ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Кемеровский профессионально-технический техникум

Изучение технологии работы в СУБД MS Access

подготовила преподаватель информатики

Ловинская Лариса Владимировна

г. Кемерово

2015

Изучение технологии работы с системами управления базами данных (СУБД) – одна из ключевых тем курса информатики. В настоящее время существует множество СУБД, но одной из самых популярных является СУБД MS Access. Данная система является наиболее понятной и доступной для применения ее в учебных целях. Большинство авторов учебников по информатике также рассматривают эту тему на основе СУБД MS Access.

СУБД MS Access является достаточно мощной информационной системой. Она обладает большим набором возможностей, от проектирования реляционных таблиц с полями разных типов данных и создания связей между ними до создания производных объектов – запросов, форм и отчетов. Технология работы в СУБД кардинально отличается от большинства программных продуктов. Поэтому начинать ее изучение необходимо с теоретической составляющей данной темы, с формальных терминов и определений, а затем уже перейти к практической работе.

База данных представляет собой набор структурированных сведений (данных) какой-либо одной предметной области. Под структурированием понимают процесс группировки данных по определенным параметрам.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств для создания баз данных, для хранения и поиска в них необходимой информации.

Основными объектами базы данных являются поля и записи, из которых состоит таблица. Если провести аналогию с обычной таблицей, то полем называют столбец таблицы, а записью – строку. Имена полей составляют шапку таблицы. Структурно это можно представить следующим образом.

Поле 1 (имя)

Поле 2 (имя)

Поле 3 (имя)

Поле 4 (имя)

Запись 1

Запись 2

Запись 3

Запись 4

Поле может содержать данные какого-либо одного параметра, и соответственно, иметь один формат данных и тип оформления. MS Access позволяет работать со следующими форматами данных: текстовый, числовой, счетчик, дата/время, логический, денежный, поле МЕМО, поле объекта OLE. Если форматы – текстовый, числовой, денежный и дата/время в какой-то степени понятны, так как используются не только в MS Access, но и других приложениях пакета MS Office, то про другие форматы следует объяснить более подробно.

Счетчик – это поле, которое заполняется автоматически (например, порядковый номер).

Логический формат применяют в логических операциях. Такое поле может содержать одно из двух значений – истина или ложь.

Поле объекта OLE – это поле, которое может содержать графическое изображение (рисунок).

Поле МЕМО может содержать довольно большой фрагмент текста.

Рассмотрим простой пример создания таблицы, содержащей поля различных форматов данных. Таблицы создаются в нескольких режимах. Проще всего начать с режима Конструктора (создается структура таблицы), а затем перейти в режим таблицы для заполнения ее данными. Создадим таблицу «Поступление товара». В режиме Конструктора заполним имена полей и выберем соответствующий тип данных каждому полю (из предлагаемого списка).

Имя поля

Тип данных

Описание

Код товара

Счетчик

Наименование

Текстовый

Размер поля - 30

Дата поступления

Дата/время

Краткий формат данных

Количество (шт.)

Числовой

Цена

Денежный

Денежный/Авто

Примечание

Текстовый

Размер поля - 255

После сохранения данных в Конструкторе переходим в режим таблицы для ее заполнения. Поле Код товара автоматически будет заполняться.

Код товара

Наименование

Дата поступления

Количество (шт.)

Цена

Примечание

1

Ноутбук

15.02.2015

1

24000,00 руб.

2

Принтер

15.02.2015

2

1900,00 руб.

HP

3

Принтер

15.02.2015

4

2400,00 руб.

Canon

4

Сканер

15.02.2015

3

2100,00 руб.

5

МФУ

15.02.2015

5

3500,00 руб.

Демонстрация подобного примера позволяет легко перейти к практической работе за компьютером. Начать можно с создания небольших таблиц в режиме Конструктора с минимальным набором типов данных. Необходимо добавить, что при открытии приложения MS Access предлагается сохранить новую базу данных. Обычно двух таблиц бывает достаточно для запоминания технологии работы.

Далее на основе созданных таблиц можно создавать производные объекты – формы, запросы, отчеты. Отдельное внимание следует уделить созданию различных запросов: на обновление, поиск повторяющихся записей, групповых операций и т.д., а также созданию связей между таблицами. Для этого требуется достаточное количество времени, отведенное в программе курса, не менее 3-4 занятий.

Список использованных источников

1. Колмыкова, Е. А. Информатика [Текст] : учеб. пособие для студентов учреждений сред. проф. образования / Е. А. Колмыкова, И. А. Кумскова. – Москва : ИЦ «Академия», 2011. – 416 с. – [Допущено МО России].

2. Макарова, Н.В. Информатика и ИКТ. Практикум. 8-9 класс [Текст] : учеб. пособие для общеобразовательных учеб. заведений / под редакцией проф. Н.В. Макаровой. – Санкт-Петербург : Питер, 2010. – 384 с. [Рекомендовано МО РФ]

3. Михеева, Е. В. Информатика [Текст] : учеб. для студентов учреждений сред. проф. образования / Е. В. Михеева, О. И. Титова. – Москва : ИЦ «Академия», 2011. – 352 с. – [Допущено МО России].

4. Михеева, Е. В. Практикум по информатике [Текст] : учеб. пособие для студентов образовательных учреждений сред. проф. образования / Е. В. Михеева. – 9-е изд., стер. – Москва : ИЦ «Академия», 2011. – 192 с. – [Рекомендовано ФГУ «ФИРО»].

5. Михеева, Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст] : учеб. пособие для студентов сред. проф. образования / Е. В. Михеева. – Москва : Издательский центр «Академия», 2010. – 384 с. – [Допущено МО России].

6. Михеева, Е. В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности [Текст] : учеб. пособие для студентов сред. проф. образования / Е. В. Михеева. – Москва : Издательский центр «Академия», 2010. – 256 с. – [Допущено МО России].

7. Сергеева, И.И. Информатика [Текст]: учебник для средн. професс. образования. / И.И. Сергеева, А.А. Музалевская, Н.В. Тарасова. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2012. – 383с.: ил. – (Профессиональное образование). – [Допущено МО России]