспертная комиссия, с.16

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия, с.с. 14, 19

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллажа

Стеллаж № 8 Хранилище № 1

Шкаф №

Полка №

Фонд №

Опись №

(н/д)

Дела с № __

По № __

Примечание

…

№ 10 УМТС

8 за 1874г.

121-126

8 за 1874г.

8 за 1875

127-165

166-184

8 за 1875г.

185-209

№ 4 УКС

6 за 1877г.

356-389

6 за 1877г.

376-389

Приложение № 2

Наименование организации

Наименование архива

Карточка постеллажного топографического указателя Стеллаж ?‘1

Фонд № 8 Хранилище № 1, 2, 4

Название фонда Управление материально-

технического обеспечения

Опись №

(н/д)

Дела с № __

По № __

Стеллаж №

Шкаф №

Полка №

Примечание

…

8 за 1874г

121-126

Хранилище

№ 1

8 за 1874г

127-165

8 за 1875г

166-184

8 за 1875г

185-209

…

8 лс за 1974 г.

78-150

1-3

Хранилище

№ 2

8 лс за 1975 г.

151-254

4-5

…

Н/д за 1982 г.

С 13–26

По 13-34

Хранилище

№ 4

Н/д за 1982 г.

С 13-26

По 13-35

…

Приложение 3

Наименование организации

Название ведомственного архива

АКТ

_____________ № ____________

^{(место составления)}

О необнаружении дел,

пути розыска которых исчерпаны

Утверждено

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата .

Фонд № __________

^{(название фонда)}

В результате _______ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись №

Дело №

Заголовок дела

Дата дела

Количество листов в деле

Предполагаемые причины отсутствия дела

Итого __________________ (дел)

^{(цифрами и прописью)}

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами: _____________________________________________________________________________

(номера дел и их групповые заголовки)

Заведующий архивом Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано:^

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения от ________ № _______ организации от________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Заведующий архивом (лицо, ответственное за учет)

Дата Подпись Расшифровка подписи

Приложение 4

Наименование организации

Название ведомственного архива