Как составить пресс-релиз - теория

Одним из самых важных условий успеха для каждого, кто хочет, чтобы его информация действительно привлекла внимание, является создание ярких и грамотных пресс-релизов. Вот несколько рекомендаций по их составлению.

Интрига

Для того, чтобы пресс-релиз привлек внимание средств массовой информации к вашей компании, продукту, услуге или вэб-сайту, он должен быть привлекательно оформлен, хорошо написан и, кроме того, выделяться чем-то необычным.

Последний пункт наиболее важен, и если у вас мало опыта в оформлении и написании пресс-релизов, не отчаивайтесь: главное – это все-таки начинка, а не оболочка. И поэтому действует правило №1: РАССКАЖИТЕ ИНТЕРЕСНУЮ ИСТОРИЮ! Редакторы и журалисты, которые получат ваше сообщение, будут в первую очередь оценивать именно ее, а не ваше мастерство оформления и структурирования.

А это значит, что в любом пресс-релизе, попавшем на стол редактора, должна быть какая-то интрига. Повышение качества продукта на 3,2% при уменьшении его стоимости на 1,9% или деловая встреча директора компании M с заместителем директора компании N, приведшая к соглашению о способах взаимодействия, для авторов подобных новостей, без сомнения, являются веским достижением, но смогут ли читатели новостей разделить их радость? Скорее всего, нет.

После того, как у вас появилась интересная, интригующая история, можно перейти к совершенствованию формы.

Оформление

Существует несколько простых правил оформления и структурирования пресс-релизов, которых придерживаются все профессионалы. Если у вас нет опыта составления пресс-релизов, начните с приведенных ниже частей релиза, а потом переходите к основному тексту. Если идти по порядку, то нужно указать:

Срочность

Пометка «срочно» показывает получателю релиза, что материал может быть использован немедленно. Вы также можете указать конкретную дату использования пресс-релиза. Злоупотреблять «срочностью» сообщения не стоит: используйте пометку «срочно» только в том случае, если ваш материал на самом деле имеет экстренную важность.

Контактная информация

Внизу документа укажите ваше имя, телефон, факс, мейл и www-адрес сайта. Это чуть ли не самые важные сведения, которые помогут журналисту обратиться к вам за дополнительной информацией.

Заголовок

Это самая важная часть не только хороших статей и рекламных объявлений, но и пресс-релизов. Заголовок должен моментально производить впечатление на читателя, заставляя его заинтересоваться текстом. Лучше выделить побольше времени на создание броского заголовка.

Резюме

В нескольких первых строчках релиза необходимо отразить суть вашей истории. Не вдавайтесь в детали - это можно сделать позже. Просто дайте сжатое пояснение, о чем собственно вы собираетесь рассказать.

Место и время

Здесь вы объясняете читателю, из какого региона России/мира пришла информация, и когда. Например: Москва, Россия – 1.02.2002.

Основная часть

При написании основной части вашего пресс-релиза главное никогда не забывать о том, что самая важная задача, стоящая перед вами как перед создателем новости – сделать так, чтобы ваш пресс-релиз привлек внимание редакторов и журналистов и побудил их к его использованию. А теперь несколько подсказок по написанию.

Удобный шрифт

Основное правило – подобрать такой шрифт, который, как минимум, не мешал бы восприятию информации, а в лучшем случае способствовал бы ему. Для факсимильных сообщений оптимален рубленый шрифт (Arial) размером кегля 12-14. Для сообщений электронной почты можно выбрать размер поменьше – 10-12.

Вне зависимости от того, какой способ рапространения релиза вы используете, лучше избегать трудночитаемых экзотических и других нестандартных шрифтов. Во-первых, пресс-релиз – это все-таки не предмет художественной ценности, а во-вторых, если вы разошлете сообщение по электронной почте, может оказаться, что на компьютере вашего получателя этот шрифт не установлен.

Краткость - сестра таланта

Запомните: лучше написать меньше. Релиз должен занимать не более 1 страницы для факсимильного сообщения и, желательно, не более 10 килобайт, если вы отправляете новости по электронной почте. Журналисты и редакторы - люди очень занятые, но если вы сможете их заинтересовать, они сами достанут вас «из-под земли», чтобы получить дополнительную информацию. Очевидно, что спасти откровенно скучное сообщение, увеличив его объем, невозможно – напротив, можно вызвать раздражение.

5 главных вопросов

Наверное, самое важное при написании пресс-релиза - дать ответ на 5 вопросов:

Кто вы?

Где вы находитесь?

Что вы хотите сказать?

Когда эта информация будет доступна?

И, самое важное, - Почему это должно быть интересно тем людям, которые читают, смотрят и слушают новости, вашим клиентам?

Итак, расскажите, кто вы, о чем вы хотите сообщить и почему на ваше сообщение стоит обратить внимание.

Если вы хотите процитировать слова представителя компании, включите более объемную цитату, чем, например: "Это настоящая революция в области...!" Будьте детальны! Что именно "революционно" в продукте и делает его таким ценным? Или почему люди должны посетить ваш магазин или сайт? Что там такого стоящего?

Избегайте жаргона

Избегайте использования в пресс-релизе профессиональных жаргонизмов и слов-паразитов. Такой пресс-релиз очень быстро окажется в мусорной корзине. Здесь нужно блеснуть хорошим литературным языком и отказаться от слов, нуждающихся в дополнительной расшифровке.

Пренебрегая этим простым правилом, вы сами возведете на своем два существенных барьера. Во-первых, написанное может оказаться непонятным для первого получателя вашей информации – редактора или журналиста, и в этом случае, скорее чем проявить свою неосведомленность, он предпочтет вовсе отказаться от использования новости. Но даже если вся предоставленная информация окажется понятной, любой опытный редактор или журналист обязательно попытается оценить ее доступность для широкого круга читателей.

В конце концов

Вы можете использовать последний параграф пресс-релиза, чтобы предоставить читающему краткую информацию о вашей компании (продукте) и ее истории.