Создание баз данных

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

3. СОЗДАНИЕ БД

3.1 Проектирование и создание таблиц БД

3.2 Выбор и создание связей между таблицами БД

3.3 Разработка и создание запросов

3.3.1 Запрос на выборку

3.3.2 Параметрический запрос

3.3.3 Запрос с вычисляемыми полями

3.3.4 Перекрестный запрос

3.3.5 Запрос на создание таблицы

3.3.6 Запрос на удаление

3.3.7 Запрос на обновление

3.3.8 Запрос на заполнение столбца (на добавление)

3.4 Разработка отчетов для приложения

3.5 Разработка пользовательского интерфейса на основе форм

3.6 Объединение объектов БД в единое приложение и отладка

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. ВВЕДЕНИЕ

Выделяют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Модели данных используются для логического и физического представления данных. С точки зрения пользователя, данные делятся на записи, а те в свою очередь на поля. Между полями и записями устанавливаются различные связи. Поле – это основной и минимальный элемент данных. Запись – это совокупность полей. Связи – это логические взаимосвязи между записями и полями. Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Пример иерархической модели – дерево каталогов. Между записями могут быть определены связи: «один ко многим» или «один к одному», где запись, соответствующая элементу один, определяется как исходная, а запись, соответствующая элементу много, как порожденная. Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью. Здесь могут существовать связи «много ко многим» и «много к одному». В этой модели нет корневого узла. Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблице. Чаще всего бывает двумерной. Данные в ней организованы так, чтобы занимать как можно меньше места. Достигается это за счет отказа от дублирования данных, данные разбиваются на несколько таблиц. Таблицы такого вида – отношения (реляции). Каждая таблица представляет собой отдельный файл. Она состоит из строк и столбцов. Каждому столбцу присвоено однозначное имя. Один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Сетевая модель и иерархическая могут быть приведены к реляционной. Структурированные таким образом данные могут храниться в виде баз данных. Базы данных (БД) – совокупность данных, предназначенных для машин обработки и хранения, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями. В зависимости от моделей БД могут быть иерархическими, сетевыми и реляционными. С БД связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управления базами данных) – это программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, поиск, извлечение, редактирование информации, хранимой в БД. СУБД также бывают иерархическими, сетевыми и реляционными. Microsoft Access 2000 – это интерактивная, реляционная СУБД для операционной системы Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющейся операции (ведение счетов, учет товара, планирование…) С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Объектом обработки Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение .mdb. В это файл входят основные объекты Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули. В состав СУБД входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать как среду разработки приложений. Используя макросы и модули для автоматизации решения задач можно создавать ориентированные на пользователя приложения. Access также предоставляет пользователю механизмы работы с базами различных форматов. Мощность и доступность Access делает эту систему лучшей СУБД.

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В связи со стремительным развитием рыночных отношений, экономики, комплекса частных предприятий увеличивается объем обрабатываемой информации. В связи с этим возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ», а также данные о самих пассажирах, ценах, и компаниях. Целью данной курсовой работы является создание автоматизированной системы – «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ». Для этого необходимо создать БД, содержащую сведения о компаниях, ценах, параметрах, а также дополнительные данные. Реляционная СУБД Microsoft Office Access 2002 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель. Достижение цели осуществляется посредством решения комплекса задач, а именно:

проектирование и создание нескольких таблиц для хранения данных;
ввод данных;
разработка запросов и отчетов, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации;
разработка пользовательского интерфейса на основе форм с максимальным использованием средств автоматизации.

Требования к интерфейсу БД:

Ввод, просмотр, редактирование данных на основе форм с максимальным использованием средств автоматизации (выбор значений из списков);
Стандартные операции навигации и обслуживания БД;
Получение свободных данных и выборок на основании запросов отражающих показатели работы компании
Просмотр отчетов для документации различных данных

Порядок выполнения курсовой работы:

Выполнить краткую постановку задачи. Определить назначение системы, основные режимы.
Разработать перечень таблиц базы данных и их структуру (перечень полей, тип, ширину и другие свойства). Определить какие таблицы хранят переменную и постоянную информацию. Создать таблицы, используя, конструктор базы данных или мастер создания. Рекомендуется структуру таблицы по программам разработать на основе реальных программных продуктов на данный этап компьютерной эры. В таблицу кроме стандартных сведений (адрес, телефон, факс) включить дополнительные сведения.
Продумать, по каким полям нужно проиндексировать таблицы базы данных. Выбрать индексное выражение и его тип. Создать необходимые индексы.
Разработать схему связей между таблицами и их описание. Создать связи в режиме схема данных (связывание таблиц). В необходимых случаях задать тип связи один-ко-многим или иной, предусмотреть обеспечение целостности данных.
Разработать перечень основных и вспомогательных форм для ввода, редактирования и других операций по ведению базы данных. Разработать состав полей, органов управления форм и их дизайн. Создать формы и протестировать их работу в базе данных. Оформить элементы фирменного стиля. Заполнить с помощью этих форм справочные таблицы с постоянной информацией.
Разработать перечень и структуру стандартных запросов. Спроектировать состав полей, их тип и свойства. Предусмотреть различные типы запросов. Создать запросы и протестировать на базе данных. Рекомендуется для создания запросов использовать Конструктор или Мастер создания запросов.
Разработать перечень и назначение стандартных отчетов. Определить для каждого структуру заголовка, верхнего и нижнего колонтитулов, области данных и примечаний. Создать отчеты и протестировать на базе данных. Оформить элементы фирменного стиля. Рекомендуется при создании отчетов использовать Мастера.

3. СОЗДАНИЕ БД

3.1 Проектирование и создание таблиц БД

Таблицы – это объект БД, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов), в которых хранится информация, составляющая содержание БД. Это базовый объект Access, все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленной таблицы. Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту или иную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;
Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Таким образом, указание первичного ключа – это и есть единственный способ отличить один экземпляр объекта от другого. В данной работе использовались индексированные поля, поскольку при этом MS Access 2000 работает наиболее эффективно.

Создаваемая БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» по своей структуре должна быть многотабличной. MS Access 2002 позволяет создавать таблицы в режиме конструктора и в режиме мастера. В данной работе при создании таблиц использовался режим конструктора.

Таблица Switchboard Items была создана автоматически при создании главной кнопочной формы, которую мы рассмотрим в дальнейшем.

Каждые поля данных таблиц были снабжены соответствующими комментариями в поле «описание» в режиме конструктора. Значение данного поля отображается в строке состояния, при условии, если пользователь работает с таблицей в оперативном режиме и курсор при этом находится в одноименном столбце.

Как видно по рисунку, в этих таблицах использовались различные типы данных полей: текстовый, числовой, денежный, дата время.

Итак, один из основных и наиболее трудоемких этапов создания полноценной БД теперь уже позади. Теперь нам необходимо создать связи.

3.2 Выбор и создание связей между таблицами БД

Во введении мною частично уже было затронуто понятие связей и были рассмотрены их составные типы. MS Access 2002 создает реляционные БД. В этой БД пользователь может описывать отношения-связи между несколькими таблицами. Access учитывает эти связи во время обработки запросов, построения форм и отчетов. В данной БД необходимо связать созданные ранее таблицы, для чего необходимо вызвать команду горизонтального меню [Сервис] – [Схема данных]. Используя контекстное меню данного окна можно добавить необходимые таблицы. Выделив ключевое поле одной таблицы, нужно перетащить его на соответствующее поле другой таблицы, после чего в диалоговом окне можно установить соответствующую опцию – обеспечение целостности данных. В этом же диалоговом окне отображается тип создаваемой связи «один-к-одному» или «один-ко-многим». Уже готовая схема данных БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» имеет следующий вид:

Установив необходимые связи между таблицами можно приступать к разработке и созданию запросов.

3.3 Разработка и создание запросов

Запрос – объект БД, который служит для селекции и фильтрации набора данных, позволяет выбрать из большого количества информации только ту, которая соответствует определенному критерию отбора и нужна для решения конкретной задачи. MS Access дает большие возможности при проектировании запросов (включать не все поля, выбирать, сортировать записи, затрагивать данные из нескольких таблиц, выполнять вычисления, использовать запрос в качестве источника данных для отчетов, форм и других запросов, изменять данные в таблицах…)

Рекомендуется создавать запросы при помощи конструктора. Существуют разные типы запросов (на добавление, изменение, объединение записей). Наиболее простейший тип – запрос на выборку. На основе этого запроса могут создаваться и другие виды запросов: на создание таблицы, на обновление, удаление, добавление. Есть также и перекрестный тип запроса – запрос, позволяющий создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. Часто используют запросы, представляющие собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Их называют параметрическими. Для реализации таких запросов проектируется 1 параметрический запрос, в котором указывается тот критерий, который может меняться по заказу пользователя. В БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» были созданы вышеперечисленные виды и типы запросов.

3.3.1 Запрос на выборку

Наиболее простейший тип запросов – запрос на выборку. На основе этого запроса могут создаваться и другие виды запросов: на создание таблицы, на обновление, удаление, добавление. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.2 Параметрический запрос

Если требуется получить сведения для одного из значений какого-либо поля, то в этом случае необходимо задать параметр для этого поля.

При выполнении запроса Access запрашивает в окне диалога значение параметра. Его вводит пользователь.

С помощью групповых операций записи собираются в группы с одинаковыми значениями указанных полей. Формирование в группы необходимо в тех случаях, когда для других полей этих групп требуется вычислить значение какой-либо статистической функции.

Результат запроса будет содержать по одной записи для каждой группы. В запрос включаются поля, по которым производиться группировка, и поля, для которых выполняются групповые операции. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.3 Запрос с вычисляемыми полями

Над полями запросов можно выполнять вычисления. При этом создается новое вычисляемое поле. Для создания выражений используется окно Построитель выражений.

Выражение для вычисляемого поля может состоять из имен полей различных таблиц и запросов, функций, чисел и так далее. Построитель дает возможность выбрать нужные поля из таблиц и запросов, функции из списка функций, знаки арифметических операций.

Я использовал вычисляемые поля в запросе «С вычисляемыми полями».

В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

А построитель выражений:

3.3.4 Перекрестный запрос

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером. Из перекрестного запроса, созданного мной можно определить, стоимость каждого программного продукта по столбцу обновлений. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.5 Запрос на создание таблицы

Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.6 Запрос на удаление

Запрос на удаление позволяет исключить из таблицы (или из связанных таблиц) записи, удовлетворяющие некоторому условию. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.7 Запрос на обновление

Запрос на обновление обеспечивает одну из важнейших сервисных функций системы управления базой данных – автоматизированную обработку данных. Такие запросы позволяют существенно сэкономить время оператора, выполняющего редактирование информации. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.3.8 Запрос на заполнение столбца (на добавление)

Запрос на заполнение столбца (добавление) позволяет скопировать данные из одной таблицы в другую, не прибегая к помощи буфера обмена. Записи могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного типа. В режиме конструктора такой запрос имеет вид:

3.4 Разработка отчетов для приложения

Отчеты – это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектирует отчет.

В данной работе использовалось два типа создания отчета: при помощи конструктора и при помощи мастера с последующим форматированием и редактированием в режиме конструктора. В некоторых отчетах был изменен цвет шрифта, заливка, применялось выравнивание, также использовалась панель элементов для создания надписей и полей, применялась вставка текущей даты.

3.5 Разработка пользовательского интерфейса на основе форм

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице создается одна или несколько форм. Таблица и форма – основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга, и очень часто разработчики совмещают их в одном окне документа, на разных вкладках. Форма – это документ, который представляет собой бланк, подлежащий заполнению или маску, накладываемую на набор данных. Форма позволяет упростить процесс заполнения БД, благодаря этому имеется возможность поручить ввод информации персоналу не высокой квалификации. По структуре форма похожа на окно диалога. Существует несколько способов создания форм:

Автоформа. Основывается только на одном объекте, выбираются все поля. Автоформа бывает трех видов: в столбец (отображает все поля одной записи), ленточная (отображает группу записей), табличная (своим внешним видом напоминает таблицу);
Мастер форм – специальные программные средства, создающие структуру форм в режиме диалога с разработчиком;
Режим конструктора – наиболее сложный и подробный способ создания форм, рассчитанный на пользователей с большим опытом работы в среде MS Access.

Помимо простых, формы также могут быть подчиненными и связанными. Если вы создаете форму для ввода данных в две таблицы, связанные друг с другом, то форма для одной таблицы может включать в себя форму для другой (подчиненной) таблицы. Такая форма называется подчиненной. Если вы создаете форму для ввода данных в две таблицы, связанные друг с другом, то форма для одной таблицы может иметь специальную кнопку для вызова формы другой (связанной) таблицы. Такая форма называется связанной.

В данной работе формы создавались как в режиме конструктора, так и в режиме мастера с их последующим форматированием и редактированием. В БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» приведены вышеперечисленные типы форм. Более простые формы создавались только с использованием режима конструктора. Итак, создав необходимые элементы приложения «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ», можно приступать к созданию главной кнопочной формы.

3.6 Объединение объектов БД в единое приложение и отладка

Кнопочная форма – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд, которые она содержит. Для создания главной кнопочной формы необходимо вызвать диспетчер кнопочных форм в меню [Сервис]-[Служебные]. Далее создание формы осуществляется посредством диалога с разработчиком. Предварительно продумав составные части формы, я пришел к выводу о необходимости создания многостраничной формы. Все страницы кнопочной формы представлены двумя уровнями:

1-й уровень: главная страница формы «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ»;
2-й уровень: страницы «Редактирование данных», «Просмотр данных», «Просмотр отчетов»

Используя диспетчер кнопочных форм, на главной странице были размещены команды «Изменение данных», «Просмотр отчетов», «Выход из приложения». Нажатие на кнопки «Добавление данных» и «Изменение данных» осуществляет переход на новую страницу, где перед пользователем появляется перечень новых команд, осуществляющих открытие соответствующей формы в соответствующем режиме. Каждая из этих страниц содержит кнопку возврата к главной странице. Команда главной страницы «Просмотр отчетов» осуществляет переход к новой странице, где пользователь также может увидеть перечень новых команд, осуществляющих открытие соответствующего отчета. Эта страница также содержит кнопку возврата. Команда «Выход из Базы Данных» осуществляет выход. Форматирование главной кнопочной формы осуществлялось в режиме конструктора. Готовую кнопочную форму БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» в оперативном режиме можно увидеть на рисунке:

Таким образом, создав кнопочную форму для работы с созданными объектами БД (таблицы, формы, отчеты) и протестировав ее, был завершен процесс создания автоматизированной БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При помощи СУБД MS Access 2002 мне удалось поэтапно реализовать поставленную цель, а также решить комплекс задач, вытекающих из данной цели. БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» состоит из всех необходимых элементов полноценной БД, а потому ее можно рассматривать как единое и отлаженное приложение, соответствующее всем предъявляемым требованиям. Созданная БД «АГЕНСТВО ПО ТРУДОУСТРОЙСТВУ» обеспечивает хранение информации, отражающей основные параметры работы сотрудников, по заказчикам, а также дополнительные сведения.